Łatwiejsza inwentaryzacja szkoły z użyciem smartfona. Jak to działa?

Inwentaryzacja szkoły smartfonem

Każda jednostka oświatowa musi regularnie przeprowadzać inwentaryzację. Zadanie to jest jednak żmudne, czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu. Jak nowoczesna technologia może ułatwić ten proces?

Jak wygląda inwentaryzacja w szkole?

Obowiązek inwentaryzacji jest określony ustawowo. Należy ją przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku, na ostatni kwartał roku obrotowego – do 15. dnia następnego roku, raz w roku, raz na 2 lata i raz na 4 lata. 

To czasochłonny proces. Konieczne jest sprawdzenie faktycznego stanu wszystkich rzeczy, które są majątkiem placówki. Następnie należy porównać go z wielkościami podanymi w ewidencji księgowej i wyjaśnić, skąd wzięły się nadwyżki lub niedobory. Kolejnym krokiem jest rozliczenie osób, które są odpowiedzialne materialnie za znalezione niedobory czy szkody. Ostatnim etapem jest doprowadzenie danych z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym. 

Nieprawidłowości w ramach inwentaryzacji mogą powodować komplikacje 

Jeżeli w inwentaryzacji pojawią się nieprawidłowości, może to skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. To właśnie z tego powodu prawidłowe przygotowanie do tego procesu i szybkie reagowanie na błędy jest tak istotne. Za przeprowadzanie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik placówki. Decyduje on o składzie komisji inwentaryzacyjnej. Do uczestniczenia w niej zobowiązani są pracownicy niepedagogiczni. Z kolei nauczyciele nie mają takiego obowiązku – jeśli dyrektor wyznaczy do komisji pedagoga, musi otrzymać jego zgodę.

Jak technologia wspiera inwentaryzację? 

W odpowiedzi na wyzwania oświaty powstają technologie, które mają wspomóc placówki w procesach administracyjnych. Jedną są aplikacje, które umożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji, używając wyłącznie smartfona. Według Badania Założycielskiego Krajowego Instytutu Mediów ponad 75% Polaków korzysta ze smartfonów. Nic dziwnego, że powstają programy na urządzenia mobilne, które pozwalają optymalizować uciążliwe czynności i wykonywać je wyłącznie przez telefon.

Dotychczas inwentaryzacje przeprowadzane były za pomocą skanerów i komputera, co zajmowało dużo czasu. Aplikacja jest sporym ułatwieniem dla każdego, kto przeprowadza inwentaryzację. Umożliwia przeprowadzanie spisu majątku wyłącznie przy pomocy smartfona, pozwalając na szybki dostęp do aktualnych informacji o składnikach majątku.

Inwentaryzacja zawsze wymaga odpowiedniego udokumentowania, a stosowanie narzędzi może to istotnie ułatwić. Wszystkie dane zbierane są w jednym miejscu, a kartoteki można segregować według wybranych kategorii. W programie zapisuje się również historia zmian, co ułatwia określenie szczegółów przychodu, rozchodu czy przeniesienia. Aplikacja jest stworzona nie tylko dla szkół czy przedszkoli, lecz także dla zespołów szkół dzięki pracy na spójnej, zabezpieczonej bazie danych.

Nowoczesne technologie coraz lepiej wspomagają zarządzanie placówkami. Bardzo popularne są m.in. programy do obsługi kadrowo-płacowej czy dzienniki elektroniczne. To, jak aplikacje mogą skracać czas potrzebny na wykonywanie administracyjnych czynności, dobrze obrazuje również przykład inwentaryzacji. Można więc przypuszczać, że oświata coraz chętniej będzie sięgać po rozwiązania technologiczne, które podnoszą wydajność, optymalizują czas i pozwalają mądrze redukować koszty.

Autor: Maciej Szymański, kierownik działu rynku w VULCAN

oprac. Paweł Kula
rozwiń więcej
Moja firma
Fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną? Ekspertka krytycznie o planach Ministerstwa Finansów
28 wrz 2024

Ministerstwo Finansów planuje zmiany w opodatkowaniu fundacji rodzinnych od 2025 r. Zdaniem ekspertki dr Anny Marii Panasiuk proponowane przez resort finansów zmiany idą za daleko, a ich wprowadzenie może doprowadzić do tego, że fundacje rodzinne umrą śmiercią naturalną.

Rewolucja w VAT dla małych podatników: nowe zwolnienie podmiotowe daje korzyść w obrotach z zagranicą
27 wrz 2024

To będzie rewolucyjna nowelizacja ustawy VAT. Teraz nawet niewielka sprzedaż zagranicę np. przez platformę internetową wymusza płacenie VAT – formalnie nawet od osób nie prowadzących działalność gospodarczą i fiskus może skutecznie podatku dochodzić.

