Zmiana prawa
Projekt nowego rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać kasy rejestrujące, opracowany przez Ministerstwo Finansów, znajduje się właśnie w uzgodnieniach międzyresortowych. Zmiany w tym rozporządzeniu miały rozwiązać przede wszystkim kwestię przechowywania przez podatników papierowych paragonów. Zdaniem samych zainteresowanych - czyli przedsiębiorców - ten problem, dzięki przedstawionemu rozporządzeniu, nie zostanie rozwiązany. Resort finansów powinien opracować inne przepisy.
- Jeśli nie będę chciał przechowywać papierowych paragonów, będą musiał kupić nową kasę, na którą dodatkowo nie dostanę specjalnej ulgi. Nie stać mnie na to - żali się pan Tadeusz, prowadzący sklep w Lesznie.
Pan Marek z Katowic, który jest szefem hurtowni, dodaje, że nie chce wymieniać kasy fiskalnej, a projekt nowego rozporządzenia o kasach fiskalnych zakłada zaostrzenie zasad przechowywania paragonów papierowych dla przedsiębiorców, którzy nie kupią nowych urządzeń.
- To ma być zmiana na lepsze - pyta retorycznie szef hurtowni.
Również Związek Rzemiosła Polskiego sprzeciwia się propozycjom ministerialnym w tym zakresie. Zdaniem Związku większość firm nie będzie w stanie skorzystać z możliwości zakupu nowych urządzeń, które będą archiwizować paragony na kopiach elektronicznych. Są one dla nich za drogie, a w dodatku nie będą objęte ulgą. Dla tej dużej grupy podatników w rozporządzeniu nie proponuje się uproszczeń, a wręcz przeciwnie dodatkowe obostrzenia.
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu mówiącym o 5-letnim okresie przechowywania kopii dokumentów kasowych, zobowiązuje się podatników do przestrzegania warunków przechowywania tych dokumentów, które gwarantują zachowanie ich w formie czytelnej w tych okresach. Co więcej. musi się to odbyć z uwzględnieniem warunków i wymogów podanych przez producenta lub importera kas wprowadzających urządzenia do obrotu. a odnoszących się do zalecanych przez nich parametrów papieru, właściwości stosowanych informatycznych nośników danych, jak i urządzeń współpracujących z kasą.
To zaś uniemożliwi stosowanie tańszych zamienników.
Niezależni eksperci wskazują, że rozwiązania zaproponowane przez Ministerstwo Finansów są połowiczne i niestety nie rozwiązują wszystkich istniejących dziś problemów.
Więcej wymagań
Z uzasadnienia projektu rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych wynika, że MF podejmuje próbę rozwiązania problemu archiwizowania papierowych kopii dokumentów kasowych poprzez umożliwienie sporządzania kopii drukowanych dokumentów na informatycznych nośnikach danych.
Jednak, z przyczyn oczywistych, związanych przede wszystkim z kosztami, ale i w przypadku niektórych podatników - specyficznymi warunkami instalacji kas (np. w taksówkach, w handlu bazarowym) - spora grupa przedsiębiorców nie kupi nowych urządzeń.
Trudno znaleźć racjonalne uzasadnienie dla pomysłu nakładania na podatników - i to w zasadzie z dnia na dzień - obowiązku zapewnienia czytelności paragonów przez pięć, sześć lat w sytuacji, gdy wiadomo, że większość kas obecnie używanych na rynku nie zapewnia takiej możliwości.
- Przecież kasy te zostały przez MF dopuszczone do obrotu, czyli ktoś kiedyś uznał, że nadają się do ewidencjonowania obrotu i spełniają wszystkie wymogi fiskusa - podkreśla Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.
Podobne problemy występują także w innych krajach unijnych. Na Słowacji, podobnie jak w Polsce, podatnicy mają obowiązek przechowywania paragonów w wersji papierowej przez pięć lat, a w Wielkiej Brytanii przez sześć lat, w wersji papierowej lub elektronicznej.
- W praktyce i tak do papierowych kopii raczej nikt nie zagląda, a kontrole odbywają się na podstawie wydruków z pamięci kasy. Podobnie jest zresztą obecnie w Polsce i do tej pory fiskus jakoś radził sobie bez pięcioletnich czytelnych kopii paragonów - wyjaśnia Agnieszka Bieńkowska.
Jednocześnie pyta, dlaczego w zakresie papierowych kopii paragonów nie utrzymać obecnego stanu rzeczy lub też nie wprowadzić obowiązku ich przechowywania, ale tylko w okresie, kiedy paragony pozostają czytelne, czyli w okresie, kiedy po prostu ma to sens.
