Obowiązek dostosowania umowy w praktyce sprowadzi się do sporządzenia stosownego aneksu do umowy spółki cywilnej, w którym znajdą się postanowienia ważne dla funkcjonowania spółki jawnej. Teza taka wynika nie tylko z brzmienia art. 26 par. k.s.h., ale została także wyrażona w uchwale SN z 12 marca 2003 r. (sygn. akt III CZP 96/2002). W powołanej uchwale wyraźnie stwierdzono, że: do wniosku o rejestrację spółki jawnej w trybie art. 26 par. 4 k.s.h. należy dołączyć umowę spółki cywilnej ze zmianami dostosowującymi jej treść do wymagań przewidzianych dla spółki jawnej. Aneks wraz z dotychczasową umową spółki powinien być załączony do zgłoszenia i przewidywać, że wchodzi w życie z dniem rejestracji spółki. Ten ostatni wymóg jest o tyle istotny, że przekształcenie następuje dopiero z chwilą wpisu. Warto też podkreślić w treści aneksu, że celem zmian nie jest rozwiązanie spółki cywilnej, a tylko jej przekształcenie. W grę wchodzić może również odpowiednie przeredagowanie starych postanowień bez konieczności aneksowania umowy.
Firma, siedziba i wkłady do spółki
Wspólnicy spółki cywilnej muszą przede wszystkim nadać spółce jawnej firmę. Firma jest oznaczeniem, pod którym prowadzona jest działalność przedsiębiorcy. Spółka cywilna nie posiada firmy w sensie prawnym, jej wspólnicy, będący przedsiębiorcami, działają pod swoimi imionami i nazwiskami. Zgodnie z art. 25 k.s.h. ten element (firma) powinien być bezwzględnie określony w umowie. Dlatego, obierając firmę dla przekształcanej spółki, trzeba mieć na względzie regulację art. 24 k.s.h. Stanowi ona, że firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie: spółka jawna. W obrocie dopuszczalne jest również używanie skrótu sp. j. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Nie może też wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności i źródeł zaopatrzenia.
Następnie należy określić wkłady. W tym punkcie umowy trzeba określić, kto wnosi wkłady i w jakiej wysokości; jeśli są to wkłady niepieniężne (budynki, prawa, świadczenie usług itp.), to także należy je dokładnie oznaczyć. W przeważającej mierze będą to przedmioty współwłasności łącznej wspólników cywilnych. Zgodnie z art. 48 par. 2 k.s.h. wkład wspólnika do spółki jawnej może polegać na obciążeniu własności rzeczy lub innych praw, a także dokonaniu innych świadczeń na rzecz spółki. Wkłady do spółki mogą być pieniężne i niepieniężne. W tym ostatnim przypadku mogą to być ruchomości i nieruchomości, a także usługi, praca i używanie praw niezbywalne. Różni to istotnie zdolność wkładową do spółki jawnej i do spółek kapitałowych. Wśród wkładów można wyróżnić ponadto wkłady wnoszone na własność i wkłady oddane do korzystania. To, że umowa spółki jawnej powinna określać wkłady wnoszone przez każdego wspólnika oraz ich wartość, nie oznacza, że wkłady do przekształcanej spółki powinny być ponownie wniesione. Artykuł 26 par. 5 k.s.h. przyjmuje zasadę sukcesji uniwersalnej spółki jawnej odnośnie do majątku wspólnego wspólników przekształconej spółki. Ustawodawca pozostawił wyłącznej decyzji wspólników wysokość i przedmiot wnoszonych wkładów, wystarczy, aby wspólnicy spółki cywilnej, którzy nie wnieśli do niej wkładu, zobowiązali się w ramach dostosowania przekształconej spółki do wniesienia symbolicznych nawet wkładów i w ten sposób uczynili zadość obowiązkowi wynikającemu z art. 28 k.s.h.
Przedmiot działalności i czas trwania spółki
Przedmiot działalności spółki powinien być zgodny z celem spółki jawnej. Cel ten powinien być wspólny dla wszystkich wspólników i wiązać się z wniesieniem do spółki wkładów (ewentualnie dodatkowo współdziałaniem w inny sposób) i prowadzeniem przedsiębiorstwa. W tym miejscu wystarczy pozostawienie starych postanowień umowy spółki, chyba że wspólnicy zmienią postanowienia umowy i rozszerzą bądź zawężą spektrum rynkowej działalności spółki. Przedmiot działalności spółki należy określić według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), który zostanie zamieszczony w dziale trzecim rejestru przedsiębiorców zgodnie z art. 40 ustawy o KRS. Sąd bada merytoryczną zgodność przedmiotu działalności zawartego w umowie lub statucie z przedmiotem działalności zgłoszonym we wniosku o wpis.
