1. Czym są dane osobowe, dlaczego i jak się je chroni w Polsce?
Konieczne okazało się uregulowanie ochrony, gromadzenia, przetwarzania i ewentualnego wykorzystywania danych osobowych. Ochrona danych osobowych jest dziedziną stosunkowo młodą w Polsce. Polski ustawodawca uregulował tę kwestię w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W rozumieniu tej ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.
Ustawa ma zastosowanie do wszystkich podmiotów, które mogą się z powyżej określonymi danymi osobowymi zetknąć, a więc między innymi do osób fizycznych i prawnych, czy też podmiotów, które nie mają osobowości prawnej, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową lub zawodową i które jednocześnie mają siedzibę albo miejsce zamieszkania na terytorium Polski.
2. Przetwarzanie danych osobowych
Przez przetwarzanie danych rozumie się jakiekolwiek czynności wykonywane w stosunku do danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te czynności i operacje, które wykonuje się w systemach informatycznych.
Ustawa określa szczegółowo warunki, kiedy nasze dane osobowe mogą być przetwarzane i jest to dozwolone tylko wtedy, gdy:
a) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę,
b) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
c) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
d) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
e) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Co do zasady, zabronione jest przetwarzanie, a tym bardziej wykorzystywanie danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, chyba że (między innymi) osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę, albo odnosi się to do zatrudniania pracowników, czy ochrony zdrowia.
3. Prawa osoby, której dane dotyczą
Ważnym zagadnieniem jest świadomość swoich praw, w sytuacji, gdy nasze dane osobowe są przetwarzane. Każdej osobie przysługuje prawo do kontroli sposobu przetwarzania danych, przez podmiot, któremu udostępniła swoje dane, a wśród najważniejszych należy wymienić zwłaszcza prawo do:
a) uzyskania wyczerpującej informacji, czy taki zbiór istnieje, oraz do ustalenia administratora danych, adresu jego siedziby i pełnej nazwy,
b) uzyskania informacji o celu, zakresie i sposobie przetwarzania danych zawartych w takim zbiorze,
c) uzyskania informacji, od kiedy przetwarza się w zbiorze dane jej dotyczące, oraz podania w powszechnie zrozumiałej formie treści tych danych,
d) uzyskania informacji o źródle, z którego pochodzą dane jej dotyczące,
e) uzyskania informacji o sposobie udostępniania danych, a w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane,
f) żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,
g) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych w przypadkach, gdy administrator danych zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania jej danych osobowych innemu administratorowi danych.
4. Zabezpieczenie danych osobowych, czyli obowiązki administratorów danych
Na podmiotach przetwarzających dane osobowe, zwanych administratorami danych, ciąży szereg obowiązków. Administrator danych w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych, powinna być również prowadzona ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania, a osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia.
5. Organy ochrony danych osobowych w Polsce
Organem powołanym do ochrony danych osobowych jest Generalny Inspektor Danych Osobowych. Uprawnienia Generalnego Inspektora są szerokie, gdyż ma on lub upoważnieni przez niego pracownicy Biura prawo wstępu, w godzinach od 6 do 22, do pomieszczenia, w którym zlokalizowany jest zbiór danych, oraz pomieszczenia, w którym przetwarzane są dane poza zbiorem danych, i przeprowadzenia niezbędnych badań. może żądać złożenia wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać osoby, a także prawo wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli. Osoba poddana takiej kontroli ma ustawowy obowiązek faktycznego umożliwienia dokonania kontroli, w szczególności poprzez udostępnienie pomieszczeń i urządzeń. W przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor nakazuje usunięcie uchybień, uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych, może także nakazać usunięcie danych osobowych. Generalny Inspektor może działać na uzasadniony wniosek każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane nieprawidłowo czy wręcz wbrew jej woli.
6. Obowiązek rejestracji zbiorów danych osobowych
Aby móc rozpocząć przetwarzanie danych osobowych administrator danych powinien zgłosić zbiór danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Z obowiązku zgłoszenia zwolnione są m. in. podmioty przetwarzające dane swoich pracowników, dane dotyczące osób korzystających z usług medycznych czy prawnych, danych przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury czy danych powszechnie dostępnych.
Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych może odmówić rejestracji zbioru danych, skutkiem czego dane takie mogą być jedynie przechowywane i w żaden inny sposób, co do zasady, nie mogą być wykorzystane.
Igor Marek
TGC Ordowska Kancelaria Prawnicza sp.k.