Poprawnie i płynnie wypowiadająca się osoba, bez problemu poradzi sobie z różnego rodzaju prezentacjami, poprowadzeniem szkolenia, przewodniczeniem zebraniom, poprowadzeniem korespondencji firmowej. Dbając o poprawność językową w mailach i pismach oficjalnych wystawiamy naszej firmie nienaganną wizytówkę. Ponadto możemy być pewni, że nasza korespondencja będzie o wiele poważniej potraktowana.
Jak dbać o poprawność językową?
Przypomnij sobie podstawowe zasady gramatyczne, stylistyczne, ortograficzne i interpunkcyjne. Szczególnie ważne są zasady:
- Stawiania przecinków, myślników i średników;
- Stawiania znaków interpunkcyjnych przy wyliczaniu i punktowaniu;
- Pisania wielką literą wszelkich nazw własnych i tytułów;
- Unikania strony biernej – nadaje to dynamiki tekstowi;
- Pisania pełnymi zdaniami, najlepiej w formie: podmiot, orzeczenie i dopełnienie;
- Pisania „nie” z różnymi częściami mowy;
- Odmiany i pisowni skrótów i skrótowców;
- Odmiany liczebników;
- Odmiany nazwisk;
- Dzielenia wyrazów.
Zobacz: Czy znasz elementy mailowej etykiety?
Zapoznaj się również z dokładnymi nazwami firm, z którymi współpracujesz, niektóre nazwy przedsiębiorstw pisze się bowiem specjalnie małą literą. A przedstawiciele tych firm irytują się, gdy nazwę ich firmy wrzucamy do jednego worka ze wszystkimi nazwami własnymi i piszemy z wielkiej.
Najczęściej popełniane błędy w korespondencji służbowej i pismach
- Nieprzestrzeganie zasad etykiety językowej:
a) Zaczynanie maila od słowa „Witam”;
b) Zwraca nie się do obcej osoby zwrotem „Szanowna Pani Aniu”, „Szanowny Panie Adamie”;
c) Skracanie w pismach tytułów np. dyr., prof.;
d) Kończenie maili, skierowanych do obcych osób słowem „pozdrawiam”, zamiast „z poważaniem”. - Nieprzestrzeganie zasad ortograficznych i interpunkcyjnych:
a) Ignorowanie polskich znaków diakrytycznych w mailach służbowych;
b) Błędy w pisowni wyrazów z cząstką „nie”;
c) Ignorowanie przecinków i innych znaków przystankowych;
d) Błędne dzielenie wyrazów podczas przenoszenia;
e) Nieodmienianie nazwisk i imion. - Niekonsekwencja
a) Niejednolite zapisywanie liczebników – raz słownie, a drugi raz cyfrą;
b) Niejednolite zapisywanie wyrazu procent w wersji pełnej, skróconej (proc.) i znakowej(%);
c) Mieszanie stylów funkcjonalnych polszczyzny: potocznego z urzędowym.
Zobacz: Mentor pilnie poszukiwany
Jeśli podczas przygotowywania dokumentów, pism czy listów napotkasz na jakiś problem językowy najlepiej poradzić się osoby, która uchodzi za autorytet w dziedzinie poprawności językowej. Dobrze mieć także pod ręką najnowszy słownik ortograficzny oraz słownik poprawnej polszczyzny. W istotnych kwestiach spornych proponuję zgłosić się z oficjalnym zapytaniem do Rady Języka Polskiego lub jednostki poradniczej przy wybranym uniwersytecie.
Namawiam też do ograniczonego zaufania do funkcji sprawdzania pisowni w komputerowym edytorze tekstów. Między innymi program ten nie zna wszystkich nazw własnych, nie jest w stanie sprawdzić wszystkich błędów interpunkcyjnych i nie potrafi odróżniać homonimów – wyrazów o innym znaczeniu, ale o tej samej budowie (np. zamek czy korona).