Telepraca jest formą wykonywania pracy stosunkowo niedawno wprowadzoną do polskiego prawa pracy. Zgodnie z art. 675 k.p., telepraca jest pracą wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144, poz. 1204 z późn.zm.). Z kolei, telepracownikiem jest pracownik, który regularnie wykonuje pracę poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Zatrudnienie w formie telepracy, jak to zwykle bywa, ma swoje zalety i wady. Do zalet można zaliczyć: ograniczenie nakładów na koszty budowy lub wynajęcia pomieszczeń pracy, a także ich wyposażenia i obsługi; zwiększenie wydajności pracy; redukcja zwolnień chorobowych; możliwość zatrudnienia cennych pracowników, którym trudno jest podjąć pracę w tradycyjnych warunkach. Do wad telepracy można zaliczyć: konieczność ponoszenia kosztów związanych z zakupem sprzętu komputerowego dla pracownika; konieczność posiadania odpowiedniej infrastruktury technicznej w firmie; możliwość awarii sprzętu i w związku z tym utrudnienia w komunikacji między pracownikiem a firmą.
Wprowadzenie telepracy
Wprowadzenie telepracy u pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, jest stosunkowo proste. Wystarczy, że warunki stosowania telepracy zostaną określone w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Trochę bardziej skomplikowana jest sytuacja, gdy u pracodawcy planującego wprowadzenie telepracy działają związki zawodowe. Otóż - zgodnie z art. 676 k.p. - warunki stosowania telepracy przez pracodawcę powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Oczywiście, w takiej sytuacji bardzo prawdopodobne jest, że nie uda się uzgodnić treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi. Pracodawca powinien wówczas uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 24125a k.p. Warto w tym miejscu wyjaśnić, że reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest:
- organizacja związkowa będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy z 6 lipca 2001 r. o Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych i wojewódzkich komisjach dialogu społecznego (Dz.U. Nr 100, poz. 1080 z późn.zm.), pod warunkiem że zrzesza ona co najmniej 7 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy,
- lub zrzeszająca co najmniej 10 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia tych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę pracowników.
W kodeksie pracy znajdziemy także procedurę przewidzianą na wypadek niezawarcia porozumienia o warunkach stosowania telepracy. Otóż, w takiej sytuacji pracodawca określa warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jest to możliwe jeżeli do zawarcia porozumienia nie dojdzie w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu tego porozumienia.
Rezygnacja z telepracy
Przepisy dotyczące telepracy regulują sposób zakończenia świadczenia pracy w formie telepracy, skutkującego powrotem pracownika do poprzednich warunków wykonywania pracy. Stosownie do art. 678 k.p., w terminie trzech miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy w trakcie zatrudnienia, a więc w trybie określonym w art. 677 § 1 pkt 2 k.p., każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takim przypadku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Termin ten nie powinien być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Złożenie przez telepracownika wniosku po upływie trzech miesięcy nie jest dla pracodawcy wiążące, jednakże taki wniosek pracodawca, w miarę możliwości, powinien uwzględnić.
Z kolei pracodawca, po upływie trzymiesięcznego terminu na złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, może przywrócić poprzednie warunki wykonywania pracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego dokonanego w trybie art. 42 § 1-3 k.p., czyli w trybie wypowiedzenia warunków pracy lub płacy.
Należy zwrócić uwagę, że brak zgody pracownika na zmianę dotychczasowych warunków wykonywania pracy na formę telepracy na mocy porozumienia stron (w przypadku określonym w art. 677 § 3 k.p.), a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy (na zasadach określonych w art. 678 k.p.), nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Warunki wykonywania telepracy
W rozumieniu prawa pracy, telepraca nie jest nowym rodzajem umowy o pracę. Telepracownik świadczy pracę w ramach normalnego stosunku prawnego regulowanego przez kodeks pracy. Oznacza to, że może on być pracownikiem zatrudnionym na podstawie którejś z umów o pracę przewidzianych w kodeksie pracy, tj. na czas nieokreślony lub określony, w celu wykonania określonej pracy, a także na okres próbny. Od klasycznego stosunku pracy telepracę odróżnia sposób rozliczania się wykonywanej pracy, jednak w pozostałym zakresie wykonywanie pracy w formie telepracy charakteryzuje się, tak jak każdy stosunek pracy, odpłatnym i osobistym wykonywaniem pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem.
