Jedną z istotniejszych kwestii, będącą przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oraz udzielenie członkom organów spółki absolutorium bezwzględnie zawsze muszą znaleźć się w porządku obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Zgodnie z treścią art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694), sprawozdanie finansowe obejmuje bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz informację dodatkową.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek co roku złożyć we właściwym sądzie rejestrowym pełne sprawozdanie finansowe za miniony rok obrotowy.
Tak więc zwyczajne zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za mijający rok obrotowy winno odbyć się przed upływem sześciu miesięcy od zakończenia tego roku. Następnie zaś, po podjęciu w tym przedmiocie uchwały, należy dokonać odpowiedniego zgłoszenia we właściwym sądzie rejestrowym. Zgodnie z treścią art. 22 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2001 r. nr 17, poz. 209) wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Gdy sąd rejestrowy poweźmie wiadomość, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, wzywa podmiot zobowiązany do ich złożenia. Jak stanowi art. 24 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, sąd wyznacza wówczas dodatkowy siedmiodniowy termin, którego uchybienie spowoduje zastosowanie grzywny przewidzianej w przepisach kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Grzywna może być ponawiana, zaś w skrajnych przypadkach może dojść nawet do rozwiązania i likwidacji spółki.
Nie można zapominać, że w art. 18 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewidziana została odpowiedzialność podmiotu wpisanego do rejestru za szkodę wyrządzoną niezgłoszeniem danych podlegających obowiązkowi wpisu do rejestru w ustawowym terminie. Od odpowiedzialności zwolnić może jedynie okoliczność, że szkoda nastąpiła na skutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej.
JAROSŁAW CHAŁAS
radca prawny, partner zarządzający, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy