Dokumenty również są Twoją wizytówką.
Dokumenty firmowe są wizytówką przedsiębiorstwa, jego właściciela i pracowników. Dlatego wystawianie faktur, redagowanie pism, podań i wyciągów wymaga od nas staranności i dbałości o szczegóły.
Jeśli w firmie nie ma wewnętrznie ustalonych zasad formatowania dokumentów, zrób to sam i konsekwentnie stosuj w każdym przygotowywanym przez siebie dokumencie. Przy ich ustalaniu kieruj się konsekwencją i estetyką:
- Unikaj używania zbyt wyszukanych stylów czcionki;
- Stosowania kilku krojów czcionki na raz;
- Używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa;
- Wybierz jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów;
- Dziel tekst na akapity;
- Ustal czy robisz wcięcia na początku każdego akapitu, czy z nich rezygnujesz;
- Stosuj jeden styl ( np. pogrubienie) dla podkreślenia najważniejszych wiadomości;
- Zadbaj o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem;
- Nie zapominaj o zrobieniu stosownych marginesów;
- Zrób na koniec korektę tekstu pod względem: merytorycznym, stylistycznym, ortograficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym;
- Nie bagatelizuj interpunkcji.
Przygotowane w ten sposób dokumenty będą charakteryzowały się wysoką przejrzystością, starannością wykonania oraz łatwością lektury. Osoba, która będzie je czytała nie będzie maiła problemu z szybkim znalezieniem właściwych informacji i ich interpretacją.
Zobacz serwis: Dobry wizerunek