Likwidatorzy spółki (zazwyczaj członkowie zarządu lub inne osoby powołane na podstawie uchwały wspólników lub umowy spółki) powinni podjąć stosowne działania likwidacyjne w celu zakończenia działalności i wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców.
Likwidatorem może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Likwidatorem nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone przepisami prawa, ani członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (o ile została ustanowiona w spółce). Likwidatorzy - przy wykonywaniu swoich obowiązków - powinni dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności.
W okresie likwidacji nie działa zarząd, a jego kompetencje przejmują likwidatorzy (z ograniczeniem wynikającym z charakteru czynności likwidacyjnych opisanych poniżej), natomiast pozostałe organy spółki, tj. zgromadzenie wspólników oraz rada nadzorcza lub komisja rewizyjna (o ile została ustanowiona w spółce) w dalszym ciągu funkcjonują i wobec nich stosuje się przepisy dotyczące organów spółki, z zastrzeżeniem, że ich rola zmienia się stosownie do celu likwidacji. Pomimo, że likwidatorzy upoważnieni są do prowadzenia likwidacji, to obowiązani są stosować się do uchwał wspólników.
W okresie likwidacji, nie można ustanawiać prokury, a prokura ustanowiona wygasa z dniem powzięcia uchwały o rozwiązaniu spółki.
W czasie likwidacji likwidatorzy powinni:
1) zgłosić do sądu rejestrowego: otwarcie likwidacji, nazwiska i imiona likwidatorów oraz ich adresy, sposób reprezentowania spółki przez likwidatorów, tj. złożyć m.in. protokół zgromadzenia wspólników zawierający uchwałę o rozwiązaniu spółki i ewentualnie uchwałę o powołaniu likwidatorów i określeniu sposobu reprezentacji, sporządzony w formie aktu notarialnego orazpoświadczone notarialnie wzory podpisów likwidatorów,
2) sporządzić bilans otwarcia likwidacji (ustalający stan majątkowo-finansowy spółki na dzień otwarcia likwidacji), w którym wszystkie składniki aktywów powinny być przyjęte według ich wartości zbywczej (tj. wartości, jaką można uzyskać z sprzedaży składników majątkowych przy uwzględnieniu stopnia ich zużycia i innych czynników),
3) przedłożyć zgromadzeniu wspólników spółki bilans otwarcia likwidacji do zatwierdzenia,
4) niezwłocznie ogłosić o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz w inny sposób przewidziany umową spółki, wzywając wierzycieli do zgłoszenia ich wierzytelności w terminie trzech miesięcy od dnia tego ogłoszenia,
5) otworzyć księgi rachunkowe na dzień rozpoczęcia likwidacji,
6) wstrzymać się z wypłatą wspólnikom zysków lub dokonywaniem podziału majątku spółki przed zaspokojeniem lub zabezpieczeniem wierzycieli,
7) prowadzić sprawy spółki (ale nie realizować przedmiotu działalności spółki) i ją reprezentować,
8) sporządzać i przedkładać zgromadzeniu wspólników sprawozdania ze swej działalności oraz sprawozdania finansowe spółki, gdy w czasie likwidacji następuje zakończenie roku obrotowego,
9) upłynnić / spieniężyć majątek spółki, z zastrzeżeniem, że zbycie nieruchomości spółki może nastąpić w drodze publicznej licytacji (stosowanej przy egzekucji z nieruchomości), a z wolnej ręki - jedynie na mocy uchwały wspólników i po cenie nie niższej od uchwalonej przez wspólników, chyba że wspólnicy nie określą ceny minimalnej,
10) zakończyć interesy bieżące spółki i powstrzymać się od wszczynania nowych interesów, chyba, że są potrzebne do ukończenia spraw w toku,
11) ściągnąć wierzytelności przysługujące spółce, zarówno wobec osób trzecich jak i wspólników,
12) wypełnić zobowiązania (w tym spłacić wierzytelności związane z prowadzoną działalnością, roszczenia pracownicze, itp.),
13) złożyć do depozytu sądowego kwoty wierzytelności potrzebne do zaspokojenia lub zabezpieczenia znanych spółce wierzycieli, którzy się nie zgłosili lub których wierzytelności nie są wymagalne albo są sporne,
