Termin korekty
Płatnik składek, który popełnił błąd przy sporządzaniu deklaracji rozliczeniowych, powinien skorygować dokumenty rozliczeniowe w ciągu 7 dni od daty wykrycia błędu we własnym zakresie lub od daty otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Przy czym, jeżeli konieczność korekty dokumentów jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w decyzji, to płatnik ma obowiązek złożyć korektę w terminie 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji. Natomiast w sytuacji gdy nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych zostały stwierdzone przez kontrolę ZUS, to korektę trzeba złożyć nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Termin 30 kwietnia to termin dodatkowy, w którym trzeba sprawdzić, uzupełnić i skorygować dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS za ubiegły rok. Nie oznacza to jednak, że po 30 kwietnia, jeśli płatnik składek znajdzie nowy błąd w dokumentach rozliczeniowych lub otrzyma kolejne pismo z ZUS, nie będzie musiał dokonać korekty. Wówczas w ustawowym terminie 7 dni należy dokonać korekty błędnych dokumentów.
Należy pamiętać, że również ZUS może dokonywać na bieżąco korekty błędów w deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportach miesięcznych. Jeśli płatnik składek nie zgadza się z korektą sporządzoną przez ZUS, to w ciągu 14 dni od daty otrzymania zawiadomienia o skorygowanych raportach powinien złożyć właściwą, skorygowaną deklarację rozliczeniową wraz ze skorygowanymi raportami imiennymi do tej deklaracji.
Sposób korekty danych
Korekty najczęściej dotyczą:
• błędnie wykazanych podstaw wymiaru składek,
• błędnego wyliczenia składek należnych do przekazania do ZUS,
• błędnie wyliczonych i wypłacanych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego,
• błędnie wskazanych danych identyfikacyjnych i kodów tytułów do ubezpieczeń.
Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących powinien być oznaczony takim samym identyfikatorem (numer, miesiąc, rok). Płatnicy składek oznaczają dokumenty rozliczeniowe numerem identyfikatora od 01 do 39, gdzie numer 01 oznacza deklarację i raport miesięczny, a każdy kolejny numer oznacza kolejną korektę deklaracji i raportu za ten miesiąc.
W przypadku korygowania raportów imiennych ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA należy sporządzić jedynie raporty dla poszczególnych osób objętych korektą. Natomiast w deklaracji ZUS DRA każdorazowo należy wykazywać kwotę składek za wszystkich ubezpieczonych, należną do przekazania za dany miesiąc.
Jeśli korekta dotyczy jedynie składek wykazanych w deklaracji ZUS DRA (np. na Fundusz Pracy), to należy skorygować i przekazać jedynie samą deklarację. Warto zauważyć, że część firm, dokonując korekt raportów imiennych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA), przekazuje do ZUS jeszcze raz komplet dokumentów dla wszystkich ubezpieczonych, uznając takie rozwiązanie za łatwiejsze. Takie rozwiązanie nie jest zgodne z wytycznymi ZUS dotyczącymi korygowania dokumentów rozliczeniowych, jednak ZUS nie wzywa płatnika składek do ponownej korekty.
Jeśli z tytułu korekty powstała niedopłata, to płatnik składek ma obowiązek odprowadzić do ZUS odpowiednią kwotę wraz z należnymi odsetkami, które liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie.
Korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik składek nie sporządza, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, np. gdy raport został złożony za zleceniobiorcę, za którego składki są opłacane od podstawy wymiaru w wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wówczas raport należy skorygować, nawet jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł.
Forma przekazania korekty
Sposób przekazywania dokumentów korygujących zależy od liczby osób objętych ubezpieczeniami u danego płatnika składek. Płatnik składek sporządzający dokumenty rozliczeniowe dla więcej niż pięciu ubezpieczonych ma obowiązek przekazywania ich do ZUS przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Natomiast płatnicy składek rozliczający składki za maksymalnie pięciu ubezpieczonych sami wybierają formę przekazu dokumentów rozliczeniowych: przekaz elektroniczny lub przekaz w formie papierowej, w postaci wydruku z aktualnej wersji programu Płatnik lub na drukach rozliczeniowych dostępnych w terenowych jednostkach ZUS.
Grzywna dla płatnika albo działającego w jego imieniu
Za świadome i celowe uchylanie się od sporządzania korekt deklaracji rozliczeniowych płatnikowi składek może zostać wymierzona kara grzywny maksymalnie do 5000 zł. Grzywna wymierzana jest przez sąd grodzki na wniosek ZUS.
Wspomniana grzywna może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która jest zobowiązana do działania w jego imieniu, m.in. osoby prowadzącej biuro rachunkowe.
Należy jednak pamiętać, że wykroczenia nie popełnia osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu. Nieświadomość tego, że czyn jest zagrożony karą, nie wyłącza jednak odpowiedzialności za wykroczenie, chyba że nieświadomość ta była usprawiedliwiona.
Podstawa prawna:
• art. 41 ust. 1-7b, art. 46 ust. 4, art. 47 ust. 1-3c, art. 47a, art. 48b ust. 2, art. 98 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1725
Paulina Bramson
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych