Informacja, jakie procesy o które działy generują wypływ pieniędzy jest podstawą do zarządzania kosztami. Żeby ją otrzymać i żeby była wiarygodna warto wdrożyć system określający miejsca powstawania kosztów.
Czym jest miejsce powstawania kosztów?
Przedsiębiorstwa z reguły zorganizowane są w struktury działowe/departamentowe, które odpowiadają za określony wycinek działalności. Dodatkowo, w obrębie działów/departamentów zostają wyodrębnione osobne komórki odpowiedzialne za realizację wyznaczonych zadań, ponieważ przekazanie pracownikom większej decyzyjności warunkuje efektywne ich funkcjonowanie. Każda z komórek, wykonując swoją pracę automatycznie generuje koszty. Informacja o ich wielkości musi trafić do zarządu, żeby ten mógł świadomie zarządzać firmą. Można ją szybko uzyskać wprowadzając system określający miejsca powstawania kosztów (MPK). Wiedza o miejscach powstawania kosztów umożliwia sprawowanie pełnej nad nimi kontroli. Rozwiązuje problem przypisania wydatków do generujących je komórek/obiektów, pozwala na stały monitoring i pełną analizę. Bez tego trudno mówić o pilnowaniu wyniku finansowego.
Koszty przypisane do MPK mogą być kosztami stałymi i zmiennymi. Właściciel MPK, czyli osoba, której zostaje powierzone zarządzanie, odpowiada nie tylko za realizację zadań, ale i za to żeby zadania były realizowane zgodnie z przydzielonym MPK budżetem.
Kryteria wyodrębnienia MPK
Najprostszy sposób wyselekcjonowania miejsc powstawania kosztów opiera się na istniejącej strukturze działowej. Chcąc zrobić to jeszcze bardziej szczegółowo, można wydzielić konkretne stanowiska, kanały sprzedaży czy też produkty. MPK mogą dotyczyć również procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Może na przykład istnieć osobne MPK na koszty złych długów. Każdemu MPK przydziela się budżet, który składa się z podstawowych kategorii kosztów generowanych przez codzienne czynności. Mogą to być na przykład koszty paliwa czy też koszty telefonów. Ocena kierownika MPK z wykonania budżetu powinna być przeprowadzana na koniec okresu rozliczeniowego, np. po zakończeniu każdego kwartału. Poza samym pomiarem odchyleń, trzeba zdefiniować przyczyny, bo tylko w ten sposób zidentyfikuje się potrzeby oraz zagrożenia w kolejnych planach budżetowych.
MPK powinien pełnić również rolę narzędzia umożliwiającego uczenie się, ponieważ dzięki szczegółowej analizie można określić, czy wydatki przełożyły się na realizację postawionych przed działem zadań.
Ponadto, w ramach miejsc powstawania kosztów można prowadzić dodatkowy monitoring. W tym celu pomocne będzie wprowadzenie systemu zleceń, które opisują działania, jakie realizuje dana firma, np. mogą to być wydatki ponoszone na sklepy w województwie zachodniopomorskim, związane ze sprzedażą produktu X.
Miejsca powstawania kosztów, a zakładowy plan kont
Miejsce powstawania kosztów powinno być skorelowane z funkcjonującym w przedsiębiorstwie planem kont. Koszty ewidencjonowane dotychczas jedynie na kontach księgi głównej można dodatkowo księgować w miejscu ich powstawania. Do jednego konta księgi głównej można przypisać nawet kilka MPK. Takie rozwiązanie jest zgodne z wymogami stawianymi przez ustawę o rachunkowości, powodując jednocześnie wzrost przejrzystości dekretowanych kosztów. Alternatywnie można oczywiście prześledzić poszczególne księgowania, jednak manualna analiza jest czasochłonna i nie daje bezpośredniej informacji, który dział je wygenerował. Istotne jest też zagrożenie ograniczające perspektywę zarządzania, bo jeśli ogólny budżet kosztów nie został przekroczony, controling może sądzić, że wszystkie procesy zachodzą poprawnie. Tymczasem może być tak, że korzystny wynik globalny jest efektem na przykład ponad standardowych oszczędności drugiego działu.
Jak poprawnie wdrożyć MPK?
Wdrożenie systemu miejsc powstawania kosztów powinno przynosić wymierne korzyści pod warunkiem, że poprawnie się odbędzie. Co trzeba zrobić?
