W czasach pogorszenia koniunktury gospodarczej znacznie firmy uważniej inwestują każdą złotówkę, starając się optymalizować zakupy wszelkiego rodzaju środków trwałych, w tym wyposażenia meblowego.
Z jednej strony chcą zadbać o wysoki standard wyposażenia, aby zmaksymalizować korzyści wynikające z zapewnienia dobrych warunków pracy, z drugiej muszą taką inwestycję sfinansować często w ramach mniejszego budżetu. Podejmują zatem różne decyzje: rezygnują z inwestycji, obniżają wymagania jakościowe lub szukają alternatywnych dla gotówki form finansowania, np. wnioskują o kredyt lub leasing.
Zakup za gotówkę, a amortyzacja
Decyzja, by kupić meble za gotówkę kosztuje najmniej, ale wymaga natychmiastowego zaangażowania pieniędzy, co może negatywnie odbić się na płynności finansowej firmy. Jako środek trwały są amortyzowane przez 60 miesięcy, co oznacza że taka decyzja wpływa na sytuację ekonomiczną przedsiębiorstwa w zakresie 1/60 wartości kontraktu miesięcznie. Zakładając zakup 50 stanowisk pracy po cenie 3125 zł każde, czyli o wyższym standardzie niż średnia rynkowa (średnia cena rynkowa stanowiska pracy wg danych Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Producentów Mebli to ok. 2500 zł), amortyzacja miesięczna wyniesie ok. 2.600 zł. To niewiele zwłaszcza, gdy porównamy te wartości z kosztami bieżącej działalności. Ponadto w kasie firmy nie ma już 156250 zł, a to może być dotkliwe.
Leasing
Kilka lat temu nikt nie myślał o leasingu mebli biurowych. Wśród przedsiębiorców istniało przekonanie, że w taki sposób można sfinansować flotę samochodową, linię technologiczną, może nieruchomość ale nie wyposażenie biura. Dziś trend jest odwrotny. Firmy szukają leasingodawców praktycznie na wszystko, ponieważ leasing jest dobrym rozwiązaniem na utrzymanie płynności finansowej. Trzeba tylko zdecydować, czy bardziej się opłaca operacyjny czy finansowy. Jaka jest między nimi różnica?
• Operacyjny - przedmiot leasingu jest własnością leasingodawcy i nie widnieje w środkach trwałych leasingobiorcy, cała rata leasingowa jest zaliczana jako koszt uzyskania przychodów, VAT jest rozliczany w ratach miesięcznych doliczanych do czynszu leasingowego.
• Finansowy - wyposażenie jest własnością leasingobiorcy, jest wykazywane w aktywach i amortyzowane przez leasingobiorcę, który rozlicza VAT jednorazowo przy zakupie, kosztem uzyskania przychodu jest jedynie część odsetkowa czynszu leasingowego.
Koszt obu form leasingowania jest zbliżony, ale ze względów prawno-podatkowych popularniejszy jest leasing operacyjny. Daje on firmie następujące korzyści:
• rozliczanie mebli w kosztach bieżących, bez obciążania budżetu inwestycyjnego;
• brak potrzeby inwentaryzowania mebli;
• stosunkowo niskie koszty finansowania;
• okres najmu do 60 miesięcy;
• możliwość wykupu mebli po okresie najmu;
• koszty podatku VAT rozłożone w czasie.
Jednak każda firma powinna przeprowadzić pełną ocenę i porównanie korzyści dla własnych potrzeb. Być może istotniejsze będą inne niż prawno-podatkowe aspekty.
Koszty leasingu
Koszt długookresowego wynajmu mebli biurowych jest relatywnie niski - może wynosić około 5% rocznie. Wysokość oprocentowania zależy oczywiście od zdolności kredytowej firmy. W rozpatrywanym przypadku firmy zatrudniającej 50 pracowników i zapewniającej im wyższe standardy pracy niż średnia rynkowa, rata miesięczna będzie wynosić ok. 2800 zł przy 48 miesięcznym okresie leasingowana i 20% wpłacie wstępnej. Kwota nie ma dużego wpływu na płynność finansową przedsiębiorstwa, a pozwala firmie zrealizować zaplanowana inwestycję. Co najważniejsze, z efektów zakupu lepszego, bardziej optymalnego wyposażenia biura można czerpać profity od razu, co dodatkowo potwierdza sensowność inwestycji.
