Kodeks pracy rzeczywiście nie określa, jakich metod kontroli może używać pracodawca wobec swoich pracowników. Jakikolwiek monitoring powinien być realizowany adekwatnie do celu, któremu ma służyć, i nie powinien prowadzić do nadużyć. O wszystkich formach kontroli przełożony powinien poinformować podwładnych. Zgody pracowników wymaga stosowanie tylko niektórych form kontroli. Pracodawca nie musi uzyskać zgody pracowników na monitorowanie służbowej poczty, w tym elektronicznej (ale nie prywatnej), oraz na kontrolę czasu pracy pracowników przy użyciu systemów GPS. Należy jednak pamiętać, iż drugi z wymienionych sposobów kontroli musi być uzasadniony charakterem powierzonej pracy (np. monitorowanie czasu pracy handlowców przebywających często w podróżach). Nie powinien też odbywać się poza godzinami pracy, gdyż będzie naruszać prawo pracownika do ochrony prywatności. Zgody pracownika nie wymaga też przeszukanie osobiste pracowników, jeśli ma to na celu zapobieżenie wynoszenia mienia pracodawcy. Powinno być to robione w porozumieniu z przedstawicielami pracowników i stosownie do okoliczności i celu (wyrok SN z 3 kwietnia 1972 roku, I PR 153/72).
O ile jest to uzasadnione celem, zgody pracowników nie wymaga także kontrolowanie prowadzonej działalności za pomocą zainstalowanych kamer (np. u pracodawców takich, jak banki, stacje benzynowe). Jednak pracodawca nie ma prawa instalować kamer w miejscach, w których mógłby naruszyć godność pracownika, np. w toaletach, szatniach. Zgody pracownika wymaga natomiast badanie wariografem, badanie stanu nietrzeźwości oraz pobieranie odcisków palców lub instalowanie czytników tęczówki oka w celu kontrolowania czasu pracy pracowników (generalny inspektor ochrony danych osobowych nie zezwala na takie praktyki nawet po uzyskaniu zgody pracownika).
Pracodawca może określić sposoby przeprowadzanych kontroli w regulaminie pracy. Powinien przede wszystkim wskazać w nim sposób i cel prowadzonych kontroli. Może również wprowadzić te zasady w odrębnym regulaminie kontroli pracowników. Wówczas w indywidualnych umowach o pracę powinien zobowiązać ich do przestrzegania zasad zawartych w odrębnym dokumencie.
Czy pracodawca może sprawdzać, czy pracownik korzysta ze służbowej skrzynki do prywatnych celów? W jaki sposób może on sprawdzać tę korespondencję, aby nie naruszyć tajemnicy korespondencji?
Pracodawca ma prawo do kontroli służbowej korespondencji pracownika, jeśli go o tym uprzedzi. Może bowiem sprawdzać sposób korzystania przez podwładnego z powierzonego mienia oraz sposób wykonywania obowiązków pracowniczych. Wynika to z zasady podległości pracownika. Pracodawca nie ma natomiast prawa do przeglądania treści korespondencji prywatnej podwładnego bez jego wyraźnej zgody. Może natomiast ustanowić zasady korzystania ze służbowej poczty elektronicznej do celów prywatnych. Po pierwsze, pracodawca ma prawo zakazać w ogóle korzystania z poczty elektronicznej pracodawcy do celów prywatnych. Wystarczy, że uzasadni taką decyzję np. rodzajem prowadzonej działalności, w której konieczność dostępu pracodawcy do całej korespondencji pracownika jest niezbędna. W takiej sytuacji pracodawca powinien uprzedzić pracowników o tym, że będzie sprawdzał pocztę elektroniczną pod kątem jej wykorzystania do celów prywatnych. W mojej ocenie wyrażenie zgody przez pracownika na sprawdzanie korespondencji elektronicznej może stanowić skuteczną obronę pracodawcy przed ewentualnym zarzutem naruszenia dóbr osobistych podwładnego. Pracodawca będzie miał bowiem prawo do sprawdzania, czy pracownicy przestrzegają ustanowionego zakazu i należycie wykorzystują czas pracy na wykonywanie powierzonych im zadań.
