• Pracodawcy chcą skrócić okresy przechowywania akt osobowych. Dlaczego?
- Ponieważ zdarzało się, że nie płacili składek ubezpieczeniowych za pracowników. Natomiast ZUS mógł dochodzić roszczeń z tego tytułu jedynie przez pięć lat, od 1 stycznia 2003 r. przez dziesięć lat. Automatycznie wydłużył się okres przechowywania przez pracodawców deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących opłaconych składek z pięciu do dziesięciu lat od dnia przekazania ich do ZUS.
• Dlaczego akta osobowe pracowników od dawna muszą być przechowywane przez 50 lat?
- Wynikało to m.in. z faktu, iż nieletni, podejmując naukę zawodu, której czas trwania liczył się do okresów zatrudnienia będących podstawą do naliczenia emerytury lub renty, miał po skończonej szkole podstawowej 15 lat, a osiągał wiek emerytalny po przekroczeniu 65 roku życia (mężczyzna). Od 1 stycznia 2003 r. ten 50-letni okres przechowywania akt osobowych został po prostu formalnie potwierdzony w zapisie ustawowym.
• Kto powinien ponosić koszty przechowywania akt osobowych?
- Dla pracodawcy, który płaci pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia oraz pochodne od wynagrodzenia, jest to dodatkowy podatek. Skoro dokumentacja ta jest potrzebna dla celów praktycznych ubezpieczonemu (i ewentualnie jego spadkobiercom) oraz ubezpieczycielowi (ZUS), a konieczność jej przechowywania wymusza system prawny państwa, to koszty tej czynności można rozłożyć inaczej.
• W jaki sposób powinna być traktowana dokumentacja płacowa?
- Obowiązujący sposób obliczania wysokości świadczeń emerytalno-rentowych w Polsce powoduje, że dla osób urodzonych do 31 grudnia 1968 r. konieczny jest 50-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Jednak zasady przechowywania dokumentacji płacowej należy rozpatrywać razem z okresem, w jakim ZUS może kontrolować płatników składek. Jeżeli założymy, że pozostanie utrzymany dziesięcioletni okres kontroli prawidłowości wpłacanych składek przez pracodawcę, to analogicznie, jak w przypadku akt osobowych można przyjąć, iż jest to wyłącznie sprawa między ZUS a ubezpieczonym.
• Dlaczego?
- Ubezpieczony jest informowany przez ZUS o stanie jego składek wniesionych przez pracodawcę. Jeżeli w ciągu dziesięciu lat nie zgłosi zastrzeżeń w tej sprawie, to znaczy, że podane kwoty akceptuje. Nie ma zatem potrzeby, aby dokumenty dla osób, których emeryturę nalicza się wyłącznie w nowy sposób (czyli bez kapitału początkowego), przechowywać przez 50 lat.
• Co zrobić z dokumentami osób, które będą przechodzić na emeryturę mieszaną?
- Wówczas przez kilkadziesiąt lat należałoby prowadzić dwa zbiory umownych list płac. Jeden, o 50-letnim okresie przechowywania, dla osób, których emeryturę lub rentę nalicza się łącznie z kapitałem początkowym, i drugi dla pozostałych osób. W tym drugim przypadku okres przechowywania dokumentacji płacowej mógłby być krótszy.
Notowała BOŻENA WIKTOROWSKA
• JAROSŁAW PORAZINSKI
od 2002 roku prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, profesor w Instytucie Historii i Archiwistyki UMK w Toruniu