Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) pracodawcy, którzy mają obowiązek tworzenia funduszu, z wyjątkiem pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, mogą określić wysokość odpisu na fundusz inaczej niż wynika to z ustawy. Możliwe jest także, że w ogóle nie będą tworzyć funduszu. Kroki, które należy podjąć w tym celu, różnią się w zależności od tego, czy pracownicy objęci są układem zbiorowym pracy (u.z.p.) czy też regulaminem wynagradzania, a ponadto, czy w firmie działają związki zawodowe.
Tam, gdzie pracownicy objęci są u.z.p., postanowienia o zwolnieniu z obowiązku tworzenia funduszu powinny być zawarte w układzie. Zapisy o nietworzeniu funduszu muszą być zatem nie tylko uzgodnione z zakładową organizacją związkową, ale i odpowiednio wprowadzone do układu w porozumieniu z organizacją związkową jako jego stroną. O ile organizacja ta nie wyrazi zgody na nietworzenie funduszu, układ nie zostanie zmieniony, a pracodawca będzie musiał nadal dokonywać odpisów na fundusz. Układ (zmiana układu) wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania.
U pracodawców, których pracownicy nie są objęci u.z.p., postanowienia o nietworzeniu funduszu może zawierać regulamin wynagradzania. Regulamin ten pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową. Jeżeli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu w sprawie nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Uprawnienia organizacji związkowej i pracownika wybranego przez załogę mają charakter opiniotwórczy. Regulamin lub jego zmiana wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. może być wysłany drogą e-mailową do każdego pracownika). Jeśli więc pracodawca planuje zwolnienie z obowiązku tworzenia funduszu w kolejnym roku kalendarzowym, regulamin wynagradzania musi być odpowiednio wcześniej zmieniony. To samo dotyczy układu zbiorowego pracy. Zmiana układu powinna nastąpić w poprzednim roku kalendarzowym, by obowiązywała w kolejnych latach. Zmiana może być bezterminowa. Możliwe jest także postanowienie, że fundusz nie będzie tworzony tylko w określonym roku lub latach.
AGNIESZKA LECHMAN-FILIPIAK
radca prawny Kancelaria Linklaters