Prokurent może pełnić swoją funkcję w wyniku powołania na to stanowisko uchwałą zarządu (art. 208 § 6 k.s.h., z zastrzeżeniem odrębnych regulacji zawartych w umowie spółki) bez zawierania odrębnej umowy ze spółką. Nie ma jednak, co do zasady, przeszkód dla zawarcia między spółką a prokurentem umowy o zatrudnienie.
Obowiązki prokurenta są w znacznym stopniu uregulowane przepisami kodeksu cywilnego (por. art. 1091 i nast. k.c.). Nie ma jednak przeszkód, aby prokurent w umowie ze spółką przyjął na siebie dodatkowe obowiązki (np. w zakresie prowadzenie księgowości spółki). Z drugiej strony w umowie o zatrudnienie prokurenta można także przewidzieć zastrzeżenia co do wykonywania przez niego uprawnień wynikających z udzielenia prokury (należy jednak pamiętać, że nie można w drodze umowy ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich). Pewne sprawy są ponadto wyłączone ustawowo z zakresu prokury. Do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (ustalenie w umowie o zatrudnienie, że prokurent może dokonywać tych czynności, będzie niewystarczające - dla ich dokonania konieczne jest bowiem odrębne pełnomocnictwo).
Wśród podstaw zatrudnienia prokurenta w spółce można rozważyć: umowę o pracę, umowę-zlecenie oraz umowę o dzieło. Umowa o dzieło różni się od umowy o pracę brakiem stosunku zależności pomiędzy stronami oraz koniecznością osiągnięcia oznaczonego rezultatu (w umowie o pracę, która jest umową starannego działania, rezultat nie może być elementem koniecznym). Również podstawowym kryterium odróżniającym umowę o dzieło od umowy-zlecenia jest kryterium rezultatu (umowa-zlecenie jest umową starannego działania). Ponadto elementem koniecznym umowy o dzieło jest ustalenie wynagrodzenia przysługującego przyjmującemu zamówienie (odpłatność nie jest elementem koniecznym stosunku zlecenia).
Doktryna prawa stoi na stanowisku, że przedmiotem umowy o dzieło są rezultaty materialne lub rezultaty niematerialne znajdujące jednak ucieleśnienie w rzeczy. Przedmiot, o który umawiają się zamawiający i przyjmujący zamówienie, musi być zatem ucieleśniony, choć niekoniecznie utrwalony materialnie. Przez ucieleśnienie rozumie się istnienie dzieła w postaci postrzegalnej, pozwalającej nie tylko odróżnić je od innych przedmiotów, ale także uchwycić istotę osiągniętego rezultatu. Z uwagi na powyższe, możliwość zaangażowania prokurenta do całokształtu czynności „spółkowych” na podstawie umowy o dzieło może wzbudzać wątpliwości. Natomiast można rozważyć zastosowanie umowy o dzieło w zakresie wybranych czynności (np. uporządkowanie stanu fizycznego i prawnego nieruchomości wchodzącej w skład majątku spółki oraz zbycie przedmiotowej nieruchomości).
Zgodnie z art. 15 § 1 k.s.h., zawarcie przez spółkę z o.o. umowy pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z prokurentem albo na jego rzecz wymaga zgody zgromadzenia wspólników. Przedmiotową zgodę powinien uzyskać organ, który w imieniu spółki będzie dokonywał czynności z prokurentem, a nie prokurent (w umowie z prokurentem spółkę reprezentuje zarząd).
Z przepisu art. 15 § 1 k.s.h. nie wynika, że znajduje on zastosowanie tylko do umów, w których spółka występuje w roli pożyczkodawcy albo poręczyciela. Zgoda zgromadzenia wspólników będzie konieczna także, gdy spółka jest pożyczkobiorcą albo gdy prokurent poręcza jej zobowiązanie. Zgoda zgromadzenia wspólników wymagana jest nie tylko na umowę pożyczki lub poręczenia, ale także na „inną podobną umowę”. Z tego względu każdorazowo przed zawarciem umowy z prokurentem należy rozpatrzyć, czy nie spełnia ona - z uwagi na charakter danej umowy i szczególnie korzystne ułożenie pozycji prokurenta - funkcji podobnej do „pożyczania” lub „poręczania”. Jeżeli tak, zarząd powinien uzyskać zgodę zgromadzenia wspólników na jej zawarcie. Artykuł 15 § 1 k.s.h. znajduje zastosowanie nie tylko przy zawarciu umowy bezpośrednio z prokurentem, ale także w odniesieniu do umowy „na jego rzecz”. Do takich przypadków można zaliczyć np. umowę zawieraną z podmiotem, w którym prokurent jest istotnie zaangażowany kapitałowo (np. posiada 90 proc. udziałów w tej innej spółce z o.o.). Zgody zgromadzenia wspólników będzie wymagała także umowa (np. pożyczki) zawarta z osobą trzecią, jeżeli na podstawie tej umowy ma nastąpić dalsze świadczenie na rzecz prokurenta.
Jeżeli nie uzyskano wymaganej ustawą zgody zgromadzenia wspólników na zawarcie umowy z prokurentem, to czynność prawna dokonana bez tej uchwały jest nieważna. Należy jednak pamiętać, że zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia woli przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia woli przez spółkę. Z tego względu, mimo zawarcia umowy z prokurentem bez stosownej zgody, zarząd będzie mógł uzupełnić ten brak przedstawiając już zawartą umowę do aprobaty zgromadzeniu wspólników w wyżej zakreślonym terminie.
Ponadto z treści art. 228 k.s.h. wynika, że następujące istotne czynności zarządu wymagają uchwały wspólników:
- nabycie i zbycie prawa własności lub prawa użytkowania wieczystego nieruchomości albo udziału w nieruchomości (jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej),
- zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego.
Z uwagi na powyższe, jeżeli stroną jednej z tych transakcji ze spółką będzie prokurent, to przed zawarciem z nim umowy zarząd powinien uzyskać zgodę wspólników.
Potrzeba uzyskania zgody zgromadzenia wspólników może wynikać także z postanowień umowy spółki. Umowa spółki może przykładowo przewidywać, że zawarcie określonej umowy (np. umowy sprzedaży o wartości przekraczającej 50 000 zł) wymaga uprzedniej zgody wyrażonej w uchwale zgromadzenia wspólników. Nie jest także wykluczone wprowadzenie zasady, że każda umowa z prokurentem (z wyjątkiem np. umowy o pracę) wymaga zgody wspólników.
Podstawa prawna:
- art. 15, 17 i 228 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.),
- art. 1091-1099 oraz art. 627 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.).
Maciej Bielecki
radca prawny