Kopie elektroniczne
Omawiając projekt nowego rozporządzenia w sprawie kas, trzeba wskazać też na jego pozytywne rozwiązania. Zakłada on m.in. znaczne ułatwienie w przechowywaniu kopii paragonów pod postacią zapisu elektronicznego. Na ten aspekt zwraca uwagę Dorian Liszcz, ekspert z firmy GMTR (polski producent nowoczesnych kas i drukarek fiskalnych trzeciej generacji), który podkreśla, że pozwoli to podatnikom na mniejsze zużycie drogiego papieru termicznego, bo drukowany papierowo będzie jedynie oryginał paragonu wydawany klientowi.
- Kopia w postaci elektronicznej będzie zapisywana na nośniku informatycznym, a podatnik nie będzie już musiał ponosić wysokich stałych kosztów magazynowania tzw. rolek kontrolnych przez pięć lat od momentu ich wydrukowania - argumentuje Dorian Liszcz.
Według jego informacji, kopie elektroniczne to już standard na całym świecie. Kolejne kraje wspólnotowe wprowadzają też kasy fiskalne. We Włoszech funkcjonuje nawet specjalna policja kontrolująca transakcje dokonywane za pomocą kas. Wychodząc ze sklepu we Włoszech powinniśmy pamiętać, by zabrać ze sobą paragon fiskalny, bo w przypadku jego braku możemy narazić się na zarzut paserstwa, a każdy podatnik bez wyjątku ma obowiązek stosować kasę fiskalną.
- W Polsce, niestety, podatnik nadal może zaniżać osiągany roczny obrót i w nieskończoność odsuwać konieczność wprowadzenia kasy fiskalnej - twierdzi Dorian Liszcz.
Inwestycja podatnika
Zdaniem ekspertów dzięki wprowadzeniu tzw. elektronicznych kopii paragonów koszty ponoszone przez podatników na ewidencję obrotów będą wyraźnie niższe.
Według Piotra Marca, specjalisty z firmy Novitus, kasa z tzw. kopią elektroniczną pozwoli wielu podatnikom na ograniczenie kosztów eksploatacji urządzeń fiskalnych, i to mimo ewentualnej nieco wyższej ceny zakupu. Będą to urządzenia sprzętowo bardziej wymagające, a producenci będą musieli ponieść pewne nakłady na ich opracowanie i wdrożenie do produkcji, jednak w efekcie cena może być wyższa o kilka lub kilkanaście procent. A i to zależy od stopnia zaawansowania bazowych modeli urządzeń. Im bardziej zaawansowaną technologię prezentuje obecny model (z kopią tradycyjną), tym łatwiejsze i tańsze będzie dostosowanie go do elektronicznej kopii.
Urządzeń przestarzałych technologicznie zapewne producenci nie będą dostosowywać do wymogów kopii elektronicznej - to by się nie opłacało. Korzyści dla użytkownika stosującego urządzenie z kopią elektroniczną łatwo można oszacować.
- Przykładowo w przypadku kopii elektronicznej na kartach pamięci SD to połowa dotychczasowych wydatków na papier termiczny minus koszt karty SD. Jeśli punkt handlowy zużywał dziennie dwie rolki papieru (jedna to paragony dla klienta, druga to kopia), to oznacza, że rocznie zaoszczędzi ok. 350 - 450 zł - wylicza Piotr Marzec.
Dodaje, że karta SD o pojemności 2GB, która wystarczy na znacznie dłużej niż rok, kosztuje ok. 20 zł. Ze względu na te korzyści wielu podatników będzie skłonnych ponieść nawet wyższe nakłady na zakup urządzenia z kopią elektroniczną. Producenci przygotują urządzenia z kopią elektroniczną dla różnych segmentów. Będą więc dostępne tanie tzw. kasy proste (dla niewielkich punktów handlowych), kasy ze średniej półki cenowej, oraz dla wymagających - drogie kasy systemowe.
- Rozwiązanie oparte na kopii elektronicznej likwiduje też problem związany z przechowywaniem i zapewnieniem czytelności paragonów (odpowiedni papier i odpowiednie warunki i w przypadku dużych sklepów sieciowych często też niemałe koszty przechowywania) - argumentuje specjalista firmy Novitus.
Pozwoli to wielu podatnikom wyraźnie zaoszczędzić, mimo możliwego jednorazowego, maksymalnie o kilkanaście procent większego wydatku na kasę fiskalną.