Drugim rozwiązaniem9 jest zezwolenie na korzystanie z elektronicznej poczty służbowej w celach prywatnych. W takiej sytuacji pracodawca nie może sprawdzać poczty prywatnej pracowników wysyłanej ze służbowej skrzynki. Jednym z rozwiązań jest uprzedzenie pracowników o konieczności oznaczania prywatnych wiadomości elektronicznych dopiskiem prywatne lub w inny charakterystyczny sposób. Wówczas pracodawca będzie wiedział, których wiadomości nie otwierać. Uważam, że posiadanie przez pracodawcę wiedzy o liczbie prywatnych wiadomości wysyłanych z poczty służbowej, o ile nie poznaje on ich treści, nie jest naruszeniem prawa pracownika do prywatności.
Czy pracodawca może poddać pracownika badaniom na wariografie? Czy jeśli pracownik odmówi poddania się takim badaniom, pracodawca będzie mógł go zwolnić, tłumacząc tę decyzję utratą zaufania do podwładnego? Czy powinien wcześniej przedstawić mu pytania, jakie będą zadane w trakcie badania?
Pracodawca nie ma możliwości poddania pracownika badaniom na wariografie, chyba że uzyska uprzednio jego zgodę. Zalecam, aby taka zgoda była wyrażona na piśmie.
Szef nie może wyciągać negatywnych konsekwencji z powodu tego, że pracownik odmówił poddania się badaniu. Moim zdaniem nie może rozwiązać ani wypowiedzieć na tej podstawie umowy o pracę. Utrata zaufania jest jedną z przyczyn dopuszczających wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem okresów wypowiedzenia. Jednak nigdy nie są to przypadki oczywiste, a każda sprawa musi być badana pod kątem konkretnych okoliczności faktycznych. Badanie pracowników wariografem nie ma jakichkolwiek podstaw prawnych i dlatego odmowa poddania się badaniu nie może stanowić utraty zaufania do pracownika.
Nie ma moim zdaniem potrzeby przedstawiania pytań pracownikowi, zanim podda się go badaniu, na które wyraził zgodę. Należy jedynie pamiętać, żeby zadawane pytania dotyczyły sfery służbowej, a nie prywatnej i nie mogą naruszać godności pracownika.
Wiele firm, zwłaszcza typu call center, nagrywa rozmowy z klientami. Czy pracodawca może podsłuchiwać rozmowy telefoniczne pracownika ze służbowego telefonu? Czy i w jakich celach może utrwalać przebieg takich rozmów?
Pracodawca może po poinformowaniu pracowników i uzyskaniu zgody ich rozmówców utrwalać i przesłuchiwać rozmowy służbowe z klientami, zarówno w ramach prowadzenia call center, jak i innej działalności gospodarczej, jeżeli jest to uzasadnione celem tej działalności. Pracownik, wykonując swe obowiązki służbowe w kontaktach z klientami bądź potencjalnymi klientami, niejako pośredniczy przy przekazywaniu informacji faktycznie przeznaczonych dla jego pracodawcy i dlatego jego zgoda nie jest wymagana. Natomiast nieuprawnione nagranie i przesłuchiwanie rozmów może naruszać dobra osobiste rozmówców poprzez wkroczenie w sferę ich życia prywatnego, obejmującą stosunki z innymi osobami, słowa, wypowiedzi, głos. Dlatego ich zgoda na przesłuchiwanie i utrwalanie rozmowy będzie wymagana.
Pracodawca nie może natomiast nagrywać ani przesłuchiwać rozmów prywatnych bez uzyskania zgody zarówno pracownika, jak i jego rozmówcy, ponieważ ich sfera życia prywatnego w takiej sytuacji może zostać naruszona. Rozwiązaniem problemu rozróżnienia rozmów służbowych od prywatnych może być wprowadzenie kodów telefonicznych, którymi pracownicy będą musieli się posługiwać przy wykonywaniu zewnętrznych rozmów telefonicznych.
