Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i satysfakcja, ale także szereg obowiązków, które co do zasady przedsiębiorca powinien wykonywać osobiście sprawując zarząd nad swoim przedsiębiorstwem. Chodzi tu przede wszystkim o zawieranie umów, czy kontakty z urzędami i sądami. Wraz z rozwojem firmy może okazać się, że konieczne będzie delegowanie części zadań związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem na inne osoby. Aktualnie, każdy przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) może ustanowić pełnomocnika lub prokurenta, który będzie reprezentować go w sprawach pozostających w związku z prowadzoną przez tego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą.
- Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG: dlaczego?
- Pełnomocnictwo ogólne
- Prokura
- Ujawnienie pełnomocnictwa lub prokury
Spotykanym w obrocie jest udzielanie przez przedsiębiorców pełnomocnictw ogólnych lub ustanawianie prokury na potrzeby zawierania określonych rodzajów umów (np. najmy, sprzedaże, komis), reprezentowania przedsiębiorcy w toku kontroli, czy też wykonywanie w imieniu przedsiębiorcy czynności za zakresu prawa pracy (np. zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, udzielanie urlopów, organizacja porządku pracy).
Warto udzielić pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG: dlaczego?
Bardzo ważnym jest, że w postępowaniu administracyjnym, w zakresie, w jakim umocowanie pełnomocnika do działania w imieniu przedsiębiorcy zostało opublikowane za pośrednictwem CEIDG, do wykazania przed organami administracji publicznej upoważnienia do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy nie stosuje się obowiązku dołączenia do akt oryginału lub urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.
W takim przypadku to organ administracji publicznej z urzędu (samodzielnie) potwierdza w CEIDG upoważnienie pełnomocnika lub prokurenta do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy, co znacząco ułatwia reprezentowanie przedsiębiorcy w toku postępowania.
Dodatkowo, dzięki ujawnieniu pełnomocnictwa lub prokury w CEIDG zamiast udzielania pełnomocnictwa lub prokury na piśmie może to nastąpić online, a dane pełnomocnika, zakres udzielonego pełnomocnictwa albo rodzaj i sposób wykonywania prokury będą widoczne dla innych przedsiębiorców czy urzędników. Ponadto inni uczestnicy obrotu gospodarczego mogą łatwo sprawdzić, czy mają do czynienia z należycie umocowanym pełnomocnikiem lub prokurentem, co znacząco usprawnia bieżący obrót i odciąża przedsiębiorcę w niektórych sprawach związanych z zarządem przedsiębiorstwem.
Pełnomocnictwo ogólne
Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Będą to takie czynności, które są związane z bieżącym prowadzeniem przedsiębiorstwa, jak zawieranie umów, przyjmowanie płatności, reprezentowanie przedsiębiorcy przed urzędami i sądami. Za czynności zwykłego zarządu uznaje się czynności podejmowane w celu ochrony przedmiotu przedsiębiorstwa (czynności zachowawcze), związane z jego normalną eksploatacją, administracją czy też osiąganiem normalnych korzyści, jakie przedsiębiorstwo ma przynosić. Określa się je jako niezbędne do utrzymania przedsiębiorstwa w ruchu.
Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności. Takie szczególne pełnomocnictwo jest niezbędne do zbycia lub oddania przedsiębiorstwa do czasowego korzystania (w całości lub części), czy też do zakupu lub sprzedaży nieruchomości i ich obciążania.
Prokura
Do prowadzenia bieżących spraw przedsiębiorstwa można ustanowić prokurenta. Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie.
Uprawnienia prokurenta są co do zasady szersze, aniżeli pełnomocnika i wiązane są z większą doniosłością, ponieważ obejmują one wszystkie czynności sądowe i pozasądowe, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa. Chodzi tu o każdą czynność, która w jakikolwiek sposób jest związana z działalnością przedsiębiorcy, a więc na przykład reprezentowanie go przed wszystkimi sądami i urzędami, zawieranie umów, zaciąganie zobowiązań, wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy.
Z szerokiego zakresu możliwości działania prokurenta w przedsiębiorstwie jest wyłączonych kilka czynności, do których prokurent nie ma on uprawnień i potrzebuje dodatkowego umocowania w pełnomocnictwie szczególnym. Są to - zbycie przedsiębiorstwa, oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania oraz zbycie lub obciążenie nieruchomości.
Ujawnienie pełnomocnictwa lub prokury
Udzielenie i wygaśnięcie prokury lub pełnomocnictwa ogólnego przedsiębiorca może zgłosić do CEIDG m.in. za pośrednictwem elektronicznego formularza. Decydując się na taki krok warto wcześniej rozważyć, jaki rodzaj umocowania będzie w danej sytuacji odpowiedniejszy dla celu, jaki przedsiębiorca chce osiągnąć. Przeprowadzenie w tym zakresie analizy, a także przygotowanie stosownego dokumentu umocowania oraz oświadczeń dla pełnomocnika lub prokurenta warto powierzyć radcy prawnemu.