Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą kosztów uzyskania przychodów, zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu tj. być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
- nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,
- być właściwie udokumentowany.
Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.
Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ze względu na kryterium celowości, leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.
W przypadku wykorzystywania w działalności gospodarczej telefonu domowego (prywatnego), zarejestrowanego na osobę fizyczną, wydatki podlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów będą podlegały ograniczeniom.
Wynika to z faktu, że zasadniczo przyjmuje się, iż telefon prywatny służy celom osobistym podatnika i jego rodziny. Z tego względu kosztami nabycia, instalacji czy abonamentu telefonicznego nie można obciążać przychodów uzyskiwanych z tytułu najmu czy dzierżawy.
Aby uznać za koszty podatkowe wydatki związane z używaniem telefonu prywatnego na potrzeby firmy, konieczne jest udokumentowanie, w jakim zakresie telefon prywatny służy firmie.
Nie można przy tym przyjąć, że wartość rozmów służbowych prowadzonych z telefonu prywatnego przedsiębiorcy stanowi określony procent ogólnej sumy kosztów. Przedsiębiorca musi wykazać rzeczywistą wartość kosztów rozmów wykonanych w celach związanych z najmem lub dzierżawą na podstawie faktury za usługi telefoniczne oraz wykazu rozmów telefonicznych (bilingu).
Jednakże w sytuacji, gdyby w miejscu zamieszkania posiadała Pani zainstalowaną odrębną linię telefoniczną, która wykorzystywana byłaby tylko do celów służbowych, to wydatki związane z nabyciem i używaniem telefonu mogłyby w całości stanowić koszty uzyskania przychodów.
Warto przy okazji wiedzieć, że wydatek na zakup telefonu dla potrzeb firmy można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów (bo rzadko który telefon kosztuje więcej niż 3,5 tys. zł). A nawet jeżeli jego wartość przekracza 3,5 tys. zł to mali podatnicy i nowi przedsiębiorcy mogą dokonać jednorazowej amortyzacji.