Od sprawnej pracy sekretarki zależy prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu, co ma bezpośredni wpływ na całą firmę. Zadaniem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firmą.
Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz z współpracującymi firmami i instytucjami. Sekretariat to miejsce, do którego napływają informacje z różnych źródeł, tj. z innych komórek organizacyjnych firmy lub innych instytucji, przesyłane:
• pocztą tradycyjną,
• pocztą elektroniczną,
• faksem lub przyniesione przez interesantów lub gości,
• przekazywane przez szefa i współpracowników.
Sekretarka wykonuje powierzone jej obowiązki w ramach uprawnień i odpowiedzialności na zajmowanym stanowisku pracy. Kluczowym obowiązkiem każdej sekretarki jest świadczenie pomocy administracyjnej oraz merytoryczne wsparcie przełożonego. Dobra współpraca szefa i sekretarki polega na efektywnej kooperacji, przynoszącej wymierne korzyści firmie.
Uprawnienia sekretariatu
Realizując swoje zadania w ramach zakresu czynności, sekretarka jest uprawniona do:
• otwierania korespondencji i kierowania do szefa lub bezpośrednio do merytorycznych komórek - zgodnie z ustaleniami lub dekretacją,
• zbieranie materiałów z komórek organizacyjnych i przedstawianie szefowi do podjęcia decyzji lub złożenia podpisu,
• kontrolowanie wykonania poleceń dyrektora i ich egzekwowanie,
• zarządzanie czasem i ochranianie czasu pracy szefa,
• przygotowywanie planów i materiałów do wystąpień na naradach.
Stosunek sekretarki do współpracowników szefa określają uprawnienia, jakie mieszczą się w zakresie jej obowiązków. Sekretarka:
• nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,
• nie może wydawać żadnych poleceń współpracownikom szefa,
• jest pośrednikiem, przekazuje współpracownikom polecenia szefa,
• przyjmuje informacje dla szefa od współpracowników,
• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne.
Zakres zadań sekretarki
Od sekretarki oczekuje się elastyczności, czyli umiejętności dostosowania się do metod pracy preferowanych przez szefa. Jednym z podstawowych zadań sekretarki jest czuwanie nad terminowym załatwianiem spraw, co ułatwia prowadzenie terminarza zajęć szefa. Sekretarka rejestruje w nim terminy narad, spotkań lub konferencji, w których szef powinien uczestniczyć.
Praca sekretarki wiąże się z podziałem zadań na obszary związane z : planowaniem terminów stałych spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, odpraw pracowników, spotkań z interesantami, organizowaniem posiedzeń zarządu, oficjalnych przyjęć i prezentacji związanych z działalnością firmy, przygotowaniem wyjazdu służbowego szefa, wykonywaniem, tworzeniem i przechowywaniem dokumentacji firmy, obsługą komputera i innych urządzeń technicznych, dbaniem o estetykę miejsca pracy.
Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:
• Do zadań asystenckich sekretariatu należą czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef. Są to takie czynności jak: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji dla szefa, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji.
• Do zadań recepcyjnych sekretariatu należy przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w sprawach ważniejszych interesanci są umawiani z szefem.
Więcej w miesięczniku Sekretariat - Zamów prenumeratę >>