Dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest ważna dla zapewnienia właściwego i szybkiego załatwienia spraw i sprawnej działalności całej instytucji.
Obieg dokumentów to droga od momentu wpływu pisma do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Czynności związane z obiegiem dokumentów wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywane są punktami zatrzymania. W dużych jednostkach organizacyjnych typowymi punktami zatrzymania są:
• kancelaria, która przyjmuje pisma (dokumenty), rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne oraz wysyła na zewnątrz,
• sekretariat, który otrzymuje z kancelarii przychodzącą pocztę i przedkłada szefowi (dyrektorowi, prezesowi),
• szef jednostki organizacyjnej, który zapoznaje się z treścią pism (dokumentów),
• kierownik komórki organizacyjnej, który dekretuje otrzymaną pocztę,
• pracownik załatwiający sprawę, który redaguje formę odpowiedzi i sporządza na komputerze,
• sekretariat, który przedkłada do podpisu szefowi wychodzącą korespondencję,
• szef jednostki organizacyjnej lub inny pracownik upoważniony do podpisywania pism wychodzących.
Punkty zatrzymania występują najczęściej tylko w dużych jednostkach organizacyjnych. W każdym punkcie wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem danej sprawy i dlatego pismo oczekuje krócej lub dłużej. W małych i średnich jednostkach organizacyjnych zwykle nie ma kancelarii, a czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism należą do obowiązku sekretariatu.
Najczęściej jest stosowany system dziennikowy.
System dziennikowy obejmuje czynności:
• sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym (zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono do załatwienia),
• po zarejestrowaniu przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki,
• pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej),
• komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata,
• sekretariat rejestruje wysłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwionej korespondencji).
W systemie dziennikowym najczęściej dokumenty wpinane są chronologicznie do teczek, które nie są uszeregowane według spraw. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. System kancelaryjny dziennikowy może być prowadzony komputerowo, wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne, na przykład pokwitowanie odbioru. Prowadzi się jednak rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia.
Przykład sygnatury pisma w systemie dziennikowym:
kolejny numer pisma w danym roku: 25/08 - rok bieżący.
Numer ten jest traktowany jako sygnatura pisma, którą wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu.
System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach korespondencyjnych. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. System ten oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Na jego podstawie nadaje się sygnatury, porządkuje dokumenty w teczkach i przechowuje.
Kolejność wykonywania czynności jest następująca:
• sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich; w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza się pieczątkę wpływu, wypełnia ją i przekazuje do komórki organizacyjnej,
• kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy,
• referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonym do teczki.
Spis spraw jest formularzem zawierającym rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, od kogo pismo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia.
Po załatwieniu sprawy referent przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent.
W wielu zakładach pracy system bezdziennikowy jest obecnie coraz częściej stosowany, gdyż jest bardziej ekonomiczny, a obieg pism jest szybszy.
Przykład sygnatury pisma w systemie bezdziennikowym:
WSM - DK - 101 - 5/2008
Symbole literowe oznaczają skróty nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, symbol cyfrowy - numer z rzeczowego wykazu akt (101), kolejny numer ze spisu spraw (5) łamany przez rok kalendarzowy, w którym załatwia się sprawę.
W praktyce można spotkać się również z systemem mieszanym.
System mieszany polega na tym, że równocześnie stosuje się dziennik korespondencyjny i spis spraw. Kancelaria rejestruje pisma w dzienniku korespondencyjnym i nadaje sygnaturę według dziennika, a pracownik odbierający pismo do załatwienia sprawy rejestruje w spisie spraw. Pisma posiadają równocześnie dwie sygnatury - dziennika korespondencyjnego i z teczki danej sprawy.
Metodą wprowadzenia środków technicznych, która przyspiesza obieg pism i ich rejestrację, jest sieć komputerowa.
System rejestracji komputerowej pozwala szybciej uzyskać następujące informacje:
• jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,
• kto załatwia określoną sprawę,
• przegląd danych dnia, tygodnia, miesiąca.