Strony mają pełną swobodę w określaniu czasu trwania spółki jawnej. Może być on oznaczony lub nieoznaczony, może też uzależniać ustanie bytu spółki od osiągnięcia określonego poziomu zysku bądź też od ziszczenia się określonego zdarzenia (warunku). Zazwyczaj jednak spółka planowana jest bardziej długofalowo i nie uzależnia swego istnienia od niepewnych i przyszłych zdarzeń. Jeżeli umowa spółki jest zawarta na czas oznaczony, to nadejście tego terminu jest przyczyną rozwiązania spółki (art. 58 pkt 1 k.s.h.). Nie ma jednak przeszkód, aby w toku postępowania likwidacyjnego podjąć uchwałę o przedłużeniu umowy, także na czas nieoznaczony. W przypadku gdy umowa jest zawarta na czas nieoznaczony, skrócenie czasu jej trwania wymaga zmiany umowy. Jak stanowi art. 61 par. 1 i 2 k.s.h., jeżeli spółkę zawarto na czas nieoznaczony, wspólnik może wypowiedzieć umowę na sześć miesięcy przed końcem roku obrotowego. Spółkę zawartą na czas życia wspólnika uważa się za zawartą na czas nieoznaczony.
Zgłoszenie przekształcenia do sądu
Kolejnym krokiem wspólników jest zgłoszenie przekształcenia do sądu rejestrowego. Termin zgłoszenia do KRS spółki cywilnej podlegającej obowiązkowemu przekształceniu wynosi trzy miesiące od zakończenia drugiego roku obrotowego. Jest to zdecydowane wydłużenie terminu w porównaniu z art. 22 ustawy o KRS. Z treści tego przepisu wynika, że każdy wspólnik spółki jawnej ma obowiązek dokonania jej zgłoszenia do KRS w terminie siedmiu dni od zawarcia umowy. Wydłużenie tego terminu przy przekształceniu spółki cywilnej jest zasadne - dzięki temu wspólnicy mają czas na przygotowanie zgłoszenia. Ponadto po zakończeniu drugiego roku obrotowego istnienia w większych rozmiarach mogą jednoznacznie po podsumowaniu przychodów stwierdzić, czy niewątpliwie zaszła przesłanka obowiązkowego przekształcenia. Do zgłoszenia należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki. Na koniec pozostaje obowiązek poinformowania o przekształceniu urzędu skarbowego, ZUS i urzędu statystycznego, co należy uczynić przez złożenie odpowiednich formularzy. Kompletując te dokumenty, najlepiej na bieżąco kontaktować się z własnym urzędem. W przypadku powiadamiania urzędu skarbowego przede wszystkim należy przygotować NIP-2, wypis z KRS, zaświadczenie o numerze REGON, umowę spółki. Dla potrzeb poinformowania ZUS konieczny będzie formularz ZUS ZIPA, a urzędu statystycznego - druk RG-1. W sądzie trzeba też uiścić stosowne opłaty - jak stanowi art. 52 ust. 2 u.k.s.c. zarejestrowanie spółki jawnej kosztuje 750 zł. Wniosek o wpis składa się na urzędowym formularzu. Formularze dostępne są w siedzibach oddziałów Centralnej Informacji KRS lub na stronie internetowej www.ms.gov.pl. Można również posłużyć się formularzami stanowiącymi wydruki komputerowe lub będącymi kserokopiami formularzy urzędowych. Ważne jest, by uważnie przeczytać instrukcję wypełniania. W szczególności należy zakreślić wszystkie niewypełnione miejsca.
FORMULARZE ZGŁOSZENIOWE
• KRS-W1 - wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa.
• KRS-WH - załącznik do wniosku o rejestrację, w którym znajdują się informacje dotyczące sposobu powstania podmiotu.
• KRS -WB - załącznik do wniosku o rejestrację, w którym wpisujemy dane wspólników.
• KRS-WK - załącznik do wniosku o rejestrację, w którym zawiera się informacje na temat reprezentacji spółki.
• KRS-WM - załącznik do wniosku o rejestrację, opisujący przedmiot działalności.
WAŻNE
ZALETY NOWEJ UMOWY
Choć nie ma takiego obowiązku, warto zawrzeć nową umowę spółki jawnej. W ten sposób wspólnicy łatwiej wykorzystają wynikające z przepisów możliwości ukształtowania wzajemnych relacji (np. mogą ustalić warunki zbycia udziału w spółce jawnej).
PRZYKŁAD
FIRMA SPÓŁKI
Spółka cywilna Veritas s.c. na skutek konieczności przekształcenia obrała firmę Veritas Jan Dąbrowski, Adam Potocki spółka jawna. Jeśli jednym ze wspólników jawnych byłaby spółka z o.o., to firma mogłaby brzmieć: Veritas Jan Dąbrowski, Iustitia spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka jawna.
WAŻNE
OPIS DZIAŁALNOŚCI
Słowny opis przedmiotu działalności wskazany we wniosku (również w umowie spółki) nie musi pokrywać się z opisem przedmiotu działalności ujętym w PKD.
ADAM MALINOWSKI
radca prawny
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 26 par. 4 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).
• Art. 52 ust. 2 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz.U. nr 167, poz. 1398 ze zm.).
• Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.).