Leasing a kredyt
Zakup mebli biurowych można również sfinansować z kredytu bankowego, który kosztowo jest zbliżony do leasingu finansowego. Różni się jednak przedmiotem umowy - w przypadku leasingu są to środki trwałe, w przypadku kredytu gotówka. Oprocentowanie w ofertach dostępnych na rynku oscyluje około 9% w skali roku. Kredytobiorca pozostaje właścicielem środka trwałego i dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Kosztem uzyskania przychodu dla niego jest jedynie część odsetkowa raty kredytowej, musi również zapłacić w całości VAT przy pierwszej racie kredytowej.
Leasing a kredyt bankowy - co wybrać w czasie kryzysu
Przy zakupie na kredyt, podpisywana jest umowa na zakup wyposażenia ze sprzedawcą mebli oraz druga z bankiem dotycząca kredytu. W przypadku leasingu podpisuje się umowę z konsorcjum, której uczestnikami są co najmniej leasingodawca i producent mebli. Daje to dodatkową korzyść dla kupującego - gwarancję jakości produktu i serwisu. Dlaczego? Przy wykorzystaniu leasingu operacyjnego całość umeblowania stanowi przedmiot leasingu. W związku z tym brak możliwości użytkowania wyposażenia choćby w części oznacza możliwość wstrzymania płatności rat leasingowych. Na taką sytuację nie może sobie pozwolić podmiot finansujący (leasingodawca), dlatego żeby zminimalizować ryzyko dokładnie analizuje firmę oferującą wyposażenie. Daje to kupującemu gwarancję, że sprzedawca wyposażenia meblowego jest wiarygodny, zapewnia wysoką jakość produktów oraz szybką reakcję serwisu w przypadku reklamacji.
Niewielkie różnice
Nowoczesne formy finansowania pozwalają na realizację inwestycji, które w przypadku finansowania za gotówkę byłyby niemożliwe do przeprowadzenia dla wielu firm. Umożliwiają również zakup produktów o lepszych parametrach jakościowych, ponieważ rozłożenie wydatków w długim horyzoncie czasu sprawia, że zwiększenie całkowitej wartości zakupu przekłada się na niewielki wzrost raty miesięcznej. Jak przełożyć to na strukturę kosztową dla pracowników? Wartość typowego stanowiska pracy w Polsce to około 2.500 zł, czyli ok. 42 zł miesięcznie po stronie kosztów. Wydając miesięcznie jedynie 10 zł więcej na stanowisko pracy, można kupić wyposażenie spełniające wyższe wymogi jakościowe i ergonomiczne oraz dające dużo większy komfort i wygodę użytkowania. W miesięcznej racie leasingowej będzie to wzrost o ok. 500 zł.
Efektywność pracowników
Przy konkretnych wartościach łatwo zauważyć, że każda inwestycja w tym zakup mebli biurowych się zwraca. Dodatkowy wydatek 10 zł miesięcznie na jedno stanowisko pracy przyniesie korzyści związane z zaangażowaniem, kreatywnością pracownika. Do tego można również dodać mniejsze zmęczenie, wyższą sprawność psychofizyczną a co za tym idzie, efektywność.
Badania (2002, IRSA, the Association of Quality Clubs) przeprowadzone wśród firm działających na rynku amerykańskim pokazały, że zwrot z zainwestowania 1$ w podniesienie komfortu pracy wynosi 6,15$ dla firmy Coors, 5,78 dla Kennecolt, 3,9$ dla General Mills, 3,15$ dla Motoroli, czy 3,00$ dla Pepsi Co. Ten przykład pokazuje, że korzyści są nieporównywalnie wyższe od nakładów na wyposażenie meblowe. Bardziej opłaca się zainwestować w lepsze stanowisko pracy niż płacić za koszty absencji chorobowych lub efekt presenteeismu w pracy, czyli nieefektywną obecność w pracy spowodowaną złym samopoczuciem.
Dagmara Szwaj