W planie urlopów ustala się terminy urlopów wypoczynkowych przysługujących poszczególnym pracownikom w danym roku kalendarzowym. Plan urlopów obejmuje zarówno urlopy bieżące (tj. takie, do których pracownicy nabywają prawo w danym roku kalendarzowym, w tym urlopy uzupełniające), jak i urlopy zaległe, tj. niewykorzystane w poprzednich latach. Plan urlopów nie obejmuje części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 k.p., tj. cztery dni urlopu na żądanie. Urlop na żądanie pracodawca udziela bowiem w terminie wskazanym przez pracownika.
Plan urlopów nie jest sporządzany, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyrazi na to zgodę. Obowiązku sporządzania planu nie ma też pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W tym przypadku terminy urlopów ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikami.
Przepisy nie stanowią, w jakim terminie powinien być sporządzony plan urlopów. W związku z tym, że prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego nabywa się z dniem 1 stycznia danego roku, plan urlopu powinien być sporządzony przed tą datą. Procedurę sporządzania planu urlopów mogą określać przepisy wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy.
Ustalając terminy urlopów pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wnioski pracowników zawierające propozycję terminu udzielenia im urlopu nie są jednak wiążące dla pracodawcy - pracodawca nie ma obowiązku udzielenia urlopu wskazanego we wniosku pracownika. Nie dotyczy to jednak wniosku pracownicy o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. W tym przypadku pracodawca ma bezwzględny obowiązek udzielenia urlopu zgodnie z wnioskiem pracownicy. Podobnie jest w przypadku pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego, pracownika młodocianego uczęszczającego do szkoły, któremu zgodnie z jego wnioskiem należy udzielić urlopu w czasie ferii zimowych oraz pracownika żądającego udzielenia mu urlopu na podstawie art. 1672 k.p. W powyższych przypadkach o terminie urlopu decyduje pracownik.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika, nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu (uchwała SN z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79).
AGNIESZKA LECHMAN-FILIPIAK
radca prawny Kancelaria Linklaters