Jeżeli strona zagraniczna wymaga również legalizacji Krajowej Izbie Gospodarczej, a tak zwykle bywa w odniesieniu do dokumentów handlowych, należy jej dokonać na polskojęzycznej wersji dokumentu, który będzie przekazany do tłumaczenia.
Aby dokonać legalizacji w Krajowej Izbie Gospodarczej należy uwierzytelnić przedsiębiorstwo i osoby reprezentujące przedsiębiorcę składając dokumenty rejestracyjne i wzory podpisów tych osób, tj.:
• dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej,
• zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,
• decyzję albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP),
• uwierzytelnione notarialnie wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.
Kserokopie powyższych dokumentów są potwierdzane za zgodność z okazanym oryginałem.
Czynność ta jest jednorazowa. W przypadku zmian informacje o przedsiębiorstwie podlegają aktualizacji.
Dokumenty do legalizacji są przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji Krajowej Izby Gospodarczej. Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu gospodarczego.
Przy składaniu dokumentów do legalizacji należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek o legalizację.
Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej Krajowej Izby Gospodarczej Biura Legalizacji Certyfikacji i Karnetów ATA www.legalizacja.kig.pl
Po zalegalizowaniu i przetłumaczeniu dokumenty w większości przypadków podlegają dalszej legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i ambasadzie danego kraju w Warszawie, gdzie wymagana jest wcześniejsza legalizacja w Krajowej Izbie Gospodarczej.
Dzięki temu polski eksporter spełni wymóg legalizacji przez Krajową Izbę Gospodarczą, posiadania tłumaczenia przysięgłego dokumentów oraz uzyska możliwość dalszej legalizacji ich tłumaczenia.
Należy jednak pamiętać, że Krajowa Izba Gospodarcza nie może zalegalizować dokumentów już przetłumaczonych przez tłumaczy przysięgłych.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 czerwca 2005 r. takie dokumenty podlegają innej procedurze legalizacyjnej z wyłączeniem udziału Krajowej Izby Gospodarczej.
Na tłumaczeniu dokumentu autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci potwierdza Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Zbigniew Sokołowski
Kierownik Działu Legalizacji
Biuro Legalizacji, Certyfikacji i Karnetów ATA