E-maili służbowych nie możemy traktować w kategoriach komunikatu nieformalnego, ale jako formalną korespondencję z osobami, z którymi nie jesteśmy „na ty”. To, w jaki sposób zwracamy się do się do innych mailowo, jest nie tylko naszą wizytówką, ale także firmy, którą reprezentujemy.
Dlatego warto zapamiętać i przestrzegać zasady mailowego savoir vivre’u. Oto one:
Tytuł
Pamiętaj, aby zawsze wpisywać temat swojej wiadomości. Pozostawianie pustego miejsca jest wyrazem lekceważenia swojego odbiorcy i sygnalizuje, że nie chcieliśmy poświęcić mu dostatecznej ilości czasu w trakcie pisania maila. Tytuł powinien także dokładnie sygnalizować treść maila, nie powinien wprowadzać w błąd. Ma być konkretny i rzeczowy. Przesyłając przykładowo harmonogram konferencji w tytule powinniśmy napisać „Harmonogram konferencji X”, a nie „Róża wiatru” od restauracji, w której się ona odbędzie. Kiedy nie doprecyzujemy nagłówka naszej wiadomości, adresat może uznać ją za spam i w ogóle jej nie odczytać. Zwłaszcza jeśli codziennie dostaje mnóstwo maili z różnymi ofertami sprzedaży i usług.
Zobacz: Czym jest savoir-vivre w biznesie?
Pierwsze zdanie
W pierwszym słowie musimy imiennie zwrócić się do naszego odbiorcy. Jeśli jest to nasz kolega lub koleżanka, z którymi znamy się dobrze, to zwracamy się do nich po imieniu: „Piotrze, dziękuję za przesłanie umowy”, „Anno, w załączniku przesyłam Ci informacje, o które prosiłaś”. Do osób wyższego szczebla i nieznajomych zawsze zwracamy się per „pan”, „pani” albo „panie dyrektorze” plus nazwisko. To samo dotyczy osób, których nie znamy osobiście, a korespondujemy z nimi mailowo nawet dłuższy czas.
Wizytówka
Opracuj swoją mailową wizytówkę, która automatycznie będzie wysyłana pod każdym mailem. Powinna zawierać standardową formułę pożegnania „Z poważaniem, Anna Kowalska”, „Serdecznie pozdrawiam, Anna Kowalska” oraz nasze dane: funkcję, numer telefonu stacjonarnego i komórkowego, numer faksu, adres mailowy, logo firmy. Wizytówka ta oszczędzi Ci trochę czasu przy pisaniu wielu wiadomości, a także ustrzeże od ewentualnych błędów, które łatwo popełnić, zwłaszcza wpisując numery telefonów. Pamiętaj jednak, aby przy każdej zmianie swoich danych aktualizować swoją wizytówkę. Niewybaczalnym błędem bowiem jest podawanie nieaktualnych danych.
Zobacz: Przygotowane przez Ciebie dokumenty są Twoją wizytówką
Zwięźle i na temat
Zwracaj szczególną uwagę na jakość treści swoich maili. Ustrzegaj się wodolejstwa, pisz konkretnie i nie zbaczaj z tematu. Jeśli masz do przekazania więcej informacji – lepiej sporządź osobny dokument i prześlij go w załączniku. Treść maila bowiem nie powinna przekraczać dwóch ekranów.
Odpowiedź
Kiedy odpowiadasz na krótkiego maila najlepiej na początku zacytować jego całą treść. To pozwoli Ci na poruszenie wszystkich kwestii, o które zostałeś poproszony w otrzymanej wiadomości i zwolni Cię z konieczności streszczania jej treści. Ponadto Twój odbiorca chcąc zweryfikować wiadomość, którą wysłał do Ciebie, nie będzie musiał przeszukiwać w tym celu swojej skrzynki nadawczej. W przypadku kiedy otrzymany mail jest obszerny, w odpowiedzi należy cytować tylko jego fragmenty.
Odpisuj na czas
Pamiętaj, że nikt nie lubi czekać na maila cały dzień lub kilka dni, dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę kilka razy dziennie i odpisuj od razu. Jeśli wiesz, że odpowiedź zajmie Ci więcej niż 24 godziny, powiadom wcześniej o tym swojego odbiorcę.
W przypadku kiedy wybierasz się na urlop, albo jesteś na zwolnieniu lekarskim zadbaj o to, aby w Twojej skrzynce została ustawiona opcja automatycznego odpowiadania. W takim automatycznym mailu powinna znaleźć się informacja o terminie naszej nieobecności, a także dane osoby, która nas przez ten czas zastępuje.
Odpowiedni styl wypowiedzi
Dopasuj formę i styl swojej wiadomości do odbiorcy. Staranną, oficjalną polszczyzną zawsze zwracaj się do osób obcych i wyższych rangą. Twój mail musi wyglądać profesjonalnie, a załączniki powinny być pisane na papierze firmowym. Do kolegi natomiast możesz zwrócić się stylem nieformalnym, gawędziarskim i stosować skróty myślowe.
Poprawność językowa maili
Dbaj o poprawność językową swoich maili. Respektuj zarówno zasady polskiej ortografii jak i interpunkcji. Nie udawaj, że polskie znaki diakrytyczne nie istnieją. Tylko jeśli wysyłasz swoje maile za granicę możesz, a nawet powinieneś zrezygnować z ich stosowania. W Polsce natomiast pisz po polsku. Ze szczególną uwagą zapisuj dane personalne osób, adresy, numery telefonów – niektóre pomyłki bowiem mogą pociągnąć Twoją firmę do odpowiedzialności finansowej.
Zobacz: Poprawność językowa Twoją wizytówką
Zapomnij o mailu do żony
Dobre maniery zakazują pisania maili prywatnych ze skrzynki służbowej, podobnie jak wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w trakcie pracy. Czynności te nie tylko zabierają czas, który powinniśmy poświęcić obowiązkom służbowym, ale niepotrzebnie wybijają pracownika z rytmu. Mogą także powodować niezręczne sytuacje. Przykładowo mój kolega przez przypadek wysłał maila przeznaczonego do swojej żony swojej szefowej. W liście tym zwracał się do żony „kochanie” i wyznawał jej miłość. Szefowa była bardzo zażenowana, podobnie jak sam nadawca wiadomości. Po tym zdarzeniu przełożona zaczęła znacznie częściej kontrolować swojego pracownika podczas pracy.