Kiedy jesteśmy na spotkaniu zawsze powinniśmy wyłączyć telefon komórkowy, aby nie zakłócać toku dialogu. Niegrzeczne jest przerywanie rozmowy, którą prowadzimy, po to, aby odebrać telefon. Idąc na zebranie, konferencję, naradę czy rozmowę z szefem bezwzględnie musimy wyłączyć telefon komórkowy. W sytuacji gdy tego nie zrobimy, a telefon zadzwoni, powinniśmy odrzucić rozmowę.
Nie musisz zawsze odbierać
Warto nauczyć się zasady, że nie zawsze jak telefon dzwoni musisz go odbierać. Robimy to tylko wtedy, gdy sytuacja na to pozwala. Nie powinieneś odbierać telefonu kiedy jesteś: w restauracji, w miejscach gdzie jest głośno (np. na ulicy) i w miejscach publicznych (np. urzędy). Nawet jak odbierzesz telefon na ulicy, to na niewiele Ci się to zda, bo ani Ty, ani Twój rozmówca nie będziecie się dobrze słyszeć. A to może tylko dodatkowo jedną i drugą stronę zdenerwować.
Zobacz: Awans zawodowy – dlaczego mnie ominął?
Dbaj także o swoje bezpieczeństwo i bezpieczeństwo swoich pasażerów, nie odbieraj telefonów w trakcie kiedy jedziesz samochodem i nie posiadasz zestawu głośnomówiącego. Nie prowadź także długich rozmów biznesowych w środkach transportu: samolotach, pociągu, autobusie. Innych pasażerów nie interesują Twoje sprawy i chcą w spokoju dojechać do miejsca docelowego. Weź także pod uwagę, że w środkach transportu podróżują obcy Ci ludzie, wśród których mogą znaleźć się Twoi branżowi konkurenci. W takich sytuacjach zupełnie nieświadomie możesz zdradzić im swoje tajemnice firmowe.
Korzystaj z poczty głosowej
Naucz korzystać się ze swojej poczty głosowej. Zadbaj, aby znalazło się na niej miłe i rzeczowe powitanie, w którym podziękujesz osobie dzwoniącej za telefon, poinformujesz dlaczego nie możesz odbierać telefonów i kiedy będzie to możliwe. Możesz także wskazać osobę, która w czasie Twojej nieobecności będzie mogła pomóc Twojemu rozmówcy. Nagranie powinno też zawierać prośbę o pozostawienie danych osoby dzwoniącej: imienia, nazwiska i numeru telefonu.
Pamiętaj jednak, aby regularnie sprawdzać swoją pocztę głosową, najlepiej kilka razy w ciągu dnia. W dzisiejszych czasach nawet dwudniowa przerwa między nagraną wiadomością a odpowiedzią nie świadczy dobrze o nas.
Zobacz: Budowanie sieci kontaktów biznesowych
Właściwy dzwonek
Dobierz swój dzwonek, w ten sposób, aby nie był za głośny i nazbyt „atrakcyjny”. Unikajmy niezręcznych piosenek, fragmentów kabaretów, cytatów z kreskówek i innych śmiesznych nagrań. Wybór utworów i dzwonków klasycznych będzie lepiej budował Twój biznesowy wizerunek. Jeśli w pracy dzielisz pokój z kimś innym, pamiętaj, aby przyciszyć swój dzwonek o dwa tony lub nastawić tylko wibrację. Nie będziesz w ten sposób nadmiernie przeszkadzał innym w pracy.