Kiedy firma traci płynność, zarząd nerwowo szuka łatwo dostępnych źródeł kapitału. Jednak szukanie nie sprzyja kosztowi pozyskania płynności. Dlatego zanim wystąpi taka sytuacja, warto na bieżąco śledzić płynność i analizować przepływy oraz podejmować inicjatywy, które ją ustabilizują, nawet zwiększą. Na przykład warto poszukać jej w aktywach.
Gotówka zamrożona w należnościach
Pierwszym z obszarów, w którego ramach można zwiększyć płynność finansową przedsiębiorstwa, są należności. Powstają one na skutek udzielania kredytu kupieckiego. W ramach inicjatyw zarządzania należnościami nie chodzi o zrezygnowanie z kredytu kupieckiego i wykonywanie sprzedaży tylko za gotówkę. Udzielanie kredytu kupieckiego daje przecież firmie sporo plusów, z których najbardziej znany jest wzrost sprzedaży. Jednak główną wadą wielu przedsiębiorstw jest tolerowanie zbyt dużych opóźnień w płatnościach. Zawsze pojawia się bowiem argument: jak będę się upominał o pieniądze, to nic już temu klientowi nie sprzedam. Trudno z tym poglądem polemizować, ale warto wiedzieć, czy koszty związane z opóźnieniami płatności nie konsumują ostatecznie uzyskiwanej marży. Dlatego też przedsiębiorstwo powinno zweryfikować portfel klientów, z którymi współpracuje. Coraz więcej firm rezygnuje ze współpracy z odbiorcami posiadającymi poważne problemy z regulowaniem zobowiązań. Trzeba bowiem pamiętać, że obok kosztów finansowych, spirala zadłużenia może doprowadzić do większych problemów, na przykład poniesienia kosztów windykacji oraz kosztów strat w wyniku całkowitej niewypłacalności dłużnika.
W związku z tym, w ramach zarządzania płynnością finansową, firma musi opracować również system sterowania należnościami. Powinien on obejmować:
● Organizację działu odpowiedzialnego za windykację - wielkość działu odpowiedzialnego za windykację determinuje skala działalności firmy. To, co jest wspólne dla wszystkich organizacji, to rozdzielenie windykacji miękkiej i twardej. Windykacja miękka jest przeprowadzana przez pracowników firmy. Windykacja twarda angażuje w odzyskiwanie długów zewnętrzne wyspecjalizowane firmy. Warto wprowadzić takie rozróżnienie. Windykacja miękka pozwala odzyskać zamrożone środki pieniężne, nie wpływając negatywnie na relacje z klientami. Windykacja twarda powinna być stosowana wobec dłużników, z którymi nie wiąże się już szans na dalszą współpracę.
● Rozwiązania proceduralne - to pisemne procedury, które często mogą wydawać się biurokratyzowaniem działalności, jednak opracowanie ich z jednej strony wyznacza ramy, w których obrębie powinien działać departament windykacji, a z drugiej nadaje temu działowi uprawnienia, które muszą być respektowane również przez inne działy.
● Wymogi w zakresie zabezpieczeń kredytu kupieckiego - warto opracować katalog wymaganych zabezpieczeń prawnych, które muszą przedstawić klienci w zależności od obrotów, jakie generują. Są odbiorcy, którzy nie kupują dużo i wobec nich zabezpieczenia nie są wymagane, ponieważ odzyskanie długu nie będzie problemem. Jednak są również odbiorcy, którzy generują na tyle duże obroty, że rezygnacja z zabezpieczeń długu jest zbyt ryzykowna. Upadłość takiego dłużnika może negatywnie wpłynąć na działalność wierzyciela. Posiadanie zabezpieczenia znacznie przyspiesza i ułatwia odzyskanie chociaż części długu.
● System monitoringu należności - to zbiór narzędzi, które szybko będą ostrzegać o opóźnieniach w płatnościach i ryzyku współpracy z danym odbiorcą.
Akceptacja ryzyka kredytowego ma ogromny wpływ na płynność finansową. Po pierwsze zwiększa się skala przepływów pieniężnych (na skutek wzrostu sprzedaży), po drugie płynność może się zmniejszyć na skutek przeterminowanych należności i strat. W związku z tym, aby im zapobiec, konieczna jest współpraca działu odpowiedzialnego za windykację, z działem sprzedaży. Trzeba obu działom wyznaczyć cele w zakresie spływu należności. Ponadto dział sprzedaży, który z definicji jest najbliżej klienta, powinien na bieżąco informować o niepokojących sygnałach dotyczących odbiorców, a które mogą ograniczyć płynność finansową firmy. Na przykład zwykła informacja na temat braków ważnego dotychczas sprzedawanego produktu może świadczyć, że odbiorca przestał regulować płatności innym wierzycielom.
Jeśli pojawią się problemy z odzyskiwaniem należności, należy dokładnie opracować strategię ich odzyskiwania. Nie zawsze nerwowe ruchy są najlepszym rozwiązaniem. Czasami warto z pozostałymi wierzycielami ustalić plan oddłużenia odbiorcy. W takim przypadku często można odzyskać znacznie większe sumy niż kierując sprawę do sądu. Nikt przecież specjalnie (chyba że jest świadomym oszustem) nie zalega z płatnościami i czasem niewielka pomoc kontrahentów pomaga stanąć dłużnikowi na nogi.
