Zasady reprezentacji powinien każdorazowo określać dokument statutowy (umowa lub statut) spółki kapitałowej, a ich indywidualizację wskazującą imiennie osoby uprawnione zawsze możemy znaleźć w rejestrze przedsiębiorców KRS, także w ujęciu historycznym, tj. z uwzględnieniem wszelkich zmian w tym zakresie. Podstawowym aktem staranności jest uzyskanie odpisu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Czy są jakieś ograniczenia w zaciąganiu zobowiązań przez osobę reprezentującą spółkę?
Rozstrzygające znaczenie ma dokument statutowy oraz aktualny stan wpisów w rejestrze przedsiębiorców. Choć pewne ograniczenia mogą wynikać także z innych źródeł (regulaminy wewnętrzne), to ewentualne naruszenie tych ograniczeń wywołuje jedynie skutki wewnętrzne, tj. w relacji reprezentant - reprezentowana spółka. Kontrahent spółki co do zasady nie ponosi tu żadnych konsekwencji naruszenia tego typu ograniczenia.
Czy podobne zasady obowiązują, gdy stroną umowy będzie spółka osobowa lub spółdzielnia?
W przypadku spółek osobowych rozstrzygające znaczenie mają umowa spółki (statut w spółce komandytowo-akcyjnej) i aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców, które określają zasady reprezentacji tych podmiotów i ewentualne jej ograniczenia. Co do zasady każdy ze wspólników spółki osobowej jest uprawniony do reprezentowania spółki. Podstawa wyłączeń różni się nieznacznie w poszczególnych spółkach osobowych. Dokonując uogólnienia, można powiedzieć, że pozbawienie któregokolwiek wspólnika prawa do reprezentowania spółki może wynikać obok ustawy (pozbawieni prawa reprezentacji są np. komandytariusz w spółce komandytowej i akcjonariusz w spółce komandytowo-akcyjnej) także z umowy spółki lub prawomocnego orzeczenia sądu.
Zasady reprezentacji w spółdzielni przypominają bardziej spółkę kapitałową niż osobową z wieloosobowym zarządem na czele. Zasady reprezentacji określa statut spółdzielni, podobnie jak w spółce kapitałowej - umowa spółki (statut). Gdy statut spółdzielni nie stanowi inaczej, podobnie jak w spółce kapitałowej reprezentacja jest łączna - dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu do pary z pełnomocnikiem. W przypadku spółki kapitałowej - w braku szczególnych postanowień spółkę reprezentują dwaj członkowie zarządu lub jeden członek zarządu do pary z prokurentem. Różnica pomiędzy spółkami kapitałowymi a spółdzielnią w odniesieniu do reprezentacji materializuje się więc w tym, że spółdzielnie reprezentować mogą również pełnomocnicy działający z członkiem zarządu. Ponadto w spółdzielniach o zarządzie jednoosobowym oświadczenia woli mogą składać dwaj pełnomocnicy.
W jakich przypadkach powinniśmy zbadać kondycję finansową naszego kontrahenta i gdzie możemy znaleźć takie informacje?
Należy kierować się w tej mierze zdrowym rozsądkiem. W transakcjach ze stałymi partnerami biznesowymi nie ma potrzeby każdorazowego dopominania się o przedstawienie dowodów dobrej kondycji finansowej kontrahenta. Z drugiej strony nie ma nic zdrożnego czy niestosownego w pytaniu o sytuację finansową partnera, z którym pierwszy raz zasiadamy do stołu rokowań. Należy także przestrzec przed utożsamianiem kapitału zakładowego podmiotu z jego sytuacją finansową. Jedno ma z drugim niewiele wspólnego. Większe znaczenie ma rzeczywisty majątek spółki, wysokość należności do ściągnięcia czy nieuregulowanych zobowiązań. To są mierniki finansowej pozycji uczestników obrotu. W dużych transakcjach handlowych normalną praktyką jest audyt finansowy kontrahenta, który pokazuje jego sytuację finansową. Przy mniejszych transakcjach warto zapoznać się z aktualnym bilansem kontrahenta, jak również, w szczególnych wypadkach, poprosić o sprawdzenie kontrahenta przez biura analityczne.
Czy mamy prawo żądać z ZUS lub urzędu skarbowego zaświadczenia o terminowym płaceniu podatków/składek przez kontrahenta?
Zawsze można zapytać kontrahenta o ogólną informacje o niezaleganiu w podatkach lub składkach na ubezpieczenie społeczne. Inicjatywa uzyskania takiego zaświadczenia leży jednak wyłącznie w rękach podmiotu, którego ewentualne zaległości dotyczą. Urząd skarbowy i ZUS nie wydadzą takich zaświadczeń każdemu zainteresowanemu. Można jednak na podstawie pełnomocnictwa od kontrahenta wystąpić do powyższych organów o wydanie stosownych zaświadczeń w trybie przepisów ordynacji podatkowej. Zaświadczenia te będą miały dodatkowy walor uwalniający kontrahenta od odpowiedzialności za zobowiązania publicznoprawne, np.: w przypadku nabycia zorganizowanych składników mienia kontrahenta, takich jak np. nieruchomość komercyjna czy przedsiębiorstwo.
Na jakie klauzule należy zwrócić szczególną uwagę, zawierając umowę?
