Założenie biura podróży oznacza pokonanie wielu procedur biurokratycznych, spore koszty i niskie marże. W ostatnich latach wzrosły wymogi prawne i finansowe dla tej działalności. Wprowadzono konieczność rejestracji biur organizujących wycieczki.
Aby rozpocząć prowadzenie działalności w zakresie turystyki, trzeba uzyskać zezwolenie urzędu wojewódzkiego, potem wpis do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych. Rejestr wraz z niezbędnymi informacjami jest dostępny na stronach internetowych Ministerstwa Gospodarki. Aby dostać zezwolenie, należy przedstawić umowę gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej albo polisę ubezpieczeniową.
Ryzyko inwestycyjne
Polisa zabezpiecza interes klientów, gdyby mieli kłopoty z powrotem z wycieczki zagranicznej. Minimalna stawka ubezpieczeniowa wynosi 20 euro dla wycieczek po Polsce i 500 euro na wyjazdy poza Europę.
Trudno oszacować wydatki potrzebne na otwarcie biura podróży, gdyż wysokość zależy od rodzaju i skali działalności. Inne inwestycje są konieczne, gdy chcemy oferować lokalne atrakcje, a i inne, gdy zamierzamy organizować eskapady zagraniczne.
- Samo otworzenie biura to koszt rzędu 20 tys. zł, potrzebnych na wynajęcie lokalu, umeblowanie, telefon, komputer wraz z oprogramowaniem i dostępem do internetu, bez którego nie można już się obejść - mówi pan Marek, właściciel biura spod Warszawy z 20-letnim stażem w branży.
- Do tego dochodzą jeszcze koszty ekstra, jak np. sprawdzenie warunków pobytowych, a przede wszystkim przedpłaty na wycieczki angażujące środki firmy, zanim otrzyma pierwsze wpłaty od klientów. Zaliczki trzeba wpłacić, rezerwując hotel - często jest to 10 proc., potem, w miarę zbliżania się terminu, dopłaca się resztę. W dniu przybycia hotel musi być już opłacony w całości - dodaje.
- Turystyka to trudny biznes. Tylko 100-proc. obłożenie wycieczki gwarantuje zysk. Ponieważ marże są niskie, jedynie duża grupa sprawia, że cały interes jakoś funkcjonuje - mówi Maria Byszewska-Dawidek z Instytutu Turystyki.
- Z naszych wyliczeń wynika, że rentowność netto w biurach zatrudniających powyżej dziewięciu osób wynosi zaledwie 0,1 proc. Dlatego mnożą się bankructwa, a firmy znikają z rynku. Przykładowo w sierpniu bieżącego roku oficjalnie zarejestrowanych było 2798 biur podróży, o 134 mniej niż na początku roku. Po prostu zniknęły z rejestru. Może przekształciły się w agencje turystyczne, co często obserwujemy, albo przeszły do szarej strefy, bo i tak się zdarza - dodaje. Początkującym biurom zaleca lansowanie lokalnych atrakcji regionu, bo to taniej i bezpieczniej.
Turystyka specjalistyczna
Z tą tezą zgadza się Andrzej Hulewicz, wiceprezes Mazurkas Travel, największego biura w Polsce, obsługującego klientów zagranicznych, które przed 17 laty zaczynało od organizowania wycieczek z przewodnikami po Warszawie.
- Największe możliwości oferuje turystyka specjalistyczna, oparta na atrakcjach regionu. W każdym regionie znajdzie się ciekawy obiekt, w którym można zorganizować konferencję, albo park narodowy, na terenie którego można robić wycieczki. Firma może potem nawiązać współpracę z dużymi biurami podróży i sprzedawać im swoje usługi, np. górskich przewodników. Warunkiem powodzenia jest wysoka jakość usług. Ważna też jest promocja, np. w internecie. Produkt, a także koncepcja, jak wypromować biuro, muszą być opracowane na długo przed pojawieniem się pierwszych klientów - dodaje.
Oprócz standardowej reklamy w witrynie lokalu, a także w internecie, biuro powinno mieć własne katalogi, bywać na targach, a przede wszystkim docierać bezpośrednio do klientów. Ważne są też kontakty w branży, by rozpoznać trendy.
Może agencja turystyczna
Najłatwiej powołać agencję turystyczną, która sprzedaje wycieczki dużych firm turystycznych. Nie potrzeba pozwolenia, zbędne są ubezpieczenia. Firmę rejestruje się szybciej niż biuro i kosztuje taniej. Wystarczy mieć lokal, komputer obsługujący systemy rezerwacji i umowy z organizatorami wycieczek. Systemy rezerwacji są najczęściej udostępnianie za darmo przez touroperatorów i pozwalają na rezerwacje w systemie on-line. Agent utrzymuje się z prowizji, a wysokość jest ustalana przez organizatora. Agent może ponadto sprzedawać bilety lotnicze, kolejowe i autobusowe oraz ubezpieczenia.
- Prowizje dla naszych agentów wynoszą 10 proc. przy obrocie 50 tys. zł rocznie, 12 proc. przy 50-100 tys. zł i 15 proc. powyżej 100 tys. zł - mówi Bogusława Wrona, specjalistka ds. turystyki w Gliwickiej Agencji Turystycznej.
- Mamy umowy z 550 agentami w całym kraju i zajmujemy się tylko turystyką krajową. Oferujemy klientom miejsca we własnych ośrodkach w Beskidach i Bieszczadach, na Mazurach i nad morzem. Działamy od 1994 roku i z doświadczenia wiem, że interes trzeba robić z głową. Należy poznać dobrze lokalny rynek, skutecznie reklamować się nie tylko w witrynie lokalu, ale i w internecie, bo Polacy coraz częściej korzystają z tego medium i tam rezerwują wyjazdy. No i koniecznie musi być szeroki wachlarz ofert. Dobrze dotychczas rozwijał się rynek wczasów krajowych, gdyż zakłady pracy część kosztów refundowały. Od 2008 roku obejmie to także wyjazdy zagraniczne, możemy więc mieć mniej klientów w sezonie, bo wybiorą ciepłe kraje - dodaje.
W sierpniu 2007 roku było oficjalnie zarejestrowanych 2798 biur podróży
ZBIGNIEW ŻUKOWSKI
zbigniew.zukowski@infor.pl