Według art. 677 k.p., telepracownikiem można zostać na dwa sposoby. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w formie telepracy może nastąpić:
1) przy zawieraniu umowy o pracę albo
2) w trakcie zatrudnienia.
W pierwszym przypadku - umowa o pracę, poza obligatoryjnymi jej elementami wynikającymi z treści art. 29 § 1 k.p. (a więc określeniem strony umowy, rodzaju umowy, daty jej zawarcia oraz warunków pracy i płacy, w szczególności: rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wynagrodzenia za pracę odpowiadającemu rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, terminu rozpoczęcia pracy), powinna dodatkowo określać warunki wykonywania umówionego rodzaju pracy, charakterystyczne dla telepracy (czyli regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej). Należy pamiętać, że pracodawca - zgodnie z art. 29 § 3 k.p. - powinien poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o: normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego czy obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, powinien poinformować pracownika dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. W myśl art. 6710 § 1 k.p., jeżeli uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w formie telepracy, następuje przy zawieraniu umowy o pracę, pisemna informacja pracodawcy obejmuje dodatkowo co najmniej określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika oraz wskazanie osoby lub organu dokonujących za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.
W drugim przypadku - zmiana warunków wykonywania pracy na telepracę w trakcie zatrudnienia może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Uzgodnienie stron dotyczy sytuacji, gdy pracownik został zatrudniony na podstawie „klasycznego stosunku pracy”, a następnie zgłasza inicjatywę zmiany sposobu wykonywania pracy bądź wyraża zgodę na taką zmianę - jeżeli z taką inicjatywą występuje pracodawca. Jeżeli z propozycją zmiany sposobu wykonywania pracy występuje pracownik, pracodawca, co prawda, nie ma obowiązku uwzględnienia jego wniosku, ale inicjatywa pracownika powinna być przez niego poważnie rozważona. Przepis wymaga wręcz uwzględnienia przez pracodawcę tej propozycji, jeśli tylko ma on takie możliwości. W razie sporu pracodawca będzie musiał zatem wykazać, iż rzeczywiście brakowało mu możliwości zatrudnienia pracownika w formie telepracy. Jeżeli uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w formie telepracy, następuje w trakcie zatrudnienia, pracodawca przekazuje telepracownikowi na piśmie informacje o osobie lub organie dokonujących za pracodawcę czynności z zakresu prawa pracy, odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy. Przekazanie informacji powinno mieć miejsce najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy w formie telepracy.
W trakcie zatrudnienia pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie art. 42 § 4 k.p. (czyli powierzenie pracownikowi bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika).
Obowiązki i prawa stron
W przypadku zatrudniania telepracowników, oprócz standardowych obowiązków względem pracowników, na pracodawcy ciążą dodatkowe obowiązki. Stanowi o tym art. 6711 k.p. Jeżeli pracodawca i telepracownik w odrębnej umowie nie postanowią inaczej, do obowiązków pracodawcy należy:
- dostarczenie telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego wymagania określone dziale dziesiątym kodeksu pracy (Bezpieczeństwo i higiena pracy) w rozdziale IV (Maszyny i inne urządzenia techniczne),
- ubezpieczenie tego sprzętu,
- pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
- zapewnienie telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.