Przyjmowanie przesyłek
W każdej instytucji przyjmowaniem pism i rozdzielaniem ich między poszczególne działy zajmuje się specjalna komórka organizacyjna, zwana przeważnie sekretariatem/kancelarią. W zależności od rodzaju sprawy, której pismo dotyczy, kancelaria/sekretariat przesyła je bezpośrednio do kierownika odpowiedniej komórki organizacyjnej, czyli do działu lub dyrektora danej instytucji. Kancelaria/sekretariat przyjmuje i otwiera wszelką korespondencję wpływającą, dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy z wyjątkiem:
• przesyłek tajnych i poufnych przekazywanych kierownictwu jednostki poprzez sekretariat,
• przesyłek pieniężnych lub przedmiotów wartościowych, które przyjmuje kasa jednostki organizacyjnej,
• przesyłek kierowanych imiennie na nazwiska pracowników jednostki organizacyjnej.
Otwieranie przesyłek
Koperty należy otwierać tak, aby nie uszkodzić zawartości koperty. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „tajne” lub „poufne” okaże się, że zawiera przesyłkę tajną lub poufną, wówczas należy ją doręczyć kierownictwu z podaniem przyczyny otwarcia koperty. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić:
• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
• czy do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników.
Jeżeli przesyłka została mylnie skierowana, należy ją skierować do właściwego organu, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, czyni się o tym wzmiankę na kopercie, którą dołącza się do przesyłki.
Dołączanie kopert do wpływów
Koperty dołącza się do następujących wpływów:
1) tajnych, poufnych i wartościowych,
2) pism, dla których obowiązuje z góry określony termin odpowiedzi,
3) pism, w których brak nazwiska i adresu nadawcy,
4) załączników nadesłanych bez pisma podstawowego.
Pieczątka wpływu
Pracownik otwierający korespondencję odciska na pierwszej stronie pieczątkę wpływu. W obrębie pieczątki kancelarii ogólnej wpisuje się datę, znak akt (lub numer z dziennika podawczego w systemie dziennikowym), ilość załączników oraz symbol danej komórki, której korespondencję przydzielono. Na faksach notuje się również godzinę i minutę odbioru.
Ogólne zasady obiegu dokumentów
Pisma należy przekazywać do załatwienia w teczkach o wzorze ogólnie stosowanym, zaopatrzonych w napisy „do podpisu” - „terminowe”.
W kancelarii/sekretariacie powinno być kilka lub kilkanaście takich teczek, zależnie od struktury organizacyjnej. Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Pisma pilne, terminowe i faksy doręcza się adresatowi bezzwłocznie, poza zwykłą kolejnością.
Zasady ewidencji korespondencji
W systemie dziennikowym
• pocztę zwykłą - w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje się ją w pieczątkę wpływu,
• wpływ dalekopisów, telegramów, faksów i telefonogramów - w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,
• faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty względnie inne rozliczenia w oddzielnym rejestrze.
W systemie bezdziennikowym
Może odbywać się częściowo w kancelarii/sekretariacie i merytorycznej komórce organizacyjnej, czyli tam, gdzie pismo jest załatwiane. Zależy to od rodzaju przyjętego systemu bezdziennikowego. Zasadnicza czynność polega na wpisaniu do pieczątki wpływu daty wpływu i zaewidencjonowaniu pisma w spisie spraw oraz nadaniu mu znaku sprawy. Wówczas każdą sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę, dalsze wpływy dotyczące danej sprawy łączy się z poprzednimi, oznaczając je znakiem sprawy.
Nie podlegają rejestracji:
• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty),
• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
• rachunki i faktury,
• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
Przekazywanie korespondencji w systemie dziennikowym
Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej. Przekazywanie faktur, rachunków i not odbywa się za potwierdzeniem w rejestrze. Dalekopisy, telegramy, faksy i telefonogramy kwituje się w dzienniku wpływów tych pism. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zobowiązana jest natychmiast zwrócić do kancelarii/sekretariatu, po czym dokonuje się odpowiedniej adnotacji w dzienniku korespondencyjnym, względnie w rejestrze faktur, rachunków i not.
