Każdy przedsiębiorca niezależnie od wielkości firmy, którą prowadzi staje przed problemem wyboru floty urządzeń drukujących. Wbrew pozorom nie jest to decyzja prosta, ponieważ druk dokumentów stanowi sporą część kosztów funkcjonowania firmy, która według danych IDC sięgać może aż 5 proc. rocznych wydatków. Co wybrać - nowoczesne drukarki laserowe czy może tradycyjne atramentowe, wysokowydajne urządzenia wielofunkcyjne czy zwykłe drukarki nabiurkowe? Wszystko zależy od ilości pracowników zatrudnionych w firmie oraz charakteru ich pracy. Przed podjęciem decyzji warto więc posłuchać zdania specjalistów.
Technologia druku atramentowego jest dość stara i wychodzi z użytku z powodu wysokich kosztów eksploatacyjnych. W przypadku standardowych dokumentów formatu A4, urządzenia laserowe zdominowały rynek i odwrót od tej tendencji nie wydaje się możliwy. Niemniej jednak technologia atramentowa znajduje jeszcze zastosowanie przy produkcji druków szerokoformatowych. Jest ona bardzo popularna w tym segmencie głównie z powodu szerokiej palety barw, którą oferuje. To jedyne miejsce na rynku, gdzie można jeszcze spotkać drukarki tego typu. W sektorze biurowym ich zastosowanie po prostu się nie opłaca, gdyż koszty materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych są zbyt wysokie.
Kolejnym dylematem, przed którym stoją przedsiębiorcy jest wybór odpowiedniego urządzenia – czy ma być to mała drukarka nabiurkowa czy duże, drogie urządzenie wielofunkcyjne. W tym przypadku wszystko zależy od tego do jakich celów urządzenie ma być wykorzystywane. W dziale księgowości, gdzie nie ma potrzeby częstego skanowania dokumentów i wysyłania ich faksem lub mailem, pracownicy mogą używać podręcznych drukarek nabiurkowych.
Polecamy: Zamienniki i drukowanie - czy to się opłaca?
Są one najbardziej optymalnym rozwiązaniem jeżeli zależy nam wyprodukowaniu stosunkowo niewielkiej ilości dokumentów w czerni. Z kolei w recepcji hotelu czy sekretariacie dużej firmy, gdzie ilość przyjmowanych i wysyłanych faksów jest dużo większa, do tego sporo dokumentów trzeba skanować i przesyłać do odbiorców, prosta drukarka z niewielką ilością funkcji będzie niewystarczającym narzędziem pracy. W tym przypadku lepiej zainwestować w droższy sprzęt oferujący większe możliwości i rekompensujący wyższy koszt zakupu niższym kosztem eksploatacji.
Wybór konkretnego rozwiązania nie jest łatwy, ponieważ na całkowity koszt produkcji dokumentów składa się nie tylko cena papieru, materiałów eksploatacyjnych i serwisu urządzeń, ale również wydatki związane z zakupem lub leasingowaniem urządzeń. Jeśli użytkownik w ciągu miesiąca wytwarza 100 - 200 dokumentów to nie powinien kupować drogiego urządzenia wielofunkcyjnego przystosowanego do druku kilkudziesięciu stron na minutę. Lepsza będzie zwykła drukarka laserowa za kilkaset złotych.
Z kolei firmy, które w ciągu miesiąca drukują kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt tysięcy stron dokumentów powinny zainwestować w kupno urządzenia wielofunkcyjnego. Decyzja o doborze konkretnych urządzeń dla firmy zależy więc od wymagań i analizy jej potrzeb.
Polecamy: Zasilacze i drukarki - jak zmniejszyć ich apetyt na prąd?
Źródło: Konica Minolta