Czy pracodawca może otwierać papierową korespondencję pracownika, jeśli jest ona zaadresowana na jego nazwisko, ale nadawca podał też nazwę jego pracodawcy, a poczta przyszła na adres firmy? Czy będzie to dozwolone, jeśli pracownik wyrazi zgodę na taką kontrolę?
Nazwa i adres pracodawcy pełnią podobną funkcję, jak służbowa skrzynka poczty elektronicznej. Z tego względu wydaje się, że zaadresowanie przesyłki na adres pracodawcy, z podaniem jego nazwy, ustanawia domniemanie, że korespondencja dotyczy celów służbowych. W mojej ocenie w takiej sytuacji pracodawca jest uprawniony do zapoznania się z zawartością korespondencji, mimo że na kopercie widnieje również nazwisko pracownika. Na pewno jednak pracodawca nie będzie mógł zapoznać się z treścią w sytuacji, gdy przesyłka w wyraźny sposób oznaczona jest jako prywatna.
W przypadku korespondencji papierowej pracodawca powinien bezwzględnie zastosować się do ogólnych zasad kontroli służbowej poczty pracowników. Przede wszystkim powinien poinformować pracowników, że zamierza kontrolować taką korespondencję przesyłaną na jego adres. Zgoda pracowników na taką kontrolę nie jest absolutnie konieczna, ale na pewno wzmocni pozycję pracodawcy.
Jakie roszczenia przysługują pracownikowi, jeśli uzna on, że kontrola w miejscu pracy jest nielegalna? Na kim spoczywa ciężar udowodnienia, że kontrola naruszyła dobro osobiste pracownika?
Pracownik ma trzy możliwe drogi do wyboru, jeżeli kontrola w pracy okaże się nielegalna. Może złożyć pozew do sądu cywilnego z tytułu naruszenia dóbr osobistych, skargę do generalnego inspektora ochrony danych osobowych albo rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym.
Z tytułu naruszenia dóbr osobistych pracownik może domagać się od pracodawcy zaniechania naruszeń i usunięcia jego skutków. Może wystąpić również o zadośćuczynienie pieniężne lub zapłatę sumy pieniężnej na cel społeczny. Jeśli w związku z kontrolą pracownik poniósł szkodę majątkową, pracodawca jest zobowiązany do jej naprawy na zasadach ogólnych, czyli tylko jeśli ponosi winę. W przypadku naruszenia dóbr osobistych, co do zasady ciężar dowodu będzie spoczywać na pracodawcy, który musi udowodnić, że jego działanie nie było bezprawne. Jedynie w sytuacji gdy pracownik dochodzi odszkodowania, ciężar dowodu spoczywa na pracowniku.
Jeśli w wyniku monitoringu pracowników pracodawca zbiera i przechowuje dane osobowe, ale nie jest do tego nieuprawniony (może to dotyczyć np. poglądów politycznych, stanu zdrowia, danych umożliwiających identyfikację innych osób), pracownik może zwrócić się ze skargą do generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Natomiast naruszenie tajemnicy korespondencji może uzasadniać ciężkie naruszenie przez pracodawcę obowiązku poszanowania godności i dóbr osobistych pracownika (art. 111 k.p.) i uprawniać pracownika do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Katarzyna Dulewicz
radca prawny i partner Kancelarii CMS Cameron McKenna, kieruje zespołem prawa pracy w biurze warszawskim oraz koordynuje praktykę prawa pracy w Centralnej i Wschodniej Europie. Autorka publikacji Regulaminy korzystania ze sprzętu elektronicznego oraz poczty elektronicznej
PODSTAWA PRAWNA
• Art. 111 ustawy z 26 czerwca 1976 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
• Art. 23, art. 24 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).