Meble biurowe, a szerzej: wyposażenie biura wraz z jego architekturą, stanowią narzędzie pracy, tak samo jak komputer, telefon, samochód. Bez nich nasza praca byłaby zdecydowanie utrudniona. W związku z tym również od ich jakości zależy nasza produktywność. Co więcej, te kwestie są na tyle istotne, że zajmuje się nimi oddzielna nauka - ergonomia, a minimalne wymogi dotyczące mebli biurowych są określone w przepisach prawa.
To się opłaca
Podniesie standardu stanowisk pracy i poprawa jakości szeroko rozumianego środowiska pracy ma wymierne przełożenie na motywację pracownika, a ta z kolei na jego efektywność. Potwierdzają to badania prowadzone przez American Journal of Preventive Medicine. Pracodawcy inwestujący w poprawę warunków pracy otrzymują zwrot 3-6 USD z każdego zainwestowanego dolara w ciągu 2-5 lat. Udokumentowane oszczędności dotyczą kosztów opieki zdrowotnej, absencji, odszkodowań dla pracowników, krótkoterminowej niezdolności do pracy oraz nieefektywnej obecności pracownika spowodowanej złym samopoczuciem (zjawisko presenteeismu). Okazuje się więc, że bardziej opłaca się zainwestować w lepsze stanowisko pracy, niż ponosić ukryte koszty.
Niestety, w praktyce najmniej poświęca się im uwagi i pieniędzy. Przygotowaliśmy zatem porównanie kilku wybranych narzędzi pracy pod kątem kosztów, jakie powodują, ich efektywności i rotacji w czasie oraz wpływu na efektywność pracy.
Komputer
To standard dla każdego pracownika. Przyjmijmy dla uproszczenia, że każdy zatrudniony używa takiego samego podstawowego zestawu - komputer, monitor, software. Dodatkowo, musimy doliczyć koszty eksploatacji drukarek, tonerów, papieru, konserwacji itp.
Wydatek podstawowy (średni) PC + Monitor + akcesoria: 4000 zł netto.
Oprogramowanie: 500 zł netto (licencje) rocznie.
Średni okres użytkowania: od 3 do 5 lat.
Koszty eksploatacji w ciągu 5 lat: 6500 zł netto.
Koszty eksploatacji miesięcznej: ok. 110 zł na osobę.
Po doliczeniu kosztów drukowania, napraw itp. koszty eksploatacji miesięcznej wzrosną minimum do 170 zł na osobę.
Efektywność między innymi zależy od warunków i narzędzi oddanych pracownikowi. Jeśli chodzi o sprzęt, z powodu degradacji technicznej zmniejsza się ona w czasie, w szczególnie po 2-3 latach eksploatacji - komputer się zawiesza, pracuje wolniej, bo w tym czasie zostały zainstalowane programy wymagające wydajniejszych parametrów. Z tego powodu duża część firm wymienia sprzęt po 3 latach (koszty miesięczne w takim przypadku to minimum 150 zł miesięcznie na osobę, bez napraw, druku itp.).
Telefon komórkowy
Trudno bez niego żyć, a w przypadku działów sprzedaży czy logistyki to nieodzowne narzędzie pracy. Zdecydowanie ułatwia kontakt z klientem, pozwala podnieść efektywność pracy poprzez zwiększenie mobilności i dostępności dla i do poszczególnych osób. Choć nie wszyscy w jednakowym stopniu go wykorzystują, średnio co drugi zatrudniony ma telefon komórkowy na wyposażeniu. W tym przypadku, ze względu na specyfikę rynku, koszt miesięczny jest związany z intensywnością rozmów, SMS-ów, pocztą elektroniczną etc. Ze względu na różne formy promocji poszczególnych sieci wartość zakupu jest nieistotna, ale istotne są koszty eksploatacji.
Miesięczny koszt eksploatacji (średni): ok. 250 zł netto na użytkownika.
Miesięczny koszt na pracownika (połowa korzysta): ok. 125 zł netto.
Samochód służbowy
Poza menedżmentem wyższego i średniego szczebla, dla którego samochód służbowy jest najczęściej dodatkowym bonusem do pensji, firmowe auto jest narzędziem pracy handlowców. Można założyć, że średnio jest używany przez około 25% pracowników. Dla naszych wyliczeń przyjmijmy pewne uproszczone wartości (każdy używa ten sam model).
Koszt zakupu: 40 000 zł.
Okres użytkowania: 3-5 lat (przyjmujemy 5 lat).
Utrata wartości w okresie 5-letnim: 65% ceny podstawowej.
Koszty paliwa miesięcznie: 500 zł.
Koszty eksploatacji (przeglądy itp.): 2000 zł rocznie.
Ubezpieczenia: 2000 zł rocznie.
Inne (mycie, parkingi itp.): 50 zł miesięcznie.
Łącznie koszty w ciągu 5 lat: ok. 80 000 zł.
Łączne koszty miesięczne: 1330 zł na użytkownika.
Koszt miesięczny przypadający na pracownika to 333 zł (przyjęliśmy, że 1/4 pracowników użytkuje samochód służbowy).
Powierzchnia biurowa
Podajemy minimalną powierzchnię użytkowa biurową, przeznaczaną na jednego zatrudnionego, aby wymowniej pokazać różnicę pomiędzy kosztami utrzymania biura a kosztami jego wyposażenia.
Średnia cena za 1 mkw: 100 zł (stawki dużych aglomeracji).
Minimalna powierzchnia na pracownika: 10 mkw (łącznie z komunikacją, salami konferencyjnymi itp.).
Koszt miesięczny wynajmu: 1000 zł na pracownika.
Meble biurowe
Dla uproszczenia wyliczeń przyjmujemy wartość biurka, kontenera, szafy, fotela obrotowego w tym samym standardzie dla wszystkich pracowników.
Wartość zakupu - średnia cena rynkowa: 2500 zł.
Okres eksploatacji: minimum 5-7 lat (przyjmiemy minimalną 5 lat) z tym, że jakość mebli zdecydowanie wpływa na ich czas eksploatacji (około 10-12 lat).
Wartość miesięczna: 41 zł na osobę.
Wnioski
Powyższe wyliczenie pokazuje, że miesięczny koszt wyposażenia stanowiska pracy jest często mniejszy niż umycie samochodu. Zysk wynikający z komfortu pracy jest ogromny.
Podaliśmy, że meble amortyzują się przez 60 miesięcy. W tym czasie firma wydaje średnio ok. 41 zł miesięcznie na jednego zatrudnionego. To jednak minimalne koszty, za które nie uzyska w pełni satysfakcjonującego rozwiązania. Gdyby zwiększyła budżet na stanowisko pracy choćby o 10-20 zł miesięcznie, istotnie poprawiłaby jakość wyposażenia, ergonomię, czyli wygodę i komfort pracy. Porównując ten przydatek do wzrostu pensji, można powiedzieć, że taka podwyżka 7-14 zł miesięcznie (po odliczeniu składek i podatków) nie zostałaby w ogóle przez pracownika zauważona. Natomiast zmiana standardu stanowiska pracy, przy którym każdy spędza znaczną część aktywnego zawodowo życia, bez wątpienia będzie widoczna i wpłynie na zaangażowanie, motywację do pracy i przywiązanie do pracodawcy. Do tego możemy również dodać jego mniejsze zmęczenie czy ogólnie wyższą sprawność psychofizyczną.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Dagmara Szwaj
Marketing & PR Manager Martela