Możemy tu mówić o pięciu głównych grupach. Pierwsza dotyczy szeroko rozumianego przejścia własności, jego chwili i skutków, co wiąże się ściśle z zasadami wykonywania poszczególnych uprawnień, np. korzystania i używania przedmiotu umowy. Druga dotyka kwestii ryzyka i kosztów jego minimalizacji, np. ubezpieczenia od ryzyka utraty lub pogorszenia rzeczy w transporcie. Niezwykle istotną część umowy stanowią płatności, w tym głównie terminy ich dokonywania, kwestie zaliczek, opłat pobocznych czy płatności w okresie gwarancyjnym. Ważny jest także ich charakter, czy płatności dokonuje bezpośrednio nasz kontrahent, czy korzysta z pośrednictwa instytucji bankowych, a jeżeli tak, to czy i jakie zabezpieczenia zostały ustanowione. Czwartą grupę postanowień umownych tworzą reguły odpowiedzialności kontraktowej w dwóch głównych płaszczyznach: nieterminowości, z czym wiążą się najczęściej odsetki, kary umowne lub odszkodowania i gwarancyjnej dotyczącej jakości przedmiotu umowy, reguł odpowiedzialności za wady towaru i naprawę rzeczy w razie jej uszkodzenia. Piąta obejmuje język umowy, arbitraż, wybór prawa właściwego, a także postanowienia o zachowaniu poufności.
W trakcie trwania umowy może dojść do pogorszenia sytuacji finansowej naszego kontrahenta, a w konsekwencji do jego niewypłacalności. Jak należy zabezpieczyć się w umowie, by móc w przyszłości skutecznie przeprowadzić windykację?
Nie ulega wątpliwości, że zawsze możemy mieć do czynienia z pogorszeniem sytuacji finansowej czy wręcz niewypłacalnością kontrahenta. Z pomocą przychodzą tu jednak liczne sposoby zabezpieczenia wierzytelności. Szczególnie korzystnie jawią się tu zabezpieczenia rzeczowe obciążające ruchomości i nieruchomości. Należy mieć na uwadze ewentualną konkurencję roszczeń z innymi podmiotami, które dokonały zabezpieczenia swoich roszczeń na poszczególnych składnikach majątku przed nami i którym w efekcie przysługuje pierwszeństwo zaspokojenia, w tym również roszczenia publicznoprawne. Warto również uzyskać od kontrahenta oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, co przyspieszy przyszłą egzekucję, z wyłączeniem konieczności prowadzenia procesu sądowego.
Jakie są najskuteczniejsze sposoby zabezpieczeń wierzytelności? Czy forma zabezpieczeń zależy od przedmiotu umowy?
Przedmiot umowy po części determinuje sposób zabezpieczenia roszczeń. W stosunkach kredytowych zdecydowanie najbardziej skuteczne są zabezpieczenia rzeczowe, obciążające nieruchomości i rzeczy ruchome, w tym w szczególności zastaw rejestrowy na rzeczach ruchomych, który stosunkowo łatwo utworzyć i który określa sposób zaspokojenia. Ostatnia nowelizacja ustawy o zastawie rejestrowym poszerzyła katalog podmiotów, które mogą ustanowić zastaw rejestrowy. W transakcjach handlowych częściej spotyka się zabezpieczenia osobowe, które dodatkowo są tanie w ustanowieniu (np. weksle, poręczenia).
Jaka odpowiedzialność cywilnoprawna grozi za nienależyte wykonanie umowy?
Wszystko zależy od tego, z jakim nienależytym wykonaniem mamy do czynienia. Nieterminowe płatności rodzą obowiązek zapłaty odsetek, w przypadku zobowiązań niepieniężnych, wynikających z umowy, będziemy mieli często do czynienia z karami umownymi lub innymi formami umownego odszkodowania. Ogólną zasadą jest istnienie odpowiedzialności cywilnej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań. Oprócz tego oczywiście ważną kwestią jest reputacja partnerów handlowych, którą w prosty sposób można stracić, nie wywiązując się z zawartych umów.
Czym różni się wypowiedzenie umowy od odstąpienia od umowy i jakie łączą się z tym konsekwencje?
Różnicy należy upatrywać w konstrukcji i konsekwencjach prawnych. Generalizując, odstąpienie od umowy pociąga za sobą znacznie dalej idące skutki. Wypowiedzenie kończy jedynie między stronami stosunek prawny - od chwili wypowiedzenia strony nie są już nim związane. Odstąpienie natomiast niweczy cały stosunek prawny już od chwili jego powstania. Z chwilą odstąpienia umowę uważa się bowiem za niezawartą. W razie odstąpienia od umowy przyjmuje się, że strony nigdy nie były nią związane, w konsekwencji to, co sobie świadczyły, podlega zwrotowi, a w przypadku niemożności zwrotu następują między stronami odpowiednie rozliczenia. Natomiast w przypadku wypowiedzenia umowy wszelkie dokonane między stronami czynności w ramach jej realizacji uważa się za skuteczne, zaś umowa w chwili upływu okresu wypowiedzenia przestaje obowiązywać.
Krzysztof Wiater, radca prawny, doktor nauk ekonomicznych, specjalizuje się w prawie korporacyjnym, międzynarodowej wymianie handlowej, transakcjach fuzji i przejęć oraz projektach typu greenfield/brownfield
Rozmawiała TERESA SIUDEM
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).
• Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).
• Ustawa z 16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (t.j. Dz.U. z 2003, nr 188, poz. 1848 ze zm.).