Dzisiejsze wyobrażenie korporacji to wielopoziomowa struktura, olbrzymie magazyny, tajne informacje dostępne dla wybranych i niekończąca się biurokracja. Można jednak inaczej. Zastosowanie lean management pozwala na niwelację niekorzystnych zwyczajów i ich skutków.
Lean management jest japońską techniką zarządzania, stojącą niejako w opozycji do tradycyjnych modeli. Sednem tej metody jest spłaszczenie struktury oraz ciągła racjonalizacja organizacji i stosunków z otoczeniem. Podstawą działalności według koncepcji lean management jest teoria uczenia się przedsiębiorstwa. Zgodnie z nią, z upływem czasu procesy przebywają sprawniej, a zasoby wykorzystywane są efektywniej.
Cele, jakie ma osiągnąć przedsiębiorstwo, dzięki zastosowaniu lean management to:
• efektywność,
• jakość,
• elastyczność.
Mimo wewnętrznej sprzeczności tego zestawu dążeń, wskazuje się na dwa podstawowe sposoby ich osiągnięcia. Pierwszym z nich są dywestycje. Pojęcie to oznacza dobrowolne lub determinowane warunkami zewnętrznymi ograniczenie zakresu działania organizacji poprzez sprzedaż lub likwidację części działalności. Zawężenie pola działania może dotyczyć aktywności produkcyjnej, usługowej, pomocniczej, a także marketingu i badań naukowych. Dzięki temu firma może zredukować liczbę zbędnych czynności do minimum, poprawiając elastyczność i zdolność przedsiębiorstwa do adaptacji do nowych warunków otoczenia. Jednak wartość przeprowadzania procesu dywestycji ukazuje się przede wszystkim przy rezygnacji z produkowania dobra, które przestaje być rentowne. Dzięki temu przedsiębiorstwo może ograniczyć straty notowane obecnie lub w przyszłości (np. gdy obserwuje się kurczenie grupy docelowej produktu), poprawić wskaźniki, w tym dotyczące rentowności oraz ograniczając wydatki na promocję tych produktów, może uzyskać dodatkowy kapitał na finansowanie działalności przynoszącej wyższe zyski.
Drugim instrumentem osiągania celów przez przedsiębiorstwo jest outsourcing. Termin ten oznacza wydzielenie części działalności przedsiębiorstwa i zlecenie jego wykonania zewnętrznej firmie. W praktyce outsourcing dotyczy działalności nienależącej do tzw. core business, czyli niebędącej podstawową funkcją firmy. W większości przypadków, oddelegowywane na tej zasadzie są usługi informatyczne, transportowe, księgowe oraz pozyskiwanie kadr. Podobnie jak dywestycje, outsourcing pozwala na ograniczenie wydatkowania środków na cele poboczne i skupienie się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu firma oszczędza pieniądze i pracowników, mogąc wykorzystać ich zdolności do realizacji innych celów.
Jednak oprócz tych dwóch strategii istnieją także inne założenia pozwalające na wcielenie zarządzania lean w przedsiębiorstwie. Podstawą jest budowanie wartości firmy z punktu widzenia potencjalnego nabywcy produktu. Z tego względu wszystko, co pociąga za sobą dodatkowy koszt oraz angażuje czas, zasoby i pracowników, nie przynosząc znaczącego zwiększenia atrakcyjności produktu dla klienta, jest brakiem efektywności i powinno ulec ograniczeniu, a w przyszłości - eliminacji. By to osiągnąć, unika się produkcji „na magazyn”, skracając serie produkcyjne, do takich, na jakie właśnie jest zgłaszane zapotrzebowanie. Nie magazynuje się także materiałów, preferując zaopatrzenie just-in-time. W takim przypadku dostawca przywozi do firmy daną ilość produktu o określonej jakości w precyzyjnie wyznaczonym czasie. Oszczędność czasu dotyczy zarówno przepływu informacji w przedsiębiorstwie, jak i częstotliwości prowadzonych negocjacji oraz zbędnego transportu czy oczekiwania. Nowe technologie w znacznym stopniu ułatwiają przepływ informacji w firmie, jednak zawsze w takim wypadku pojawia się „wąskie gardło” albo w postaci osoby, albo w formie informacji niedostępnych lub źle skatalogowanych. Lekarstwem na to według lean management jest powszechny dostęp do informacji.
Kolejnej trudności - prowadzonym na każdym kroku negocjacjom - proponuje się zaradzić poprzez zawieranie długoterminowych kontraktów z nielicznymi, zaufanymi dostawcami. Jako stały klient, firma często może liczyć na dodatkowe korzyści i wyjątkowe traktowanie, oszczędzając przy tym czas na poszukiwanie i targowanie się z nowymi kontrahentami. Zbędny transport dotyczy zarówno przewozu materiałów, półproduktów i towarów gotowych na sprzedaż pomiędzy kolejnymi zakładami i magazynami, jak i wielokrotnego przenoszenia i przesyłania dokumentów i innych informacji przez pracowników oraz przy użyciu środków komunikacji. W obu przypadkach transport może być następstwem błędnej informacji, jak i złej organizacji lub niedoinformowania pracowników. Strata czasu przez oczekiwanie na konkretne wydarzenie należy do najbardziej widocznych i irytujących. Pracownicy muszą czekać na akceptację prezesa, przesyłkę, wynik negocjacji czy dostawę. Jest to największa bolączka dużych firm i bardzo często wynika z braku wystarczającej samodzielności osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie -czyli biurokracji. Jednak przyczynami mogą być także zatory informacyjne oraz nieefektywność dotychczasowych metod pracy.
Głównymi determinantami sukcesu zastosowania modelu lean management jest więc decentralizacja odpowiedzialności, kompetencji i informacji połączona z samokontrolą, a także tworzenie małych i elastycznych jednostek organizacyjnych oraz działanie w zespołach. Nacisk kładzie się przede wszystkim na wkład czynnika ludzkiego w procesie przebudowy organizacji przedsiębiorstwa. Bowiem to sposób myślenia pracowników w głównym stopniu wpływa na podejmowane przez nich działania.
Lean management, mimo że jest alternatywą do budowania wartości produktu na zasadzie „koszt plus”, nie musi być zaprzeczeniem wszystkich tradycyjnych metod zarządzania. Jest to raczej sposób na ograniczenie kosztów i doskonalenie firmy. Mając na uwadze, że wprowadzenie tego modelu nie pociąga za sobą dodatkowego kosztu, jest to rozwiązanie dostępne dla każdego przedsiębiorstwa.
Eliza Smyrgała