Wydaje się, że rola sekretarki podczas różnego rodzaju spotkań jest w dalszym ciągu marginalizowana. Wyraża się to choćby w tym, że podczas spotkań, osoba taka nie siedzi z resztą uczestników przy jednym stole – zazwyczaj przygotowywane jest dla niej miejsce gdzieś z boku. Jest to duży błąd. Oddzielne miejsce sprawia, że nie ma ona kontaktu wzrokowego z prowadzącym i tym samym nie może mu efektywnie pomagać. Wykwalifikowana sekretarka od razu dostrzeże dyskretne sygnały szefa i właściwie na nie zareaguje, np. gdy trzeba pomóc „ostudzić” dyskusję. Jeśli siedzi gdzieś z boku, ma dużo mniejsze szanse cokolwiek zauważyć.
To czy sekretarka/asystentka aktywnie uczestniczy w obradach najbardziej zależy od kultury organizacyjnej firmy i przyjętych w niej zwyczajów. Trzeba jednak podkreślić, że mimo bardzo ważnej roli, jaką odgrywa sekretarka podczas zebrania, ma ona dużo gorsze warunki do aktywnego uczestnictwa w spotkaniu, niż pozostali. Wiąże się to z jej podstawowym obowiązkiem jakim jest protokołowanie obrad, a także wspomaganie prowadzącego w płynnym przeprowadzeniu zebrania.
Niemniej jednak, udział sekretarki w dyskusji może do niej dużo wnieść. Pomijając kwestie związane z doświadczeniem życiowym, trzeba pamiętać, że to sekretarka jest osobą najbardziej zorientowaną w życiu firmy. Jest ona uczestnikiem wielu nieformalnych rozmów, to przez nią jest „załatwiana” większość spraw, dlatego często lepiej orientuje się w nastrojach pracowników, ich potrzebach. Wysłuchując ich może zasugerować pewne rozwiązania, czy zgłosić prośby podczas zebrania.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Trzeba jednak pamiętać, że udział w dyskusji nie należy do podstawowych obowiązków sekretarki. Niemniej jednak, warto udzielić jej głosu – jej spostrzeżenia bardzo często się przydają.
Karolina Zaborska