W obliczu powyższego, wątpliwa stała się legalność monitoringu wizyjnego w zakładach pracy, którego stosowanie nie było dotychczas prawnie uregulowane. Pojawiły się pytania: Czy na monitoring potrzebna jest zgoda pracowników? Co w przypadku kiedy pracownik nie wyrazi zgody na monitorowanie lub zgodnie ze swoim uprawnieniem tą zgodę cofnie?
Monitoring wizyjny w zakładzie pracy będzie legalny
Nowa ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U.2018.1000), która w art. 111 dodała nowe regulacje do kodeksu pracy (art. 222 i 223), ostatecznie rozstrzygnęła tą kwestię.
Zgodnie z art. 222 §1 k.p. od 25 maja 2018 r. pracodawca może legalnie na terenie swojego zakładu pracy lub wokół niego wprowadzić monitoring wizyjny tylko w przypadku, gdy takiemu rozwiązaniu przyświeca odpowiedni cel pracodawcy, tj. „(…)jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę(…)”. We wszystkich innych przypadkach monitorowanie pracowników podczas pracy bez ich zgody jest zabronione.
Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach
Pomimo iż monitoring wizyjny jest w pewnych przypadkach dozwolony, pracodawca musi pamiętać o ochronie intymności swoich pracowników i co do zasady kamer nie może umieszczać w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach i pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkowo, pomieszczenia te mogą zostać objęte monitoringiem jeżeli jest to niezbędne do realizacji wskazanych wcześniej celów pracodawcy, z zastrzeżeniem, że taka rejestracja nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, a w szczególności pracodawca zastosuje przy rejestracji techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Jakie obowiązki musi spełnić pracodawca, aby monitorować swoich pracowników?
Legalne zastosowanie monitoringu wizyjnego będzie możliwe jeżeli pracodawca wdroży w swoim zakładzie odpowiednią procedurę, a dokładnie - ustali w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy cele, zakres i sposób stosowania monitoringu. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, informacje te należy umieścić w obwieszczeniu.
Oprócz powyższego pracodawca jest zobowiązany poinformować bezpośrednio pracowników o wprowadzeniu monitoringu w ciągu 2 tygodni przed jego uruchomieniem, a w przypadku nowych pracowników poinformować na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Zobacz: RODO w firmie
Pracodawca musi także pamiętać o odpowiednim oznaczeniu terenu monitorowanego, przy użyciu odpowiednich znaków graficznych lub ogłoszeń dźwiękowych, które mają informować o obecności kamer w sposób widoczny i czytelny. Obowiązek ten należy spełnić przynajmniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu.
Jak długo pracodawca może przetrzymywać nagrania z monitoringu?
Ponieważ nagrania z monitoringu zawierają dane osobowe nagrywanych pracowników, pracodawca może przetwarzać je jedynie do celów, dla których zostały zebrane. Nie może więc przechowywać ich dłużej niż 3 miesiące od daty nagrania. Wyjątek stanowią nagrania obrazu, które mogą posłużyć jako dowód w postępowania sądowym. Wówczas okres ich przechowywania wydłużony jest do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wspomnianych terminów, uzyskane z monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Czy pracodawca może kontrolować e-maile swoich pracowników?
Wydawać by się mogło, iż wysyłanie prywatnych wiadomości ze służbowej poczty elektronicznej jest indywidualną sprawą pracownika i chronione tajemnicą korespondencji, nie podlega kontroli ze strony pracodawcy.
Nic bardziej mylnego.
Od 25 maja 2018 r. ustawodawca „wyposażył”, pod pewnymi warunkami, pracodawcę w możliwość prowadzenia legalnego monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Zgodnie z art. 223 k.p., pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Z powyższego wynika, iż w przypadku gdy pracodawca zauważy opieszałość lub spadek produktywności pracownika, będzie mógł skontrolować, czy na pewno wszystkie wysłane przez niego wiadomości mają cel służbowy. Oczywiście, pracodawca musi pamiętać, iż taki monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Tak samo jak w przypadku monitoringu wizyjnego, wprowadzenie monitoringu poczty elektronicznej powinno być poprzedzone odpowiednimi regulacjami w aktach wewnątrzzakładowych oraz podane w odpowiedniej formie do wiadomości pracownikowi.