Odwołanie z urlopu jest zatem dopuszczalne, gdy:
• zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu,
• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna (art. 167 § 1 k.p.).
Kodeks pracy nie określa formy, w jakiej można odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Odwołanie z urlopu ma dla pracownika charakter polecenia służbowego i odbywa się w trybie jednostronnej decyzji pracodawcy. Pracownik obowiązany jest zatem wykonać polecenie pracodawcy. W innym razie takie niezastosowanie się do polecenia służbowego zostanie potraktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracownika. Odwołanie pracownika z urlopu powinno być dokonane z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby pracownik miał możliwość wykonania polecenia pracodawcy w oznaczonym przez niego terminie.
W przypadku odwołania pracownika z urlopu pracodawca obowiązany jest pokryć koszty poniesione przez pracownika, związane bezpośrednio z tym odwołaniem (art. 167 § 2 k.p.). Odwołując pracownika z urlopu, pracodawca ponosi koszty takiego odwołania. Obowiązek pracodawcy w zakresie zwrotu kosztów dotyczy tylko poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów bezpośrednich, takich jak koszt zorganizowanego wypoczynku: wczasów, wycieczek, pobytu w hotelu czy pensjonacie oraz koszty podróży (koszty biletów kolejowych lub lotniczych).
Pracodawca obowiązany jest pokryć udokumentowane koszty poniesione przez pracownika, ale tylko te bezpośrednio związane z odwołaniem go z urlopu. Za koszty takie uznaje się m.in.: koszty pobytu w hotelu, ośrodku wczasowym, pensjonacie, na kwaterze prywatnej lub w sanatorium, a także koszty podróży. Nie podlega zwrotowi koszt utraconego zarobku, w sytuacji gdy pracownik zamierzał przeznaczyć urlop na podjęcie dorywczej pracy.
W razie sporu między pracownikiem a pracodawcą co do zasadności zwrotu poszczególnych kosztów bądź ich wysokości rozstrzygnięcie tego sporu należy do sądu pracy.
Obowiązek zwrotu kosztów przy odwołaniu pracownika z urlopu wypoczynkowego nie dotyczy również kosztów, które nie mają bezpośredniego związku z odwołaniem z urlopu, a tylko pośrednio związane są z korzystaniem przez pracownika z urlopu. Pracownik nie będzie miał zatem prawa do zwrotu kosztów związanych np. z zakupem odzieży lub sprzętu sportowego.
Koszty podlegające rekompensacie powinny być przez pracownika udokumentowane rachunkami.