Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Jej treść powinna określać, kto będzie pracodawcą i pracownikiem, jakiego jest to rodzaju umowa (np. na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony), datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Ten ostatni element powinien obejmować w szczególności rodzaj wykonywanej pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu pracy oraz termin jej rozpoczęcia. Powyższe określa obowiązkową treść umowy, czyli to, co musi się w niej znaleźć. W umowie o pracę można zamieścić również inne postanowienia dotyczące warunków pracy i płacy, takie jak np. zakaz konkurencji czy wprowadzenie niektórych systemów czasu pracy. Umowa o pracę powinna zostać złożona w aktach osobowych.
Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie, pracodawca jest zobowiązany, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy oraz jej warunki. Dokument ten należy złożyć do akt osobowych pracownika. Jeżeli pracodawca nie potwierdzi pisemnie zawartej z pracownikiem umowy o pracę, grozi mu za to kara grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.
Następnie pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy zobowiązany jest poinformować pracownika o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze urlopu, jaki przysługuje pracownikowi, długości jego okresu wypowiedzenia oraz układzie zbiorowym pracy, jeżeli pracownik jest nim objęty. Pracodawca może, informując pracownika, wskazać pisemnie stosowne przepisy prawa.
Dodatkowe obowiązki ciążą na tych pracodawcach, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy. Muszą oni ponadto poinformować nowego pracownika o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Pracodawca powinien odebrać od pracownika pisemne potwierdzenie, że zapoznał się on z tymi informacjami i dołączyć je do jego akt osobowych.
Pracodawca może ponadto w osobnym dokumencie przedstawić zakres jego obowiązków, które określają zadania pracownika wynikające z umowy o pracę. Również ten dokument powinien znaleźć się w dokumentacji osobowej.
Bartłomiej Raczkowski
partner, Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy