Informacja o warunkach zatrudnienia powinna być zindywidualizowana i skierowana do konkretnego pracownika. Pracodawca nie może więc zawrzeć w informacji treści, która w sposób ogólny wskazuje na warunki zatrudnienia.
Na każdym pracodawcy bez względu na liczbę zatrudnionych spoczywa obowiązek poinformowania pracowników na piśmie o:
• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
Dodatkowo pracodawcy, którzy nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu pracy, czyli zatrudniający mniej niż 20 pracowników, muszą poinformować pracowników o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Najczęściej informacja o warunkach zatrudnienia jest wręczana pracownikowi w dniu zawarcia umowy o pracę. Pracodawca nie może jednak dostarczyć jej później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Natomiast o zmianie warunków zatrudnienia pracodawca musi poinformować pracownika w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia ich życie. Gdyby jednak zaszła konieczność rozwiązania umowy o pracę przed upływem tego terminu, pracodawca powinien wręczyć informację nie później niż do dnia rozwiązania umowy o pracę.
WaŻne!
Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przechowywana w części B akt osobowych pracownika.
Informacja o normach czasu pracy
Pracownik pracujący w podstawowym systemie czasu pracy powinien być poinformowany, że obowiązuje go 8-godzinna dobowa norma czasu pracy oraz przeciętnie 40-godzinna tygodniowa norma czasu pracy (art. 129 k.p.).
W jaki jednak sposób poinformować pracownika o dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, gdy pracuje on np. w równoważnym systemie czasu pracy lub jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy?
Według inspekcji pracy w informacji dla pracownika zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy pracodawca powinien wskazać 8-godzinną normę dobową i przeciętnie 40-godzinną normę tygodniową, mimo że pracownik ten może pracować do 12 godzin na dobę. PIP uzasadnia to tym, że praca do 12 godzin na dobę stanowi tylko wymiar czasu pracy, a nie normę czasu pracy (norma została wskazana w art. 129 k.p.). Moim zdaniem może być to dla pracownika mylące.
WaŻne!
Pracodawcy zatrudniający pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym powinni wskazać w informacji, że obowiązuje ich 7-godzinna dobowa norma czasu pracy oraz 35-godzinna tygodniowa norma czasu pracy.
Informacja o wymiarze urlopu
Informując o wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, pracodawca musi wskazać konkretny wymiar tego urlopu, np. że pracownikowi przysługuje w danym roku kalendarzowym 20 lub 26 dni urlopu (art. 154 § 1 k.p.).
Co jednak w przypadku, gdy pracownik zostaje zatrudniony w trakcie roku kalendarzowego, kiedy przysługuje mu urlop proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego lub proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. W takim przypadku w informacji o warunkach zatrudnienia należałoby wskazać liczbę dni urlopu wypoczynkowego, która faktycznie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w trakcie roku kalendarzowego. Jednak ze względu na to, że należy poinformować pracownika o każdorazowej zmianie warunków zatrudnienia dopuszczalna jest praktyka, aby wskazać w informacji, że np. „w 2008 r. przysługuje Pani/u 10 dni urlopu wypoczynkowego. Z dniem 1 stycznia 2009 r. będzie przysługiwać Pani/u prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego”.
Pozostałe informacje
Informacja o obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia powinna być również zindywidualizowana. Oznacza to, że należy wskazać długość tego wypowiedzenia dla konkretnego pracownika, uzależnioną od rodzaju i czasu trwania umowy (np. przy umowie na okres próbny), a także od okresu zatrudnienia (np. przy umowie na czas nieokreślony).
Jeżeli chodzi o częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, to wystarczy, że pracodawca wskaże, że wynagrodzenie będzie wypłacane danemu pracownikowi np. raz w miesiącu. Nie ma obowiązku wskazywania w informacji o warunkach zatrudnienia terminu wypłaty wynagrodzenia.
W praktyce często pojawia się też pytanie, czy pracodawca, u którego nie został wprowadzony układ zbiorowy pracy, jest zobowiązany poinformować pracownika (w trybie art. 29 § 3 k.p.), że nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Otóż nie. Przepis ten nakazuje informować pracownika jedynie o tym, że został on objęty układem zbiorowym pracy, a jeżeli u danego pracodawcy nie został wprowadzony układ, to moim zdaniem nie ma potrzeby zawierać informacji, że pracownik nie został objęty układem zbiorowym pracy. Poza tym pracodawca informuje pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, w tym o objęciu go układem zbiorowym pracy. A zatem pracodawca, u którego nie został wprowadzony układ zbiorowy pracy, nie ma obowiązku informowania o nieobjęciu go tym układem. Obowiązek ten powstaje z chwilą wprowadzenia układu.
Wskazanie odpowiednich przepisów
Od 5 sierpnia 2006 r. pracodawca może informować pracowników o warunkach zatrudnienia także przez wskazanie na piśmie odpowiednich przepisów odnoszących się do danego pracownika, np. jeżeli pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego oraz ma umowę zawartą na czas nieokreślony z 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, pracodawca powinien wskazać w informacji konkretne przepisy - odpowiednio art. 154 § 1 pkt 2 k.p. oraz art. 36 § 1 pkt 3 k.p.
Zmiana warunków zatrudnienia
Na pracodawcy ciąży także obowiązek poinformowania pracowników na piśmie o każdorazowej zmianie warunków zatrudnienia, w zakresie wskazanym w art. 29 § 3 k.p., o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. W praktyce generuje to obowiązek przygotowania dużej liczby dokumentów (w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników) oraz obowiązek pilnowania przez działy kadr każdorazowej zmiany, np. wymiaru urlopu czy też zmiany długości okresu wypowiedzenia.
Konstanty Wróblewski
specjalista ds. prawa pracy, SEKA S.A.
Podstawa prawna:
• art. 29 § 3-33 Kodeksu pracy,
• § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).