Nałożenie kary porządkowej jest formalnym oświadczeniem pracodawcy, że dane postępowanie jest niewłaściwe i nie jest akceptowane. W przypadku zaś ewentualnego sporu sądowego jest to także dodatkowy argument potwierdzający zasadność rozwiązania umowy o pracę. Jest to więc swoisty i czytelny sygnał ostrzegawczy dla pracownika, który został ukarany. Spójna i konsekwentna polityka stosowania kar porządkowych w zakładzie pracy pełni rolę dyscyplinującą, edukacyjną i korekcyjną, a co ważniejsze nic nie kosztuje.
Odpowiedzialność porządkową można ponieść za zawinione i bezprawne naruszenie obowiązków pracowniczych związanych z porządkiem pracy. Naruszenie może polegać na działaniu oraz na zaniechaniu. Nawet niewielki stopień winy jest podstawą wymierzenia kary porządkowej. Decydując się na zastosowanie kary porządkowej, pracodawca obowiązany jest uwzględnić rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy (art. 111 k.p.).
Wymierzenie kary porządkowej nie wyłącza możliwości zakwalifikowania tego samego zachowania się pracownika, będącego podstawą ukarania, za przyczynę uzasadnijącą wypowiedzenie umowy o pracę.
Pracodawca może jednak odstapić od nałożenia kary, jest to jego prawo, a nie obowiązek. Nie ma także obowiązku równego karania pracowników dopuszczających się podobnych naruszeń, działanie takie nie wypełnia znamion dyskryminacji ze względu na nierówne traktowanie pracowników (wyrok SN z 15 grudnia 2004 r. I PK 79/04, OSNP 2005/15/225).
Wymogi formalne
Należy pamiętać, że Kodeks pracy określa w sposób precyzyjny ramy prawne, w których może poruszać się pracodawca (Dział IV, Rozdział VI „Obowiązki pracodawcy i pracownika”). Przepisy te mają charakter bezwzględnie obowiązujący, a zatem nie ma możliwości ich ograniczenia, wyłączenia bądź rozszerzenia. Niezachowanie formy lub uchybienie wskazanym terminom powoduje bezskuteczność decyzji o nałożeniu kary.
Dlatego przed podjęciem decyzji o zastosowaniu kary pracodawca ma:
- obowiązek wysłuchać pracownika; pracodawca po przedstawieniu pracownikowi zarzutów naruszenia obowiązków pracowniczych związanych z porządkiem pracy musi wysłuchać pracownika i zapoznać się z jego argumentami,
- określone ramy czasowe; nie można ukarać pracownika po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, jednak nie później niż po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia (109 § 1 k.p.); w przypadku nieobecności pracownika bieg 2-tygodniowego terminu na nałożenie kary porządkowej nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do czasu pojawienia się pracownika w zakładzie pracy, natomiast bieg 3-miesięcznego terminu nie ulega zawieszeniu (art. 109 § 2 i 3 k.p.),
- zawiadomić pracownika; pracodawca zobowiązany jest zawiadomić pisemnie pracownika o ukaraniu go karą porządkową (wyrok SN z 21 maja 1999 r. I PKN 70/99, OSNP 2000/15/583). Zawiadomienie powinno zawierać: oświadczenie o ukaraniu, rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, pouczenie o prawie i terminie wniesienia sprzeciwu.
Rodzaje kar
Zgodnie z art. 108 k.p. do katalogu kar zaliczamy upomnienie, naganę oraz karę pieniężną. Jest to katalog zamknięty i pracodawca nie może stosować kar innych niż wymienione powyżej. Niedopuszczalne jest np. nieprzyznanie zaplanowanego urlopu, czy też jakiekolwiek obniżenie wynagrodzenia - są to wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlegają karze grzywny.
Kary upomnienia i nagany mogą być nałożone tylko za poniższe naruszenia:
- nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku (przykładowo można wskazać na: niepoddawanie się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim, odmowę wykonania polecenia służbowego, wykonywanie w czasie pracy czynności niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi, opuszczanie pracy bez uzasadnienia, spóźnianie się do pracy, udział w nielegalnym strajku, brak wymaganego przez pracodawcę ubioru w pracy, narażenie na ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, pozostawanie w miejscu pracy po godzinach bez zgody przełożonego),
- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (np. brak dbałości o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy, niestosowanie środków ochrony zbiorowej, nieużywanie lub używanie niezgodnie z ich przeznaczeniem przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, niepowiadomienie przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu zdrowia lub życia ludzkiego, brak współdziałania z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bhp, niepoddawanie się obowiązkowym egzaminom sprawdzającym),
- nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych (w tym m.in. za palenie papierosów w miejscach niedozwolonych, zastawianie dróg ewakuacyjnych, miejsc składowania podręcznych środków przeciwpożarowych, usuwanie lub zasłanianie tabliczek informacyjnych, korzystanie z otwartego ognia w miejscach niedozwolonych),
- nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy (np. niepodpisywanie listy obecności, podpisywanie listy obecności za innych pracowników),
- nieprzestrzeganie przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Natomiast karę pieniężną, czyli najbardziej dotkliwą sankcję, można nałożyć na pracownika tylko w przypadkach enumeratywnie wskazanych w art. 108 § 2 k.p., a więc:
- nieprzestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych,
- spożywania alkoholu w czasie pracy.
Środki uzyskane z nałożonych kar pieniężnych mogą być przeznaczone wyłącznie na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 4 k.p.). Należy także pamiętać, że kary pieniężne mogą być potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia pracownika i to bez jego zgody (art. 87 § 1 pkt 4 k.p.).
Częstym błędem jest utożsamianie kary pieniężnej z odszkodowaniem, do którego pracownik zobligowany jest w przypadku odpowiedzialności materialnej.
Za co nie można karać?
Nie można stosować kar porządkowych za brak staranności w wykonywanej pracy czy też za niewykazywanie inicjatywy. Takie postępowanie może jednak być podstawą rozwiązania umowy o pracę. Nie można karać osób wykonujących pracę na podstawie umów innych niż umowa o pracę (np. zleceniobiorców), odpowiedzialność porzadkową ponoszą wyłącznie pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy.
Dla pracownika zawsze istnieje możliwość wystapienia do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary porządkowej, jeśli uzna ją za niesłuszną - wcześniej jednak musi wyczerpać tryb wewnątrzzakładowy.