Trzeba pamiętać, że podatnicy po raz pierwszy kupujący urządzenie fiskalne, niezależnie czy będzie to tradycyjna kasa z kopią drukowaną czy kasa z kopią elektroniczną mogą odliczyć 50 proc. kosztów zakupu urządzenia (dotyczy kas zgłaszanych na dzień rozpoczęcia działalności).
Wzorem Unii
Szymon Czerwiński, konsultant w Accreo Taxand, analizując projekt rozporządzenia podkreśla, że patrząc przez pryzmat dotychczasowych uregulowań, rozwiązanie umożliwiające podatnikom dokumentowanie obrotu poprzez przechowywanie kopii paragonów w formie elektronicznej należałoby ocenić pozytywnie.
Jednak Ministerstwo Finansów, kierując się słusznymi pobudkami, robi jedynie pół kroku w dobrym kierunku. W krajach europejskich obowiązują inne rozwiązania.
- System, w ramach którego podatnicy są zobowiązani do przechowywania przez oznaczony czas elektronicznych kopii paragonów, stosowany jest zaledwie w kilku krajach, m.in. w Rosji czy Grecji. W innych, takich jak Belgia, Słowenia czy Włochy, od podatników wymaga się jedynie dokumentowania obrotu wynikającego z paragonów w specjalnym rejestrze - zauważa Szymon Czerwiński.
Podpowiada, że najkorzystniejszym rozwiązaniem, stosowanym w większości krajów europejskich, jest zobowiązanie podatników do elektronicznego dokumentowania jedynie dziennego obrotu z podziałem na poszczególne stawki VAT. Sposób ten z łatwością mógłby być stosowany w Polsce. Byłby on przy tym niezwykle tani do wdrożenia - większość z obecnie używanych kas rejestrujących ma bowiem możliwość dziennego raportowania obrotu.
W tym kontekście jako swego rodzaju nadużycie ze strony Ministerstwa Finansów należy ocenić dokonanie reformy na koszt podatników. Jak czytamy w uzasadnieniu projektu rozporządzenia, regulacja ta ma wpłynąć pozytywnie i stabilizująco na rynek pracy w sektorze produkcji i serwisu kas.
- Doceniając trud, jaki zadają sobie urzędnicy, dla rozwoju tego sektora gospodarki, należałoby życzyć sobie, aby podobnie dbali o innych podatników, często pozostających w o wiele gorszej sytuacji - podsumowuje ekspert Accreo Taxand.
Ile podatnik zaoszczędzi na nowej kasie
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Ważne!
Zgodnie z projektem nowego rozporządzenia w sprawie warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać kasy rejestrujące, kasa będzie posiadać kopię elektroniczną i jeden mechanizm drukujący bez możliwości realizacji kopii papierowej. Jednak dotychczasowe rozwiązania z kopiami papierowymi nie stracą na użyteczności i będą dalej akceptowalnym rozwiązaniem
1,2 tys. zł wynosi średnia cena kasy fiskalnej z elektronicznym zapisem kopii
KASY FISKALNE DZIŚ I PO ZMIANACH*
Jakie parametry będą musiały posiadać nowe kasy
Kasy z kopią elektroniczną będą musiały posiadać:
• większą pamięć fiskalną (skrót /weryfikacja poprawności/ wszystkich paragonów będzie musiała być zapisywana w pamięci fiskalnej);
• większą pamięć podręczną (będzie przechowywać paragony co najmniej z całego dnia);
• silniejszy procesor (szyfrowanie i obliczanie skrótu).
Dodatkowo dochodzi kwestia nośnika: będzie to mógł być nośnik droższy (np. karta typu SD), lub tańszy (np. płyta DVD), jednak w przypadku tego tańszego konieczne będzie wykorzystywanie dodatkowego programu i sprzętu do nagrywania.
Czy dziś występują kopie elektroniczne
Obecnie możliwy jest wariant pośredni, zwany elektroniczną archiwizacją danych. Jest on jednak wąsko stosowany. Nie pozwala on na zrezygnowanie z dodatkowego wydruku kopii, a jedynie umożliwia krótsze przechowywanie rolek z kopii (sześć miesięcy po rozliczeniu roku obrachunkowego zamiast pięciu lat). Archiwizacja w tym przypadku odbywa się na zewnętrznych nośnikach - płytach, z wykorzystaniem dodatkowego sprzętu i oprogramowania do nagrywania.
* dane z firmy Novitus
Ewa Matyszewska
ewa.matyszewska@infor.pl