Statystyki pokazują, że ostatnio spośród odbiorców biznesowych najwięcej przez Internet kupują duże przedsiębiorstwa.
Jak wynika z analiz przeprowadzonych przez Główny Urząd Statystyczny, 17 proc. polskich firm dokonuje zamówień on-line. Występuje przy tym pewna, logiczna zresztą, prawidłowość - większe firmy zamawiają więcej.
Co trzecie duże przedsiębiorstwo kupuje przez Internet. Jednak tylko 5 procent z nich korzysta z płatności on-line, reszta preferuje tradycyjne metody regulowania należności, wykorzystując w tym celu przeważnie przelewy bankowe.
Jednak również wśród firm małych i średnich kupowanie przez Internet zyskuje ostatnio na popularności.
Za i przeciw
Podstawowe korzyści wynikające z dokonywania zakupów w sklepach internetowych oraz na internetowych stronach producentów i dystrybutorów to:
- dostęp do bardzo dużej ilości produktów w jednym miejscu,
- szczegółowe dane produktów, opisy i zdjęcia,
- możliwość szybkiego i łatwego wyszukiwania i porównywania,- niskie ceny produktów wynikające z dużej konkurencji i relatywnie niskich kosztów sprzedaży,
- brak konieczności osobistego odwiedzania wielu sklepów w celu porównania ofert,
- brak konieczności osobistego transportowania zakupionego towaru do firmy.
Zakupy internetowe są więc idealnym rozwiązaniem dla pracowników odpowiedzialnych za zaopatrzenie firm, nie trzeba bowiem po każdy drobiazg udawać się do sklepu, tracąc przy tym czas, potrzebne materiały i urządzenia kupuje się zza biurka. Odpada również problem transportu - zakupy docierają do firmy same.
Niestety nie ma rozwiązań doskonałych, w związku z tym zakupy przez Internet mają również swoje wady:
- brak możliwości sprawdzenia, wypróbowania czy szczegółowego zapoznania się z produktem - kupując za pośrednictwem Internetu można jedynie przeczytać opis i specyfikację, obejrzeć zdjęcia oraz niekiedy zapoznać się z opiniami innych użytkowników,
- brak możliwości otrzymania produktu natychmiast po zakupie,
- niebezpieczeństwo, że nie otrzymamy produktu, za który zapłaciliśmy lub otrzymamy inny produkt niż zamówiony,
- konieczność poniesienia kosztów przesyłki,
- możliwość uszkodzenia produktu w czasie transportu.
Liczy się strategia
Aby efektywnie zarządzać zaopatrzeniem w firmie konieczne jest wypracowanie odpowiedniej strategii zakupów.
Skuteczne strategie zakupowe przekładają się na wymierne korzyści finansowe. Firmy zagraniczne, które już od jakiegoś czasu wykorzystują strategie zakupowe, notują oszczędności na poziomie co najmniej kilku-kilkunastu procent rocznie.
Budowanie strategii zakupów rozpoczyna się od zdefiniowania celów krótko- oraz długookresowych. Następnie należy usprawnić procesy związane z realizacją zakupów.
Czy strategia nam odpowiada, dowiemy się analizując następujące aspekty:
- wartość oszczędności
- procent redukcji cen
- procent redukcji liczby dostawców
- ilość reklamacji
- średni czas przygotowania zamówienia
- średni czas dostawy towaru.
Wdrożenie dobrej strategii zakupowej w firmie ułatwi z pewnością skorzystanie z usług jednej z internetowych platform handlowych dla przedsiębiorstw.
Platformy takie istnieją w Polsce od czterech lat. Dwie najdłużej działające w kraju - MarketPlanet i Xtrade potwierdzają, że w ostatnim roku bardzo wzrosło zainteresowanie zakupami dla firm.
Elektroniczne platformy handlowe prowadzą usługi doradcze w zakresie kompleksowej optymalizacji procesów zakupowych.
Ich doradcy pomagają zainteresowanym firmom uzyskać:
- obiektywny obraz procesów zakupowych w firmie,
- wiedzę o dostępnych narzędziach optymalizujących wszystkie etapy procesu zakupowego,
- pomoc w opracowaniu nowej wizji i strategii zakupów,
- pomoc w zaprojektowaniu rozwiązań technologicznych wspierających nowy model działań,
- pomoc w przygotowaniu planu działań dotyczącego wdrożenia nowych rozwiązań.