Alternatywnym działaniem umożliwiającym odzyskanie zamrożonych pieniędzy w należnościach jest sprzedaż długów. Szybkie działanie przy pomocy pracowników działu sprzedaży może doprowadzić do odszukania na rynku odbiorców, którzy są dłużnikami naszego dłużnika. Można im sprzedać należności, odzyskując dużą część pieniędzy. Tacy dłużnicy zostają w takim przypadku wierzycielem ich dotychczasowego wierzyciela i dzięki temu mogą skompensować wzajemne zobowiązania i również odnieść dodatkową korzyść, będącą wynikiem różnicy w cenie, jaką zapłacili, a wartością należności.
Jeśli gotówka nie spływa zgodnie z oczekiwaniami firmy, warto rozważyć ofertę faktoringu. Dotyczy to przede wszystkim transakcji z dużymi sieciami handlowymi, które są wypłacalne, ale oczekują długich terminów płatności. Innym rozwiązaniem jest również wprowadzenie rabatu za wcześniejszą płatność, o czym pisaliśmy wcześniej. To kosztowne rozwiązanie, ale w przypadku ograniczonego dostępu do zewnętrznych źródeł kapitału często konieczne do zastosowania.
Rabaty to doskonały instrument do poprawy płynności finansowej. W wielu przypadkach są narzędziem stymulującym sprzedaż, ale nie tylko. Po pierwsze warto dokonać klasyfikacji klientów i do nich dopasować strukturę rabatów. W przypadku odbiorców z dużymi opóźnieniami w płatnościach dobrym rozwiązaniem jest zwiększenie rabatu za płatność gotówkową, a zmniejszenie upustów z innych tytułów. Innym rozwiązaniem jest uwarunkowanie wypłaty części rabatów od uregulowania płatności w terminie.
Czy zapasy muszą być zawsze wysokie?
Kolejnym obszarem, w którym gotówka jest zamrożona, są zapasy. Konieczne jest przeprowadzenie dokładnej inwentaryzacji zapasów. Proces inwentaryzacji warto rozpocząć od zapasów pozostałych. Ma ona na celu wyeliminowanie często starych, niepotrzebnych zapasów zalegających w magazynach, które zajmując powierzchnię magazynową, powodują niepotrzebne koszty. Przykładem mogą być zapasy marketingowe. W tym celu należy wprowadzić odpowiedzialność za gromadzone zapasy marketingowe. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie zasady zamawiania materiałów marketingowych przez pracowników działu sprzedaży. Zbyt często słyszy się krytyczne głosy osób odpowiedzialnych za sprzedaż, że znowu otrzymali za dużo plakatów reklamowych, aby zbagatelizować kontrolę zapasów marketingowych. Ciągła kontrola stanu tych zapasów powinna zaprocentować większą aktywnością w zakresie ich zagospodarowania i oszczędnością zamawiania. Obok zapasów marketingowych trzeba zrobić przegląd zapasów remontowych. W celu usprawnienia należy odpowiednio zorganizować regały w magazynach części remontowych, żeby z łatwością można znaleźć odpowiednie komponenty. Ludzie często zamawiają więcej niż potrzeba, a to powoduje dodatkowe koszty. Jeśli pracownicy będą wiedzieli, jakich części naprawdę brakuje, to przypadki niepotrzebnych zakupów zostaną wyeliminowane.
Inwentaryzacja może doprowadzić do zidentyfikowania pewnych zapasów nieużywanych już w bieżącej działalności. W takim przypadku warto rozważyć ich sprzedaż, nawet poniżej wartości księgowej (chociaż ich wartość powinna być aktualizowana). Taka sprzedaż uchroni firmę często przed większymi stratami (na przykład utylizacja), ale umożliwi odmrożenie chociaż części środków pieniężnych.
Nie bez znaczenia pozostaje również kontrola zapasów produktów gotowych. W tym celu można rozważyć wprowadzenie technik optymalizacji zamawiania zapasów. Dobrym rozwiązaniem jest również odpowiednie rozmieszczenie zapasów produktów gotowych w magazynie. Może się zdarzyć, że produkt nowo zamówiony zakrywa warstwę produktów z poprzedniej dostawy. W konsekwencji produkty są wydawane w myśl zasady LIFO, a nie FIFO. A to może prowadzić do przeterminowania produktów zamówionych wcześniej. W przypadku zapasów produktów gotowych konieczny jest przegląd rotacji. Rotacja powinna być podstawą do ustalenia limitów produkcji czy zakupów w przypadku towarów.
Majątek nie świadczy o wartości firmy
Obok aktywów obrotowych ogromny potencjał w zakresie wsparcia płynności tkwi w sprzedaży majątku trwałego. Po pierwsze odbywać się to może w drodze leasingu zwrotnego. Po drugie jako sprzedaż zbędnego, nieużywanego majątku trwałego. Trzeba jednak mieć świadomość, że w tym przypadku proces uzyskania środków pieniężnych zajmuje dłuższy czas.
Pozyskanie płynności finansowej najłatwiej odbywa się poprzez zaciąganie długu. Warto jednak pomyśleć, czy w przedsiębiorstwie nie istnieją obszary do poprawy płynności bez kolejnej transzy zadłużenia. Często mogą to być małe inicjatywy, które jednostkowo wydają się nieistotne. Jednak sumarycznie mogą uwolnić istotny strumień gotówki. Z tego powodu wskazane jest, by okresowo przeprowadzać skrupulatną kontrolę, która może ograniczyć koszty pozyskania płynności z zewnątrz.
Piotr Gacek