Wracając do rozmowy, a konkretniej do dziwnych sytuacji. Ile razy zdarzyło się, że uczestnicząc w rozmowie konferencyjnej z kluczowym klientem, prowadząc dyskusję z kilkunastoma osobami, ustalając istotne szczegóły takie jak harmonogram prac, wyznaczając terminy spotkań etc., jeden z mało rozgarniętych uczestników odbiera inne połączenie i przełącza całą telekonferencję w stan „on hold”. Wtedy wszyscy uczestnicy są zmuszeni do słuchania irytującej melodyjki związanej z tą funkcją. Niektórzy starają się zagłuszyć ją rozmową. Inni również przełączają rozmowę w stan oczekiwania. Cała dyskusja się rozpada. Istny koszmar.
W takich przypadkach zastanawiamy się nad pojęciem dobrych manier. Przecież posiadamy bardzo szczegółowe zasady savior vivre’u przy stole. Mamy również konkretne zasady dotyczące jazdy samochodem i nakazy dotyczące zachowania w towarzystwie. Mamy zasady do wielu dziedzin, ale co z dobrym wychowaniem w czasie rozmów konferencyjnych? Czy ktokolwiek próbował stworzyć ich listę?
Owszem, spisanie wszystkich zasad, jakie powinny obowiązywać w czasie rozmów konferencyjnych z pewnością byłoby pracochłonnym zajęciem. Z drugiej strony jednak telekonferencje są dziś na tyle popularne, że warto poświęcić na to trochę czasu. Poznajmy więc najważniejsze zasady, jakie powinien zachować każdy uczestnik rozmowy konferencyjnej.
Zobacz również: Clickjacking – czym jest i jak się przed tym uchronić?
Podstawową zasadą, która dotyczy nie tylko rozmów konferencyjnych, ale jakichkolwiek spotkań biznesowych, jest punktualność. Starajmy się nie spóźniać na telekonferencję, gdyż oczekiwanie na spóźniającego się uczestnika jest bardzo kłopotliwe dla każdego uczestnika rozmowy. Pamiętajmy również o wspomnianym wcześniej przypadku i nie przełączajmy całej telekonferencji w stan wstrzymania. Oprogramowanie VoIP będzie w tym wypadku odtwarzało irytującą muzyczkę wszystkim uczestnikom. Jeśli już musimy zawiesić rozmowę, najpierw ją wyciszmy przyciskiem „mute”, a dopiero potem zawieśmy telekonferencję.
Pamiętajmy również, że zawsze należy się przedstawić pozostałym uczestnikom. Nie jest łatwo rozpoznać kogoś tylko po głosie. Ponadto, gdy nie uczestniczymy w rozmowie, warto wyciszyć połączenie. Jeśli prowadzimy telekonferencję przez telefon komórkowy lub znajdujemy się w miejscu publicznym, hałas i szum zewnętrzny może przeszkadzać pozostałym uczestnikom. Jeśli chodzi o samą rozmowę, postarajmy się mówić zwięźle i na temat. Pomiędzy poszczególnymi omawianymi zagadnieniami stawiajmy krótkie pauzy, które pozwolą na ewentualne wtrącenia lub pytania pozostałym uczestnikom spotkania.
Polecamy: Mobilny Internet – nowe miejsce na reklamę dla firmy?
Nie da się ukryć, że rozmowy telekonferencyjne są często trudniejsze od zwyczajnych spotkań. Rozmawiając przez telefon, nie mamy możliwości odbioru języka ciała, nie wiemy, jakie gesty wykonują rozmówcy ani w jakim są humorze. Dlatego też zachowanie jak najwyższej kultury w czasie rozmowy z pewnością ułatwi nam wyczucie zamiarów i nastroju innych uczestników.