Wspólnie wypracowane rozwiązania pozwalają zwiększyć efektywność zarządzania procesem zaopatrzenia, zapewnić przejrzystość prowadzonych działań, wzmocnić kontrolę nad zachodzącymi procesami, a w efekcie - co najważniejsze - uzyskać oszczędności finansowe.
Elektroniczne zaopatrzenie
Przedsiębiorstwa, które przekonały się, że mogą sporo zaoszczędzić kupując za pośrednictwem Internetu, zaczęły wprowadzać systemy elektronicznego zaopatrzenia, tzw. procurement. Za ich pośrednictwem dokonują już zakupów m.in. takie firmy, jak PZU, Telekomunikacja Polska, PGNiG, Sanitec Koło czy BGŻ.
Elektroniczny system zaopatrzenia, bazujący na katalogach elektronicznych, jest nowoczesnym narzędziem informatycznym wspierającym realizację dużych umów z dostawcami i wykonawcami. Największe korzyści przynosi on tam, gdzie warunki współpracy negocjowane są centralnie dla wielu jednostek terenowych, które niezależnie komunikują się z dostawcą. Sprawdza się on z powodzeniem również i w mniejszych firmach.
Nowoczesny eProcurement
eProcurement jest rozwiązaniem systemowym, umożliwiającym nową organizację procesu zaopatrzenia i efektywną współpracę między kupującym i jego dostawcami. Obejmuje cały proces zaopatrzenia - od zgłoszenia zapotrzebowania, po weryfikację płatności. Obieg dokumentów jest zautomatyzowany i odbywa się drogą elektroniczną.
- Wdrożenie systemu eProcurement realizowane w ramach projektu „Budowa efektywnej organizacji zakupowej w PZU S.A.” jest jednym z największych wdrożeń z tego zakresu w Europie Środkowo-Wschodniej. Wprowadzenie eProcurement zmieni nie tylko system realizacji zaopatrzenia firmy, ale również zarządzanie tym obszarem i przyniesie PZU wiele korzyści - stwierdza Ewa Grajek, Dyrektor Zarządzający ds. Zakupów i Nieruchomości PZU S.A.
Zastosowanie eProcurement, oprócz znaczących oszczędności finansowych, usprawnia proces weryfikacji faktur, proces budżetowania i planowania, i - jak już wspomnieliśmy wyżej - minimalizuje obieg papierowych dokumentów w firmie.
System generuje szereg korzyści procesowych, takich jak uproszczenie obiegu dokumentów, eliminację zbędnych magazynów, skrócenie czasu realizacji zapotrzebowania oraz oszczędności cenowe.
Jak podaje jedna z platform, korzyści finansowe płynące z wdrożenia systemu obsługi zaopatrzenia to oszczędności wynikające z redukcji kosztów operacyjnych oraz oszczędności wynikające ze zmniejszenia kosztów kupowanych towarów i usług.
Na redukcję kosztów operacyjnych wpływa:
- zmniejszenie pracochłonności czynności administracyjnych, związanych z ręcznym tworzeniem dokumentów,
- redukcja ilości popełnianych błędów,
- eliminacja papierowego obiegu dokumentów,
- zmniejszenie kosztów komunikacji z dostawcami.
Czynniki zmniejszające koszty nabywanych produktów i usług to m.in.:
- racjonalizacja i ograniczenie kupowanego asortymentu,
- eliminacja zakupów od przypadkowych, niesprawdzonych dostawców,
- wykorzystanie efektu skali podczas negocjacji z dostawcami.
Dzięki zastosowaniu elektronicznego systemu zaopatrzenia można osiągnąć efektywną kontrolę kosztów, monitoring wykorzystania limitów zakupów, przestrzeganie obowiązujących procedur, usprawnienie planowania zakupów, dostęp do historii transakcji, usprawnienie komunikacji wewnętrznej.
Małgorzata Szafarz
Portal Biurowy NoweBiuro.pl