14) sporządzić sprawozdanie finansowe - po zakończeniu likwidacji - na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli (sprawozdanie likwidacyjne stanowi ostateczne rozliczenie likwidacji) i przedłożyć go zgromadzeniu wspólników do zatwierdzenia,
15) ogłosić w siedzibie spółki sprawozdanie likwidacyjne,
16) podzielić pomiędzy wspólników pozostały majątek po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, przy czym nie może to nastąpić wcześniej niż przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli (w przeciwnym przypadku likwidatorzy mogą ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki lub niezaspokojonych wierzycieli); majątek pozostały dzieli się pomiędzy wspólników w stosunku do posiadanych przez nich udziałów w spółce, ale dopuszczalne jest ustalenie innych zasad podziału majątku w umowie spółki, w szczególności możliwy jest zwrot wkładów w naturze; wspólnicy, którzy otrzymali zgodnie z prawem i w dobrej wierze przypadającą na nich część majątku spółki, nie są obowiązani do jej zwrotu w celu pokrycia należności wierzycieli spółki, którzy nie zgłosili swoich roszczeń we właściwym terminie lub nie byli spółce znani,
17) złożyć sprawozdanie likwidacyjne do sądu rejestrowego z wnioskiem o wykreślenie spółki z rejestru,
18) oddać na przechowanie księgi i dokumenty rozwiązanej spółki osobie lub podmiotowi wskazanemu w umowie spółki lub w uchwale wspólników (w przeciwnym przypadku przechowawcę wyznaczy sąd rejestrowy),
19) zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowegoo rozwiązaniu spółki, przekazując sprawozdanie likwidacyjne oraz składając formularze NIP-2 oraz VAT-Z,
20) zawiadomić o rozwiązaniu spółki urząd statystyczny (składając formularz RG-2) i właściwy oddział ZUS (składając formularz ZWPA),
21) zamknąć rachunki bankowe spółki.
Likwidatorzy spółki ponoszą, tak jak członkowie zarządu, odpowiedzialność odszkodowawczą (wobec spółki oraz wobec osób trzecich na podstawieart. 293 i art. 299 Kodeksu spółek handlowych oraz art. 21ust. 3 ustawy - prawa upadłościowego i naprawczego) i karną (przewidzianą w art. 586-589 i art. 594 Kodeksu spółek handlowych).
W razie gdy w trakcie likwidacji zaistnieją podstawy do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości, likwidatorzy powinni wywiązać się także z tego obowiązku.
Koniec bytu prawnego spółki w likwidacji następuje z chwilą uprawomocnienia się postanowienia zarządzającego wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Jednakże, zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2007r. III CZP 143/06, „jeżeli po wykreśleniu z rejestru spółki z ograniczoną odpowiedzialnością okaże się, że pozostała po niej część majątku nieobjęta likwidacją, dopuszczalne jest ustanowienie likwidatora w celu dokończenia likwidacji”.
Jeżeli spółka posiada niespłacone zobowiązania po zakończeniu procesu likwidacji to wykreślanie jej z Krajowego Rejestru Sądowego jest dopuszczalne, co wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, tym bardziej, że wykreślenie zadłużonej spółki z rejestru przedsiębiorców może być niemożliwe w oparciu o przepisy Prawa upadłościowego i naprawczego. Art. 13 ust. 1 ww. ustawy przewiduje bowiem obligatoryjne oddalenie wniosku o ogłoszenie upadłości, jeśli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania.
Wykreślenie z rejestru zadłużonej spółki nie narusza bezpośrednio interesów jej wierzycieli, którzy posiadają instrumenty prawne zmierzające do ochrony ich interesów. Trzeba jednak pamiętać, że fakt spełnienia przesłanki do wykreślania spółki z Krajowego Rejestru Sądowego pomimo niespłaconych zobowiązań ma charakter oceny, a sama ocena dokonywana jest przez sąd rejestrowy.
Jolanta Okoniecka
radca prawny w kancelarii prawnej Chajec, Don-Siemion & Żyto w Warszawie