Zdaniem ekspertów, jedna piąta kosztów funkcjonowania działu IT w firmie to koszty oprogramowania. Przeciętnie w ciągu roku oznacza to kwotę ok. 8 tys. zł na każdego użytkownika systemu. Ich zdaniem, ta suma może być mniejsza dzięki właściwemu zarządzaniu licencjami w firmie.
Jak poinformował na konferencji starszy konsultant w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte Mariusz Ustyjańczuk, szacuje się, że średni koszt nieużywanego oprogramowania w Wielkiej Brytanii to ok. 430 funtów na komputer rocznie, a w USA jest to kwota ok. 410 dolarów na komputer. "Jedna czwarta oprogramowania jest po prostu w ogóle niewykorzystywana" - zaznaczył. Dodał, że w Polsce jest porównywalnie.
Na całkowity koszt aplikacji składa się zarówno początkowa cena nabycia, obejmująca opłatę licencyjną i koszty administracyjne oraz późniejsze wydatki eksploatacyjne, w tym uaktualnienia, utrzymanie i wsparcie techniczne. Istotnym elementem są także koszty szkoleń dla pracowników. Eksperci Deloitte szacują, że wydatki te można skutecznie redukować dzięki odpowiedniemu zarządzaniu oprogramowaniem.
Eksperci Deloitte podkreślają, że problem zarządzania oprogramowaniem dotyczy praktycznie wszystkich sektorów gospodarki, ale szczególnie istotny jest dla branży energetycznej, firm dystrybucyjnych i handlowych, oraz dla tych branż, które tradycyjnie wydają dużo na rozwiązania IT, czyli sektora finansowego czy firm telekomunikacyjnych. Skala oszczędności, wynikających z wdrożenia odpowiedniego systemu zarządzania licencjami, będzie zależała przede wszystkim od liczby wykorzystywanych licencji, jakości programu zarządzania oraz treści umów podpisanych z producentem oprogramowania.
"Na polskim rynku nasilają się kontrole producentów oprogramowania. Stwierdzenie nieprawidłowości może wiązać się z wielomilionowymi karami. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w Polsce niezwykle rzadko zdarzają się przypadki świadomego łamania warunków licencjonowania. Najczęstszym powodem rozbieżności podczas audytów nie jest zła wola użytkownika, ale niezrozumienie warunków licencjonowania lub luki w inwentaryzacji" - uważa partner w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte Jakub Bojanowski.
Przedsiębiorcy - zdaniem Deloitte - nie powinni się jednak obawiać kontroli oprogramowania, tylko właściwie do nich przygotować. Przede wszystkim firmy powinny sprawdzić warunki umowy licencjonowania. Drugi krok to przeprowadzenie wewnętrznego audytu i określenie przyczyn kłopotów licencyjnych, zanim zrobi to dostawca.