Zaproszenie w zależności od wagi uroczystości i rangi gościa może być wystosowane w różnych formach: osobiście, telefonicznie, listownie, kartą zaproszeniową lub w formie tradycyjnego zaproszenia.
Jakie zaproszenie?
Osobiście i telefonicznie można zaprosić osobę, z którą łączą nas bardziej serdeczne i mniej formalne stosunki. Ale uwaga mimo to musimy ponowić później zaproszenie w formie pisemnej, pamiętając o dopisku Pro Memoria (P.M). Chcąc natomiast podkreślić znaczenie jakiejś osoby na naszym przyjęciu, możemy wystosować do niej zaproszenie w formie listu.
Najczęściej jednak zapraszamy swoich gości za pomocą kart zaproszeniowych lub tradycyjnych zaproszeń , które wydrukowane są na papierze wysokiej jakości. Zarówno karta zaproszeniowa jak i zaproszenia drukowane mogą mieć formę specjalną lub uniwersalną. Co to znaczy?
Zobacz: Przedstawianie gości na przyjęciu biznesowym
Zaproszenia specjalne są drukowane specjalnie na potrzeby konkretnej uroczystości. Wszystkie ważne informacje na temat przyjęcia są już na nim wydrukowane. Odręcznie w tym przypadku wpisujemy tylko imię i nazwisko osoby zapraszanej. Zaproszenia uniwersalne z kolei mogą być użyte przy okazji różnych uroczystości, ponieważ są tylko częściowo zadrukowane. Każdorazowo można w nich wpisać datę, miejsce, charakter spotkania i imię nazwisko osoby zapraszanej. Warto mieć tego typu zaproszenia bądź karty zaproszeniowe w swojej firmie, tak na wszelki wypadek.
Polecamy: Przekształcenia spółek. Praktyczne aspekty prawne, podatkowe i rachunkowe
A oto przykład karty zaproszeniowej uniwersalnej:
Prezes firmy Andrzej Kowalski
ma zaszczyt zaprosić
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
R.S.V.P. Strój
tel. 34-45-67 ………..
Co na zaproszeniu
Na każdym zaproszeniu powinny znaleźć się następujące informacje:
a) osoba zapraszająca (firma, prezes firmy),
b) osoba zapraszana (sama czy z małżonkiem),
c) rodzaj przyjęcia (obiad, kolacja itp.),
d) z jakiej okazji jest spotkanie (jubileusz firmy, skończenie ważnego projektu itp.),
e) dokładna data i miejsce przyjęcia, a w przypadku spotkań stojących godzinę zakończenia,
f) strój obowiązujący na spotkaniu,
g) odpowiednie skróty ( R.S.V.P. – proszę o odpowiedź, P.M. – dla pamięci).
Kiedy pod skrótem R.S.V.P. znajdzie się adnotacja regrets only / en cas d’empéchement (w przypadku niemożności przybycia) odpowiadamy na zaproszenie tylko wtedy kiedy nie będziemy mogli uczestniczyć w spotkaniu/uroczystości.
Jeśli ktoś został prze z nas zaproszony osobiście lub telefonicznie i zaproszenie przyjął, wówczas dla przypomnienia wysyłamy mu wersję papierową zaproszenia, ale już z przekreślonym skrótem R.S.V.P.
Zobacz serwis: Narady i spotkania
I na koniec ostatnia uwaga nawet jeśli potwierdziliśmy swoje przybycie, a w ostatniej chwili okazało się, że nie będziemy w stanie na nim się zjawić – w dobrym tonie jest poinformować gospodarza o tym.