Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników powinien tworzyć plan urlopów. Może on - za zgodą związków zawodowych - zrezygnować z tworzenia planu urlopowego. Jeśli pracodawca nie tworzy planu urlopów, wówczas udziela urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając plan urlopów, pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników co do terminu urlopu oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Ustalając termin urlopu pracownika zarówno w planie urlopów, jak i po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca co do zasady nie jest związany wnioskami pracowników dotyczącymi terminu urlopu lub podziału urlopu na części. Szczególnie dotyczy to sytuacji, w której udzielenie urlopu w proponowanym przez pracownika okresie powodowałoby - w ocenie pracodawcy - zakłócenie normalnego toku funkcjonowania zakładu.
Konsekwencje samowolnego wykorzystania urlopu
Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego niezgodnie z decyzją pracodawcy należy kwalifikować jako naruszenie obowiązków pracowniczych, którego skutkiem może być nałożenie sankcji porządkowych, w poważniejszych przypadkach - wypowiedzenie stosunku pracy, a w sytuacjach ekstremalnych - nawet rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Może to nastąpić w sytuacji, gdy pracownik samowolnie zdecydował o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego, czy też uznał, że przy braku planu urlopów samo złożenie wniosku jest wystarczające, aby rozpocząć wykorzystywanie urlopu. Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia bowiem nieobecności pracownika w pracy. Nawet naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.
Udzielanie zaległego urlopu
Odstępstwa od zasady udzielania pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, dopuszczalne są tylko wyjątkowo i są ściśle określone w przepisach. Przesunięcie terminu urlopu może więc nastąpić zarówno na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami, jak i ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.
Urlopu niewykorzystanego do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego. W przypadku gdy pracownik posiada zaległy urlop, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p., tj. do końca I kwartału następnego roku kalendarzowego.
Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swojego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego”, żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Zastosowanie art. 168 k.p. nie jest więc zależne od zgody pracownika. Prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Urlop w okresie wypowiedzenia
W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca ma prawo do udzielenia pracownikowi urlopu. Decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia umowy o pracę została pozostawiona uznaniu pracodawcy, bez konieczności porozumienia czy uzgodnienia jej z pracownikiem. Obowiązkiem pracownika jest zaś wykorzystanie przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, jeśli pracodawca udzieli mu w tym czasie urlopu. Jeżeli pracodawca zdecyduje o udzieleniu pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia, to jego wymiar nie może przekraczać urlopu w wymiarze proporcjonalnym, który przysługuje pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy. Pracodawca może też w okresie wypowiedzenia udzielić pracownikowi urlopu zaległego.
Przykład
Pracownikowi z 7-letnim stażem pracy pracodawca wręczył wypowiedzenie umowy o pracę, którego bieg rozpoczął się 1 czerwca. Pracodawca zobowiązał pracownika do wykorzystania w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia urlopu wypoczynkowego. Należy zaznaczyć, że pracownik ten ma urlop zaległy za 2008 r. w wymiarze 8 dni, a wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni.
W opisanej sytuacji pracownik ma obowiązek wykorzystania w okresie wypowiedzenia 8 dni urlopu zaległego oraz 18 dni urlopu, obliczonego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy (8/12 x 26 dni = 18 dni, gdyż umowa zostanie rozwiązana z końcem sierpnia). W sumie pracownik ma do wykorzystania 26 dni urlopu.
Możliwe jest również podjęcie przez pracodawcę decyzji o nieskorzystaniu z powyższego uprawnienia i wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy po rozwiązaniu umowy o pracę.
Wyżej wymieniony przepis stanowi wyjątek od zasady, że udzielenie urlopu następuje w terminie uzgodnionym z pracownikiem. W okresie wypowiedzenia może dojść do sytuacji, w której pracownik zostanie zobowiązany do wykorzystania urlopu, niezależnie od tego czy, w okresie tym urlop był przewidziany w planie urlopów lub wcześniej uzgodniony. Udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia jest w tym przypadku jednostronną czynnością, do której dokonania jest upoważniony pracodawca.
Porozumienie stron a wykorzystanie urlopu
Udzielenie urlopu pracownikowi w okresie wypowiedzenia nie dotyczy przypadków, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w innym trybie, np. na mocy porozumienia stron. Kodeks pracy wyraźnie mówi o uprawnieniu pracodawcy do udzielenia „przymusowego” urlopu tylko w okresie wypowiedzenia. Przy rozwiązaniu za porozumieniem stron nie ma okresu wypowiedzenia. Pracodawca nie może więc, w okresie poprzedzającym ustalony w porozumieniu termin rozwiązania umowy, nakazać pracownikowi wykorzystania urlopu. Taki sposób postępowania pracodawcy jest niezgodny z prawem.
Podobnie w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę pracodawca nie może udzielić pracownikowi „przymusowego” urlopu w okresie po złożeniu oświadczenia woli o wypowiedzeniu, ale przed rozpoczęciem biegu okresu wypowiedzenia.
Skorzystanie przez pracodawcę z możliwości udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia nie powinno kolidować z innymi uprawnieniami pracownika, takimi jak prawo do płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy czy do 2 dni na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat. W przypadku niewykorzystania przez pracownika części urlopu z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca będzie zobowiązany zrealizować niewykorzystany urlop w postaci ekwiwalentu pieniężnego.
Katarzyna Piecyk
specjalista ds. prawa pracy
Podstawa prawna:
• art. 81,152, 161,163, 164, 165, 1671-1673, 168, 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (DzU z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
• wyroki Sądu Najwyższego:
- z 5 grudnia 2000 r. (I PKN 121/00, OSNP 2002/15/353),
- z 2 września 2003 r. (I PK 403/02, OSNP 2004/18/310),
- z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, OSNP 2006/23-24/354),
• wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 15 października 1996 r. (III AUa 34/96, OSA 1997/10/35).