Spotkania w sieci wykorzystują systemy groupware – oprogramowanie do współpracy, które pozwala na wymianę informacji między członkami grupy pracującej nad wspólnym zadaniem. Groupware może być kombinacją oprogramowania do współpracy lub intranetu, elektroniki i systemów poczty głosowej, elektronicznych systemów spotkań, systemów telefonicznych, wideo, biuletynów zarządu publikowanych w sieci, oprogramowania do zarządzania dokumentami i narzędzi umożliwiających nanoszenie na obraz rysunków i adnotacji (annotation system).
Polecamy serwis Sekretariat
Podstawowe zalety: Najogólniej mówiąc, spotkania w sieci są skuteczne w sytuacji, gdy uczestnicy są rozproszeni pod różnymi szerokościami geograficznymi. Pozwalają także na szybkie uzyskanie informacji zwrotnej, ponieważ pomysły i działania są zapisywane i dystrybuowane elektronicznie.
Podstawowe wady: Spotkaniom w sieci brakuje pozawerbalnych reakcji, typowych dla spotkań bezpośrednich; nie są zbyt skuteczne w wypracowywaniu relacji i kontaktów grupowych. Mogą także być przyczyną kłopotów technicznych lub awarii. Bardzo często udane spotkania elektroniczne są zasługą uczestników, którzy wcześniej spędzili razem czas.
Inne uwagi: (1) zasoby: zastanów się, jakimi materiałami dysponujesz i które są dostępne dla uczestników, (2) oczekiwania grupy: niektórym uczestnikom spotkania w sieci mogą się wydać zbyt powierzchowne, zbyt efekciarskie lub zbyt innowacyjne. Z kolei dla innych brak odwołania do najnowszych technologii będzie postrzegany jako przejaw braku profesjonalizmu.
Zobacz: Jaka jest alternatywa dla spotkań biznesowych?
Więcej informacji i konkretnych wskazówek znajdziesz w przewodniku biznesowym „Organizacja spotkań” (Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2009).