Przekazywanie korespondencji w systemie bezdziennikowym
Akta przekazuje się bez specjalnych pokwitowań, z wyjątkiem niektórych rodzajów akt dotyczących spraw zastrzeżonych.
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Przeglądając korespondencję kierownik (dyrektor) decyduje, jaką jej część załatwia sam, a jaką przydziela do załatwienia właściwym wydziałom bądź stanowiskom pracy. Po przejrzeniu korespondencji przewidzianej do załatwienia przez stanowiska pracy umieszcza na niej dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia bądź ustala, kto podpisuje czystopis.
Do przekazywania dyspozycji stosuje się następujące typowe skróty:
• „m.a.” - „moja aprobata” - oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczny sposób załatwienia,
• „p.m.” - „proszę mówić” - oznacza, że otrzymujący wpływ powinien w tej sprawie omówić z wydającym dyspozycję sposób załatwienia przed przystąpieniem do załatwienia sprawy,
• „p.r.” - „proszę referować” - oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję,
• „m.p.” - „mój podpis” - oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu załatwienia,
• „a/a.” - „ad acta” - oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy.
Odbiór korespondencji
Odbiór korespondencji z kancelarii/sekretariatu i poszczególnych komórek organizacyjnych powinien odbywać się dwa razy dziennie.
Osoby wyznaczone w tej komórce do odbioru i przekazywania korespondencji powinny w godz. 8.00 - 9.00 oraz od 11.30 do 12.30 zabierać korespondencję z kancelarii/sekretariatu lub innych komórek organizacyjnych.
Podstawowe obowiązki przy wysyłaniu korespondencji
Wysyłając korespondencję:
• sprawdza się czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono wymienione załączniki,
• na kopii pisma wpisuje się datę wysłania.
• segreguje się pisma przeznaczone do wysyłki i wpisuje do dziennika pism wychodzących,
• wkłada pisma do kopert z adresami,
• prowadzi ewidencję przesyłek poleconych nadawanych w urzędach pocztowych za pośrednictwem książki nadawczej listów poleconych,
• prowadzi rozliczenie z opłat pocztowych.
W fazie wysyłania pism, aby uniknąć pracochłonnych czynności naklejania znaczków, stosuje się inne sposoby opłat za przesyłki pocztowe:
• Zamiast znaczka umieszcza się na kopercie pieczątkę „Opłata pocztowa zryczałtowana”' i stosuje rozliczanie ryczałtem, niezależnie od ilości wysłanych w danym miesiącu listów,
• Może być pieczątka „Opłata pocztowa skredytowana”, wtedy rozliczamy się z urzędem pocztowym po zakończeniu danego miesiąca,
• Można też stosować maszynę frankującą, która w miejsce znaczka pocztowego odciska na kopercie opłatę pocztową.
Przesyłki ofrankowane muszą być oddawane na poczcie, nie można ich wrzucać do skrzynek pocztowych. Opłacając należność za przesyłki pocztowe należy zwracać uwagę, aby zawsze były opłacane poprzez naklejenie na kopercie znaczków pocztowych.
Korespondencja doręczona do kancelarii/sekretariatu do godziny 11.00 powinna być wysłana tego samego dnia. Przesyłki doręczone później powinny zostać wysłane w dniu następnym.
Wysyłanie korespondencji odbywa się najczęściej za pośrednictwem urzędów pocztowych, zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem poszczególnych pism (polecony, ekspres):
• przesyłki „ekspres”, „b. pilne”, „terminowe” - wysyła się w tym samym dniu,
• telegramy nadaje się faksem,
• pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się we wspólnej kopercie.
Zdzisława Koźmin