Przy opisie stanowiska oraz ustalaniu zakresu obowiązków pracodawca musi pamiętać, aby odpowiednio sformułować oba dokumenty. Prawidłowy i dokładny opis stanowiska usprawni stworzenie właściwego zakresu obowiązków dla zatrudnionego na nim pracownika.
Należy również określić sposób wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz uprawnienia pracowników na nich zatrudnionych. Takie obowiązki nie są jednak związane tylko z przypadkami zatrudniania nowych pracowników. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracownikowi już zatrudnionemu powierza się nowe stanowisko i nowe zadania. Wówczas wszystkie nowe warunki pracy powinny być wyraźnie określone.
Opis stanowiska pracy
Opis stanowiska pracy stanowi zarys podstawowych zadań wykonywanych na danym stanowisku, formalnych wymagań stawianych kandydatowi, a także zakresu odpowiedzialności samego pracownika.
Opis stanowiska jest dokumentem przedstawiającym, dlaczego stanowisko zostało utworzone i po co istnieje w organizacji firmy lub przedsiębiorstwa. Zawiera on m.in.:
• cel stanowiska,
• główne obowiązki na stanowisku,
• miejsce stanowiska w organizacji oraz
• informacje dotyczące jego specyfiki, znaczenia i wymagań.
W ramach karty opisu stanowiska powinny się znaleźć co najmniej informacje dotyczące:
• relacji z innymi stanowiskami (np. przynależność do danej komórki organizacyjnej, podległość służbowa, zastępowanie innego pracownika),
• głównych zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracownika,
• środków wykorzystywanych w procesie realizacji zadań,
• wymagań w zakresie kwalifikacji i doświadczenia.
Przykład
Czy istnieje oficjalny wzór karty stanowiska pracy? Czy należy w karcie uwzględnić wszystkie zadania - obowiązki pracownika?
Nie istnieją uniwersalne opisy stanowisk. Każde stanowisko wymaga odrębnej analizy. Powielanie zaś schematów zaczerpniętych z innych organizacji może odnieść negatywne skutki. Nie istnieją również ponadczasowe opisy stanowisk. Stale zmieniające się warunki otoczenia firmy wymuszają nieustanne aktualizowanie takich kart.
Należy pamiętać również, że w opisie stanowiska nie ma miejsca na wszystkie zadania pełnione przez pracownika, część z nich może znaleźć się bowiem z zakresie czynności - obowiązków pracownika. W opisie danego stanowiska należy wpisać jedynie te zadania, które są przypisane do danego stanowiska pracy. Jeśli jednak pracownik ze względu na swoje indywidualne kwalifikacje, niewynikające z opisu stanowiska, wykonuje zadania dodatkowe, należy je wpisać do zakresu czynności (gdyż kolejny pracownik na tym stanowisku może takich umiejętności nie posiadać).
Opis stanowiska pracy, tzw. karta stanowiska, jest podstawą do opracowania zakresu czynności dla pracownika. Oba te elementy powinny być do siebie dopasowane, gdyż jeden wynika z drugiego. Co więcej, prawidłowy i dokładny opis stanowiska usprawni stworzenie właściwego zakresu obowiązków dla zatrudnionego na nim pracownika.
Zakres obowiązków
Zakres obowiązków powinien być tak określony, aby zawierał opis zadań wykonywanych przez pracownika na danym stanowisku, bez podania sposobu ich realizacji. Należy jednak podkreślić, że czynności te koniecznie powinny odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę. Jego ustalanie należy do zadań i jednocześnie przywilejów pracodawcy.
Przykład
W jakiej formie należy przedstawić pracownikowi zakres jego obowiązków? Czy forma pisemna jest obowiązująca i wynika z przepisów Kodeksu pracy?
Poinformowanie pracownika o ciążących na nim obowiązkach następuje zazwyczaj przez wręczenie mu zakresu czynności. Co do samej formy takiej informacji nie ma konkretnych regulacji. W żadnym przepisie Kodeksu pracy nie zobowiązano pracodawcy do pisemnego podania pracownikowi zakresu czynności. Pracodawca może zatem wywiązać się z ciążącego na nim obowiązku w dowolnej formie, nie wyłączając informacji ustnej, udzielonej np. przez bezpośredniego przełożonego czy innego wyznaczonego pracownika. Szczególną uwagę trzeba zwrócić, aby instrukcja była odpowiednia do stanowiska, wykształcenia pracownika i jego zawodowego doświadczenia. Pomimo możliwości ustnego poinformowania pracownika o zakresie jego obowiązków, przyjmuje się jednak, że ze względów dowodowych warto taką informację sporządzić na piśmie.
Za pisemną formą zakresu obowiązków pracowniczych opowiada się również Sąd Najwyższy. Jak wynika z wyroku z 3 kwietnia 1997 r. (I PKN 77/97), zakres czynności zgodny z umową o pracę powinien być przyjęty i podpisany przez pracownika. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia.
Pracodawca ma obowiązek zaznajamiać pracowników z:
• zakresem ich obowiązków,
• sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz
• ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 ust. 1 k.p.).
Zaznajamianie pracownika ze sposobem wykonania jego pracowniczych obowiązków oznacza, że należy informować o nich pracownika przed dopuszczeniem go do pracy oraz przy każdej zmianie zakresu obowiązków lub sposobu ich wykonywania.
Należy pamiętać, że należyte wywiązanie się z konieczności poinstruowania pracownika jest istotne w sytuacjach, gdy pracodawca nakłada karę porządkową albo zwalnia pracownika z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków.
Kryterium oceny pracownika nie mogą stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie, zawierając umowę o pracę, i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98).
Przykład
Zatrudniamy nowego pracownika. Jakie informacje powinny znaleźć się w sporządzonym dla niego zakresie obowiązków?
Zakres obowiązków to opis czynności (lub przykładowych zadań) wykonywanych przez pracownika na danym stanowisku bez opisu sposobu ich realizacji. Czynności te powinny odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę, a tym samym zajmowanemu przez pracownika stanowisku.
Pracownik zatrudniony na stanowisku informatyka może mieć w zakresie swoich obowiązków uwzględnione następujące zadania:
• obsługa systemów informatycznych,
• praca nad witrynami internetowymi firmy,
• konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego,
• tworzenie oprogramowania sieciowego.
Magdalena Kasprzak
Podstawa prawna:
• art. 29, 94, 100 Kodeksu pracy,
• § 6 ust. 2 pkt 2 lit. a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),
• wyroki Sądu Najwyższego:
- z 3 kwietnia 1997 r. (I PKN 77/97, OSNP 1998/3/75),
- z 10 listopada 1998 r. (I PKN 428/98, OSNP 1999/24/791).