Podatnikom przysługuje prawo do obniżenia podatku naliczonego w jednym z trzech terminów rozliczeniowych. Do końca listopada 2008 r. prawo to obejmowało jedynie dwa okresy rozliczeniowe - okres otrzymania faktury lub okres następny. Według znowelizowanej ustawy o VAT (art. 86 ust. 11) prawo do obniżenia podatku naliczonego może nastąpić w deklaracji za miesiąc, w którym otrzymano fakturę (lub w którym upłynął jej termin płatności) bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Znowelizowana ustawa o VAT jest zatem korzystna dla podatnika. Wydłużony termin obniżenia podatku należnego umożliwia weryfikację poprawności danych faktury VAT.
Elementy poprawnie wystawionej faktury
Trzeba pamiętać, że aby móc odliczyć VAT, należy mieć poprawnie wystawioną fakturę VAT, która powinna zawierać następujące elementy:
• dane identyfikacyjne zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy (imiona i nazwiska lub nazwy oraz ich adresy),
• numery identyfikacji podatkowej (NIP) dostawcy i nabywcy,
• okres zdarzenia gospodarczego (dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży), a także datę wystawienia (w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży),
• numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT (dokument jest sporządzany w dwóch egzemplarzach - ORYGINAŁ otrzymuje nabywca, a KOPIĘ sprzedawca),
• określenie nazwy towaru lub usługi, jednostki miary, a także ilości sprzedanych towarów lub usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi (bez VAT),
• wartość towarów lub wykonanych usług, bez VAT (wartość sprzedaży netto),
• stawki podatku, a tym samym sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki (także na zwolnione i niepodlegające opodatkowaniu),
• ustalone kwoty podatku w poszczególnych grupach podatkowych,
• wartość sprzedaży towarów lub usług wraz z kwotą podatku (wartość brutto = netto + VAT) w każdej grupie podatkowej,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.
Braki na fakturze mogą pozbawiać prawa do odliczenia VAT.
Istnieją braki, które w orzecznictwie nazywane są brakami mniejszej wagi. Nie pozbawiają one podatnika prawa do odliczenia VAT. Są to np. następujące błędy:
• brak numeru NIP,
• brak wskazania daty wystawienia faktury,
• skreślenie słowa kopia.
Poniższy przykład przedstawia, w jakich sytuacjach można wykorzystać wydłużony termin odliczenia VAT.
Przykład
Firma Beta Sp. z o.o. jest firmą handlową o ogólnopolskim zasięgu. Zatrudnia wielu przedstawicieli handlowych działających na regionalnych rynkach zbytu. Zgodnie z polityką firmy w każdy poniedziałek przedstawiciele handlowi dostarczają faktury do centrali firmy w Warszawie. Jeden z pracowników dokonał zakupów w styczniu 2009 r. i odebrał fakturę w styczniu. Dla firmy jest to data odbioru faktury. Jednak dostarczył je do centrali dopiero 16 lutego 2009 r. Firma Beta Sp. z o.o. działa zgodnie ze ściśle ustalonymi procedurami obiegu dokumentów i dział księgowości otrzymał je dopiero 2 marca 2009 r. W tym przypadku podatnik dokona odliczenia VAT w deklaracji za marzec 2009 r. (deklaracja do 25 kwietnia 2009 r.), pomimo faktu, że wspomniane dokumenty były wystawione w styczniu. Podatnik mógł dokonać obniżenia podatku należnego w miesiącu otrzymania faktury (w styczniu 2009 r.) albo w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (w lutym albo w marcu br.). Ponieważ nie był on w posiadaniu wspomnianych faktur (dział księgowości), nie mógł więc ich zaewidencjonować wcześniej niż w marcu 2009 r. Ustawodawca nie określa zatem, w jakich sytuacjach i w którym z trzech okresów należy dokonać odliczenia VAT. Jest to wybór i prawo podatnika. Bardzo często zdarza się, że podatnik przez przypadek nie dostarczy dokumentów księgowemu. Wozi je w samochodzie albo podepnie z innymi dokumentami i znajdzie za jakiś czas. W takich sytuacjach wydłużony termin obniżenia podatku należnego znajduje zastosowanie (miesiąc otrzymania lub dwa następne). Jednak za miesiąc otrzymania trzeba uważać dzień jej odbioru przez podatnika, a nie dzień dostarczenia księgowemu. Umożliwia to podatnikowi zaewidencjonowanie dokumentów wraz z odliczeniem VAT. Nie musi on traktować podatku jako nieodliczonego w przypadkach, gdy faktura została błędnie wystawiona lub ujęta w rejestrze VAT po upływie terminu określonego ustawowo.
Przykład
W firmie Gama Sp. z o.o. bardzo rygorystycznie jest przestrzegany termin dostarczania dokumentów do siedziby firmy. Faktury VAT dostarczane są do księgowości w dniu ich otrzymania. Niektóre faktury wpływają za pośrednictwem poczty. 9 lutego 2009 r. spółka otrzymała fakturę VAT, na której widniała data wystawienia i sprzedaży 29 stycznia 2009 r. Niestety, dane firmy były błędne (brak numeru identyfikacji podatkowej NIP nabywcy). Księgowy firmy Gama Sp. z o.o. wystawił notę korygującą do wspomnianej faktury (poprawny NIP nabywcy) i odesłał ją do sprzedawcy. Potwierdzona (podpisana) nota korygująca powróciła jednak do nabywcy dopiero 19 marca 2009 r. W którym okresie rozliczeniowym podatnik powinien zaewidencjonować tę fakturę VAT? Data wystawienia faktury dotyczyła stycznia, ale podatnik otrzymał ją dopiero w lutym. Ponieważ brak NIP nie jest błędem, który pozbawia prawa do odliczenia VAT, firma mogła odliczyć podatek już w lutym. Mogła odliczyć VAT również w deklaracji za marzec 2009 r. (data wpływu potwierdzonej noty korygującej) lub kwiecień.
Nie jest również błędem uchybienie w zakresie odnotowania daty otrzymania faktury. Nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT (wyrok z 30 stycznia 2009 r. WSA w Warszawie, III SA/Wa 1944/08).
Trzeba wspomnieć, że zastosowanie obniżenia VAT w jednym z trzech okresów rozliczeniowych (w miesiącu otrzymania faktury VAT lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych - art. 86 ust. 11) jest prawem podatnika. Jeżeli jednak podatnik nie dokona obniżenia podatku należnego w jednym z tych okresów, przysługuje mu prawo do korekty deklaracji VAT za okres, którego dotyczyła faktura. Warto pamiętać, że decydując się na takie rozwiązanie i składając korektę deklaracji VAT, należy dołączyć krótkie uzasadnienie przyczyny korekty. Niejednokrotnie w wyniku pomyłki pominięto jakąś fakturę, ale prawo zezwala na dokonywanie korekt i nie jest to obwarowane sankcjami karnymi. Jedynym skutkiem korekty jest ponowne ustalenie wysokości podatku naliczonego oraz wysokości podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego (poz. 53 deklaracji VAT-7) lub wysokości kwoty podatku do zwrotu (w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym). Jeżeli w wyniku złożonej korekty deklaracji (zaewidencjonowanie dodatkowej faktury kosztowej) zobowiązanie z tytułu VAT (do zapłaty) jest mniejsze, niż wynikało to z deklaracji pierwotnej, a podatnik dokonał już zapłaty z tego tytułu, może wystąpić z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty.
Poniższa tabela przedstawia możliwości obniżenia naliczonego VAT.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 86 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11
• § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337
Iwona Kuźdub
konsultant podatkowy