Już 400 tysięcy firm wpisanych na listy dłużników. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze?
26 wrz 2024

W Polsce na listy dłużników wpisanych jest już 400 tysięcy firm. Najtrudniej jest w branży meblarskiej, transportowej, budowlanej i IT. Aż 27% dłużników nie płaci zobowiązań nie dlatego, że nie ma pieniędzy, ale dlatego że ma złe intencje. Takie alarmujące dane podaje Skaner MŚP 2024 dla BIG InfoMonitor. Jak odzyskiwać zaległe pieniądze? 

Właściciele wiodących firm rodzinnych na Kongresie 4 GENERATIONS w Fabryce Norblina w Warszawie
26 wrz 2024

Według badań Instytutu Biznesu Rodzinnego i GUS-u w Polsce jest nawet 2,2 mln firm, w których większościowe udziały ma rodzina: „rodzina biznesowa”. To nowe pojęcie wprowadzone przez IBR, ale stare w swoim znaczeniu, struktura oparta na więzach krwi i wspólnym zaangażowaniu w biznes, która może trwać przez pokolenia. Właśnie rodziny biznesowe spotkają się na Kongresie 4 GENERATIONS.

Powódź uniemożliwia realizację umowy? Sprawdź co można zrobić [Przykłady]
25 wrz 2024

Jak powódź wpływa na wykonanie świadczeń umownych? Kiedy niezbędne będą rozstrzygnięcia poczynione przez sąd? Aktualne przepisy na praktycznych przykładach omawia radca Prawny Zbigniew Cieślak z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Umowa czy kontrakt? Różnice, o których powinni wiedzieć HR-owcy i menedżerowie
24 wrz 2024

Współczesne realia biznesowe wymagają od organizacji elastyczności w zarządzaniu ludźmi, szczególnie na stanowiskach menedżerskich. W Polsce istnieją dwa główne rodzaje umów, na podstawie których można zatrudniać menedżerów: umowa o pracę oraz kontrakt menedżerski (umowa zlecenie). Oba typy umów różnią się w wielu aspektach, dlatego działy HR powinny znać różnice między nimi, aby podjąć świadomą decyzję co do formy zatrudnienia menedżera.

Handel fałszywymi opiniami w internecie [RAPORT]
25 wrz 2024

Firmy sprzedające w sieci walczą coraz zacieklej o klientów. A ponieważ aż 95% internautów przed zakupem sprawdza recenzje, to niektóre e-sklepy sięgają po nieuczciwe praktyki. Jak wynika z najnowszych danych TrustMate, blisko dwa tysięcy sklepów online w Polsce kupuje fikcyjne recenzje. Proceder ma miejsce, pomimo że kary za takie praktyki sięgają do 10% obrotu e-sklepów. Czy problem narasta? Jak można się przed nim bronić?

Już od 1 listopada 2024 r., z tym wnioskiem, blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Wakacje składkowe 2024 i 2025
28 wrz 2024

Od grudnia 2024 r. – na podstawie wniosku złożonego w listopadzie br. – blisko 2 mln przedsiębiorców, będzie mogło skorzystać z ulgi, która odpowiadać będzie sumie miesięcznych składek na własne ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie chorobowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Z wakacji składkowych – bo o nich mowa – przedsiębiorcy będą mogli korzystać raz w roku. W tym czasie, będą oni mogli prowadzić działalność gospodarczą na dotychczasowych zasadach, a składki na ubezpieczenia społeczne, za miesiąc objęty zwolnieniem, zostaną za nich opłacone z budżetu państwa.

Cyfrowa współpraca księgowych i przedsiębiorców
20 wrz 2024

Postęp w zakresie rozwiązań technologicznych oraz innowacje w sposobie komunikacji pomiędzy urzędami i podmiotami zmieniają sposób prowadzenia przedsiębiorstw - w szczególności małych i mikrofirm. Równocześnie szybka adopcja rozwiązań technologicznych sprawia, że cyfryzacja sektora publicznego - także na linii obywatel - urząd w kontekście przykładowo cyfrowych rozliczeń podatkowych – nabiera rozpędu i będzie coraz intensywniej dotykać również inne powiązane z nią sektory i branże. 

Kto może wystąpić o umorzenie lub odroczenie terminu płatności składek z powodu powodzi?
20 wrz 2024

Których przedsiębiorców dotyczy odroczony termin płatności? Czy wystarczy samo zarejestrowanie firmy na terenie objętym klęską żywiołową? Co w przypadku problemów ze złożeniem dokumentów? ZUS odpowiada na najważniejsze pytania.

pokaż więcej
Proszę czekać...