W dodatkowej umowie pracodawca i telepracownik mogą określić inny niż wymieniony wyżej zakres wzajemnych obowiązków związanych ze sprzętem niezbędnym do wykonywania pracy w formie telepracy, a także inne kwestie związane ze świadczeniem pracy w tej formie. Umowa powinna określać w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego jego własność, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego kodeksu pracy. W takim przypadku, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub regulaminie, regulujących warunki stosowania telepracy, bądź w umowie z pracodawcą. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe. Ponadto, umowa powinna określać zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy oraz sposób i formę kontroli wykonywania przez niego pracy.
Pracodawca określa także zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz - w miarę potrzeb - przeprowadza instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Powyższy obowiązek wynika z treści art. 6712 k.p. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z tymi zasadami i jest obowiązany do ich przestrzegania. Ponadto, pracodawca i telepracownik przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (art. 6713 k.p.). Poza powyższymi obowiązkami telepracownika obejmują także inne obowiązki dotyczące ogółu pracowników.
Pracodawcy przysługuje prawo kontroli wykonywania pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy, o czym stanowi art. 6714 k.p. Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca przeprowadza także kontrolę w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji oraz w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy - za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Ważne jest, aby sposób przeprowadzania kontroli dostosować do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Istotna jest zasada, że wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać w sposób zgodny z przeznaczeniem korzystania z pomieszczeń domowych. Pierwszą kontrolę, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przeprowadza się przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez telepracownika, na jego wniosek.
Pracodawca realizuje wszystkie obowiązki z zakresu bhp, z wyłączeniem - wobec telepracownika wykonującego pracę w domu - obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń, obowiązków określonych w rozdziale III (Obiekty budowlane i pomieszczenia pracy) działu dziesiątego kodeksu pracy i obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych. O powyższym stanowi art. 6717 k.p.
Należy pamiętać, że pracownik wykonujący pracę w formie telepracy jest pełnoprawnym pracownikiem, co oznacza, że świadcząc pracę w domu zachowuje pełnię praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy, ma prawo do wszystkich gwarantowanych uprawnień i świadczeń pracowniczych (np. do urlopu wypoczynkowego, zwolnień od pracy, wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych). Katalog praw przysługujących telepracownikowi określają art. 6715 i 6716 k.p. I tak, w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również z powodu odmowy podjęcia takiej pracy. Ponadto, pracodawca powinien umożliwić telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.
SŁOWNIK TERMINOLOGICZNY
Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy - przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, obejmującym: wyposażenie podstawowe, w tym monitor ekranowy będący urządzeniem do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym (niezależnie od metody uzyskiwania obrazu), klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek; wyposażenie dodatkowe, w tym drukarkę, skaner, mysz, trackball oraz wyposażenie pomocnicze, w tym stół, krzesło, uchwyt na dokument, podnóżek. Stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno być tak usytuowane w pomieszczeniu, aby zapewniało pracownikowi swobodny dostęp do tego stanowiska. Odległości między sąsiednimi monitorami powinny wynosić co najmniej 0,6 m, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora - co najmniej 0,8 m. Odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna wynosić 400-750 mm. Oświetlenie powinno zapewniać komfort pracy wzrokowej. Ponadto, należy ograniczyć olśnienie bezpośrednie od opraw, okien, przezroczystych lub półprzezroczystych ścian albo jasnych płaszczyzn pomieszczenia oraz olśnienie odbiciowe od ekranu monitora, w szczególności przez stosowanie odpowiednich opraw oświetleniowych, instalowanie żaluzji lub zasłon w oknach. Dopuszcza się stosowanie opraw oświetlenia miejscowego, pod warunkiem że będą to oprawy nie powodujące olśnienia. Pracodawca organizuje stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Ponadto, pracodawca przeprowadza na tych stanowiskach pracy ocenę warunków pracy w aspekcie m.in.: organizacji stanowisk pracy w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy, stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy zapewniającego bezpieczeństwo pracy, obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników, obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi oraz obciążenia psychicznego pracowników.
Krzysztof Wikary
Podstawa prawna:
ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).