Obowiązek przekształcenia spółki cywilnej w jawną wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych, jeśli osiągają one przychody, z którymi ustawa o rachunkowości wiąże obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (obecnie równowartość 800 tys. euro). Wspólnicy muszą zgłosić przekształcenie do sądu rejestrowego w ciągu trzech miesięcy od zakończenia drugiego kolejnego roku obrotowego, w którym spółka osiągnęła takie przychody. Zazwyczaj pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, zatem termin mija 31 marca.
Zmiana umowy
Z przekształceniem wiąże się każdorazowo obowiązek dostosowania umowy spółki cywilnej do wymogów dla spółki jawnej. Umowa spółki jawnej powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Dla spółki cywilnej jest zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych. Umowa spółki jawnej powinna zawierać:
1) firmę i siedzibę spółki,
2) określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość,
3) przedmiot działalności spółki,
4) czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Własna firma
Jako przedsiębiorca spółka jawna musi działać pod własną firmą. Firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko lub firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie spółka jawna. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu sp. j. Spółka cywilna, którą przedsiębiorcą nie jest, nie może mieć własnej firmy; mają ją wspólnicy (imię i nazwisko). Przedmiot działalności spółki powinien być przedstawiony zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności. Co istotne - w umowie spółki jawnej należy określić wkłady poszczególnych wspólników do spółki, co nie było niezbędne w umowie spółki cywilnej.
Aby przekształcenie było skuteczne, wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego. Spółka jawna powstaje bowiem dopiero z chwilą wpisu do rejestru. W spółce cywilnej wpisowi temu podlegają tylko wspólnicy jako odrębni przedsiębiorcy - art. 38 ust. 1 lit. g) ustawy o KRS. Zgłoszenia dokonują osoby uprawnione do reprezentacji spółki, którymi są co do zasady wspólnicy. Każdy wspólnik ma prawo i obowiązek zgłosić spółkę do rejestru (art. 26 par. 3 k.s.h.). Wniosek składa się na urzędowych formularzach, dostępnych na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości www.ms.gov.pl. Podstawę zgłoszenia stanowić będzie formularz główny oznaczony symbolem KRS - W1 (o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców). Służy on do dokonania pierwszego wpisu spółki jawnej do rejestru.
Nowa stara spółka
Z wpisem do rejestru przekształcana spółka cywilna staje się spółką jawną. Z tą chwilą dochodzi do sukcesji wszystkich praw i obowiązków, jakie przysługiwały wspólnikom w spółce cywilnej (w szczególności zezwolenia, koncesje oraz ulgi przyznane wspólnikom w spółce cywilnej, chyba że co innego wynika z przepisu ustawy albo z decyzji). Wspólnicy spółki cywilnej stają się wspólnikami spółki jawnej.
Opłata i ogłoszenie
Wniosek o wpis spółki jawnej do rejestru podlega opłacie sądowej w wysokości 750 zł. Wpis podlega ponadto obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłata za ogłoszenie wynosi 500 zł. Obie opłaty wnioskodawca uiszcza bez wezwania sądu. Powinien to uczynić przed złożeniem wniosku o rejestrację spółki, gdyż do przedmiotowego wniosku należy dołączyć potwierdzenie opłat.
Podstawa prawna
l Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2001 r. nr 17, poz. 209).
l Ustawa z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).
l Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z dnia 21 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania (Dz.U. nr 118, poz. 1247 ze zm.).
Piotr Trocha