Zalety telekonferencji
Telekonferencja pozwala zaoszczędzić czas – a w biznesie czas to pieniądz. Każdy z uczestników takiego spotkania przebywa we własnym biurze, nie ma zatem obawy, że się spóźni z powodu awarii środka transportu, lub że zapomni potrzebne dokumenty.
Wady telekonferencji
Mimo zalet istnieją też pewne wady takiego sposobu prowadzenia rozmów biznesowych. W czasie takiego spotkania nie możesz wnioskować o nastawieniu rozmówcy z jego mowy ciała, ponieważ go nie widzisz. Mogą się również pojawić trudności techniczne związane z głośnikiem, który przekazuje Twój głos za cicho, za głośno lub wydaje dodatkowe trzaski i szumy.
Polecamy: Komórka może stać się Twoim wrogiem
O czym pamiętać w czasie telekonferencji
Traktuj telekonferencję jak zwykłe spotkanie i stosuj obwiązujące w jego czasie zasady:
1. nie spóźniaj się,
2. dobrze się przygotuj,
3. nie staraj się dominować w rozmowie,
4. nie wychodź ukradkiem, nie wykonuj drobnych prac biurowych: kserowanie, porządkowanie biurka,
5. zadbaj, żeby wszyscy uczestnicy się znali,
6. bierz czynny udział w dyskusji,
7. nie okazuj znudzenia.
Zadbaj również, by w czasie telekonferencji drzwi do Twojego pokoju pozostały zamknięte. Uprzedź sekretarkę o spotkaniu i poproś, by nie łączyła rozmów i nie wpuszczała nikogo do Twojego pokoju. Przygotowane przez Ciebie materiały i dokumenty, którymi będziesz się posiłkował w czasie rozmowy, niech będą tak rozmieszczone, by szelest przekładanych papierów nie zakłócał rozmowy.
Czytaj także: Przygotowane przez Ciebie dokumenty są Twoją wizytówką
Staraj się unikać monologu – jest to pułapka telekonferencji, w którą wpada wiele osób. Telefon przekazuje jedynie głos rozmówcy, zatem, gdy Ty mówisz pozostali uczestnicy milczą, by nie zagłuszać się wzajemnie. Ty z kolei, jako osoba mówiąca, nie widzisz reakcji pozostałych rozmówców, nie masz pewności czy wszystko dobrze zrozumieli i usłyszeli. Oni z kolei nie wiedzą, w którym momencie powinni zabrać głos – również Cię nie widzą i mogą mieć trudność z określeniem, czy już kończysz czy jesteś dopiero w połowie swojego wywodu.