Niszczenie dokumentów papierowych nie jest trudne. A co z dokumentami cyfrowymi, po których pozostaje ślad? To temat, który dobrze znany jest przedsiębiorcom i instytucjom publicznym.
- Jak niszczyć cyfrowe dane
- Czas przechowywania dokumentów
- Na bezpieczeństwie danych nie warto oszczędzać
Komentarz Marcina Sobańca, managera kategorii biznesowej w HSM
Jak niszczyć cyfrowe dane
Twarde dyski to obecnie podstawowy nośnik danych. Ich wyciek lub utrata niesie za sobą znacznie większe ryzyko dla bezpieczeństwa instytucji niż np. zagubienie niewielkiej teczki dokumentów papierowych. O ile jeszcze wiele lat temu zniszczenie dysków twardych było problemem, ponieważ urządzenia niszczące były bardzo duże, wymagające i skomplikowane w obsłudze, dziś ten problem praktycznie nie istnieje.
Na rynku powszechne są rozwiązania, które umożliwiają niszczenie dysków i cyfrowych nośników danych wewnątrz każdej organizacji. Współczesne niszczarki zasilane są prądem jednofazowym, nie wymagają specjalnej konfiguracji i dostosowania pomieszczeń. Oprócz tego, z biegiem lat zmniejszyły się gabaryty i niszczarki są w pełni mobilne, dzięki czemu mogą wykonywać swoją pracę bezpośrednio w miejscu powstawania danych czy składowania elektronicznych nośników. To wszystko znacznie ułatwia proces niszczenia, a tym samym zwiększa spektrum zastosowania w firmach, chroniąc przechowywane i archiwizowane dane na odpowiednim poziomie. Warto też wspomnieć o samym procesie niszczenia, który nie jest skomplikowany a mimo to skuteczny i bezpieczny. Oprócz pocięcia na parę ścinków, dysk jest dodatkowo deformowany, co sprawia, że w zasadzie odzyskanie danych staje się nieopłacalne i praktycznie nieskuteczne. Dodatkowo, w przypadku danych o wysokim stopniu tajności stosuje się niszczenie dwuetapowe, które jest rekomendowane chociażby przez narodową agencję bezpieczeństwa Stanów Zjednoczonych (NSA).
Czas przechowywania dokumentów
W przypadku dokumentów i zgromadzonych danych, zanim zaczniemy ich utylizację musimy upewnić się, że możemy się ich pozbyć. Jeśli chodzi o czas przechowywania, to w tej materii wyznaczają ten parametr odpowiednie regulacji prawne, które sprawiają, że przechowywanie danych konieczne jest przez określony czas. Dla przykładu, faktury należy przechowywać przez 5 lat, a listy płac przez 50 lat. Kolejnym argumentem przemawiającym za koniecznością utylizacji chociaż części zbiorów jest ekonomika. Jeżeli danych nie trzeba już przechowywać lepiej je zniszczyć. Ich przechowywanie kosztuje, i to coraz więcej, niezależnie czy mówimy o archiwach papierowych czy nośnikach cyfrowych. Druga kwestia to bezpieczeństwo. Przechowywanie możliwych już do utylizacji danych wiąże się również z ryzykiem ich wypłynięcia poza organizację, co może wiązać się z niewyobrażalnymi kosztami. Mowa tutaj np. o odszkodowaniach, które często wykraczają poza możliwości finansowe przedsiębiorstwa, z którego dane wyciekły.
Średni koszt jednostkowego wycieku danych w roku 2023 w Stanach Zjednoczonych to 9,5 miliona dolarów, a na świecie to także imponująca kwota 4,5 miliona dolarów. W tej kwocie zawiera się koszt odszkodowań, wartość utraty klientów i innych czynności związanych z opanowaniem sytuacji po wycieku.
Należy pamiętać, że dokumenty i wszystkie nośniki danych, które możemy i chcemy zniszczyć należy utylizować w miejscu ich przechowywania. To o tyle istotne, że firmy w dużej mierze decydują się na utylizację danych we własnym zakresie. Jeśli nawet podejmują współpracę z firmą zewnętrzną, to według normy ISO/IEC, nadal na nich spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych.
Na bezpieczeństwie danych nie warto oszczędzać
W przypadku wycieku informacji zleceniobiorca nie bierze, i nie może wziąć za to odpowiedzialności. Tak sformułowane przepisy zachęcają firmy o rozbudowanym zapleczu informatycznym do zaopatrzenia się w urządzenia niszczące nośniki danych. Transfer i przewóz nośników informacji do miejsca niszczenia, niesie za sobą ryzyko wycieku na każdym etapie tego procesu. Wiele osób i instytucji nie zdaje sobie sprawy z faktu, że bezpieczeństwo danych jest tym aspektem, na którym nie warto oszczędzać. Owszem, profesjonalny sprzęt niszczący nośniki danych w odpowiednim standardzie jest kosztowny, jednak przepisy RODO i regulacje UODO przewidują kary nawet do 20 mln euro, a globalne koszty mogą być liczone w milionach dolarów. Oprócz instytucji publicznych największy problem z bezpieczeństwem danych mają firmy z kategorii MŚP. W okresie od listopada 2021 r. do października 2022 r. na całym świecie wykryto prawie 16 tys. incydentów cyberprzestępczości, w tym 700 spraw dotyczyło małych firm. To pokazuje, że problem nadal istnieje i mimo powszechnej informatyzacji biznes zapomina o radzeniu sobie z problemem właściwej utylizacji nośników. Firmy w Polsce powinny zatem zadbać o proces niszczenia wewnątrz przedsiębiorstw zanim będzie na to za późno.
Marcin Sobaniec
Źródło zewnętrzne
Więcej ważnych informacji znajdziesz na stronie głównej Infor.pl