Po pierwsze należy opracować strukturę MPK wraz z określeniem ich liczby oraz obszarów firmy, które będą nimi objęte. Kryterium podziału mogą stanowić: zadania wykonywane przez dział, miejsce w strukturze organizacyjnej, etap zaangażowania w procesie produkcyjnym, itp. Każde z miejsc powstawania kosztów powinno mieć określony standardowy symbol, np. DR1 - dział rachunkowości sekcja należności.
Bardzo ważne jest wprowadzenie zmian w systemie ewidencji dokumentów tak aby na dokumentach księgowych dotyczących kosztów zawsze był podany symbol danego MPK. Przyspieszy to księgowanie i przypisywanie kosztów do właściwych miejsc powstawania. Poza tym należy przeszkolić osoby odpowiedzialne za rachunkowość, żeby po zmianie oprócz konta księgi głównej księgowanie odbywało się również w odpowiednim MPK. W tym celu warto zaimplementować zmiany w systemie finansowo - księgowym, żeby pole MPK było obowiązkowe do wypełnienia.
Kolejny warunek, to opracowanie budżetów dla MPK. Za opracowanie budżetu powinien być odpowiedzialny kierownik każdego MPK. Oczywiście zawsze taki budżet musi jeszcze zweryfikować dyrektor odpowiadający za finanse firmy. Po skonstruowaniu budżetu trzeba wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie swoim MPK. Całkowita swoboda w zarządzaniu budżetem zwiększa się świadomość ponoszonych wydatków i wpływa na poziom odpowiedzialności.
Po wdrożeniu MPK, kolejnym krokiem jest opracowanie systemu raportowania i kontroli. To narzędzie pozwala właścicielowi MPK na przeprowadzanie monitoringu ponoszonych kosztów i analizę przyczyn powstałych odchyleń. Stosowny raport musi dostarczać informacji na temat rodzaju poniesionego kosztu, odwołania do faktur i not dokumentujących ten fakt, daty poniesienia kosztu, osoby dekretującej go w MPK, krótkiego opisu czego zadekretowany wydatek dotyczył.
Korzyści
Wdrożenie miejsc powstawania kosztów wymaga przeprowadzania wielu zmian w strukturze organizacyjnej firmy oraz całym planie kont, co wymaga to zaangażowania nie tylko osób z działów finansowo-księgowych. Co to w zamian daje firmie?
Po pierwsze, wyodrębnienie MPK umożliwi zwiększenie elastyczności w zarządzaniu wydatkami. Każda czynność będzie dokładniej kontrolowana, decyzje będą mogły być podejmowane szybciej, a wprowadzenie budżetu i powiązanie go z celami pracowników zwiększy świadomość, jak podejmowane codziennie czynności wpływają na wynik finansowy przedsiębiorstwa.
Wprowadzenie systemu MPK dostarczy również informacji o udziale działów/departamentów i procesów w generowaniu kosztów. To bardzo dobry materiał do przeprowadzania restrukturyzacji. System budżetowania MPK daje wiedzę na temat przekroczenia wydatków w stosunku do planu, może to być pierwszym sygnałem do działań naprawczych.
Poza tym miejsca powstawania kosztów mogą być użyte w celu dokonania oceny efektywności wykorzystania zasobów przez działy i pracowników firmy. Wyznaczając budżet dla wybranego MPK stawia się jednocześnie cel przed pracownikami mającymi wpływ na wydatki co motywuje do dyscypliny finansowej.
MPK wywierają również ważny wpływ na jakość sprawozdawczości. Ewidencja kosztów staje się bardziej przejrzysta, a informacja na ich temat bardziej szczegółowa. Tym samym poprawia się system informacyjny rachunkowości, co pozytywnie usprawnia proces decyzyjny.
Czy MPK ma sens w małych firmach?
Wprowadzenie MPK jest czasochłonne i też kosztuje. Czy to się opłaca mniejszym przedsiębiorstwom? Wskazane korzyści nie są zarezerwowane tylko dla dużych firm. Są również w zasięgu mniejszych podmiotów, choć skala wdrożenia nie musi być tak duża. Nawet jeśli jest to tylko sprzedaż, zaopatrzenie i dział księgowości, taka klasyfikacja pozwoli monitorować wydatki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Małgorzata Folga