Jednym z najpopularniejszych dokumentów, na podstawie których pracownikom nalicza i rozlicza się wynagrodzenie, jest lista płac. Na tym dokumencie są wskazywane składniki wynagrodzenia, takie jak: płaca zasadnicza, premie, nagrody itp., a także wysokość składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne czy zaliczka na podatek.
Lista płac
Przepisy nie określają, w jakiej formie należy tworzyć ten dokument. W związku z tym pracodawca ma tu pełną swobodę. Może tworzyć zarówno listy zbiorcze (dla określonej grupy pracowników czy dla zatrudnionych w całym zakładzie), jak i sporządzać listy indywidualne.
Wybierając konkretną formę, pracodawca musi brać pod uwagę sposób potwierdzania odbioru wynagrodzenia przez pracownika oraz ochronę danych osobowych.
W sytuacji gdy pensje pracowników wypłacane są w gotówce w kasie zakładu pracy, to z uwagi na dobra osobiste pracowników lepiej jest sporządzać listy indywidualne. Pracownik, potwierdzając odbiór wynagrodzenia, będzie widział jedynie składniki, na podstawie których jemu pracodawca wyliczył wynagrodzenie. Nie będzie mógł sprawdzić, ile zarabiają jego koledzy. Dostęp do informacji o wysokości wynagrodzenia innych pracowników jest bowiem naruszeniem przepisów.
Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. „ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego.”
Stanowisko takie potwierdziło również GIODO: „(...) umożliwianie wglądu pracownikom do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych pracowników stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych”.
Jeżeli więc w zakładzie pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie w gotówce, lepiej jest wprowadzić inny sposób potwierdzania odbioru pensji niż podpis na liście płac (np. podpisywanie innej listy z samymi imionami i nazwiskami pracowników, bez kwot i innych składników lub podpisywanie druku dowodu wypłaty, tzw. KW).
W sytuacji gdy wypłata wynagrodzenia następuje na konto, pracodawca może tworzyć zbiorcze listy płac. Niemniej jednak nawet w tym przypadku powinien brać pod uwagę, że pracownik w każdym momencie może przyjść i zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których wyliczono jego wynagrodzenie. W przypadku zbiorczej listy płac ciężko będzie zapewnić poufność danych o wysokości wynagrodzenia pozostałych pracowników.
Paski płacowe i druki ZUS RMUA
Pracodawca jako płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.
Więcej w Serwisie Prawno-Pracowniczym - Zamów prenumeratę >>