Kontrolę działalności firmy inspektor może rozpocząć dopiero po dopełnieniu formalności określonych w przepisach ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.). Przedsiębiorca ma prawo wymagać od inspektora, aby okazał legitymację służbową upoważniającą go do wykonywania czynności kontrolnych.
Inspektor powinien też doręczyć mu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Jednak w szczególnych przypadkach może przeprowadzić kontrolę wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. Wówczas upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi doręczyć przedsiębiorcy w terminie określonym w tych przepisach.
W upoważnieniu określony jest m.in. zakres kontroli. Inspektor nie może wykonywać czynności, które wykraczałyby poza ten zakres.
Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo domagać się, aby kontroler wskazał mu nazwisko, stanowisko albo funkcję osoby, która wystawiła upoważnienie do kontroli, a także adres lub jej telefon, aby mógł sprawdzić, czy upoważnienie jest autentyczne.
Wymogi wobec upoważnienia
Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa wymogi, jakie powinno spełniać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli w firmie. Przede wszystkim musi wskazywać podstawę prawną przeprowadzonej kontroli, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia upoważnienia oraz imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonywania jej, a także numer jego legitymacji służbowej. Oprócz tego upoważnienie powinno zawierać określenie firmy przedsiębiorcy objętego kontrolą oraz zakresu przedmiotowego kontroli. Zakres podmiotowy kontroli nie może być podany zbyt ogólnie i wykraczać poza ramy właściwości rzeczowej konkretnej inspekcji. Nie może też być zbyt wąski, bo rozszerzenie go wymagałoby zmiany upoważnienia.
Upoważnienie musi też wskazywać datę rozpoczęcia i przewidywanego zakończenia terminu kontroli. Datą rozpoczęcia kontroli nie zawsze musi być dzień, w którym inspektor przyjdzie do firmy, wręczy przedsiębiorcy upoważnienie i po okazaniu legitymacji rozpocznie kontrolę. Może to być też dzień późniejszy, np. wówczas, gdy przedsiębiorca zostanie zmuszony do przygotowania się do kontroli lub do zgromadzenia dokumentów.
Upoważnienie powinno być opatrzone podpisem osoby, która go udzieliła, z podaniem jej stanowiska lub funkcji, powinno też zawierać pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.
Obecność kontrol
owanego
Przedsiębiorca, w którego firmie prowadzona jest kontrola, ma prawo domagać się, aby czynności kontrolne inspektor wykonywał w jego obecności albo osoby przez niego upoważnionej. Powinien jednak na piśmie wskazać osobę upoważniona do reprezentowania go w trakcie kontroli w czasie jego nieobecności.
Natomiast podczas nieobecności przedsiębiorcy i osoby przez niego upoważnionej kontrola może być prowadzona tylko w wyjątkowych przypadkach określonych w ustawie. Przypadki, które uprawniają do przeprowadzenia takiej kontroli, muszą być uzasadnione zagrożeniem życia i zdrowia lub środowiska naturalnego, albo niezbędne dla przeprowadzenia przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia, gdy odrębne przepisy przewidują możliwość przeprowadzenia kontroli w toku prowadzonego postępowania dotyczącego przedsiębiorcy, a także, gdy ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią, że obecność kontrolowanego lub osoby upoważnionej nie jest konieczna.
Ważne!
W trakcie trwania kontroli w firmie inspektorzy mogą zmienić się (np. wskutek choroby, śmierci, przejścia na emeryturę, zmiany pracodawcy). Każdorazowo wymaga to wydania odrębnego upoważnienia i nie może prowadzić do wydłużenia ustalonego wcześniej terminu zakończenia kontroli
MaŁgorzata Piasecka-Sobkiewicz
malgorzata.piasecka@infor.pl