Kasy rejestrujące, jako urządzenia służące przede wszystkim do kontroli podatkowej, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający ingerencję podatnika w ich pamięć fiskalną. Prawa tego również nie mają podmioty wykonujące serwis techniczny, co wyraźnie odnotowano w punkcie 3 załącznika określającego warunki zorganizowania serwisu kas mające znaczenie dla ewidencjonowania, zawartego w rozporządzeniu ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r., w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.). Numer NIP, w rozumieniu przepisów o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, zostaje wprowadzony do pamięci fiskalnej kasy rejestrującej przez serwisanta prowadzącego serwis podczas operacji fiskalizacji kasy. Przez fiskalizację kasy rozumie się zgodnie z zapisem § 2 pkt 2 ww. rozporządzenia, jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego, zatem dokonanie przez serwisanta zaprogramowania nagłówka widniejącego na paragonie fiskalnym, w tym NIP, jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną a raz wprowadzone dane po zatwierdzeniu operacji, nie podlegają weryfikacji.
Należy podkreślić, że za prawidłowe zaprogramowanie kasy odpowiedzialny jest podatnik, który jest zobowiązany zgodnie z zapisem § 7 ust. 1 pkt 4 dokonywać weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług oraz właściwego ich przyporządkowania do stawek podatku oraz niezwłocznego zgłaszania prowadzącemu serwis każdej nieprawidłowości w jej pracy. Podatnik również podporządkowując się do zapisowi § 7 ust. 1 pkt 9 ww. rozporządzenia może stosować kasę do prowadzenia ewidencji wyłącznie własnej sprzedaży, bez prawa ich używania przez osoby trzecie, co biorąc pod uwagę przy błędnie wprowadzonym numerze NIP jest niemożliwe.
W zaistniałej sytuacji jedynym prawidłowym rozwiązaniem jest wymiana pamięci fiskalnej kasy. Przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych pod kontrolą programu pracy kasy bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia. Wymiana pamięci fiskalnej kasy powoduje zmianę numeru unikatowego identyfikującego każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom. Operacja wymiany pamięci fiskalnej kasy wymaga dokonania, w myśl zapisu § 7 ust. 8 rozporządzenia, z udziałem pracownika urzędu skarbowego, czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy, z której sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Po spisaniu protokołu i dokonaniu czynności sprawdzających w tym zakresie, kasa zostanie wyrejestrowana z ewidencji urzędu, z adnotacją o likwidacji kasy z powodu błędnego zaprogramowania NIP. Spółka, po wymianie pamięci i ponownym ufiskalnieniu kasy przez serwis, będzie zobowiązana, w związku z zapisem § 7 ust. 1 pkt 10 do zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy, zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia.
Obrót zarejestrowany na kasie fiskalnej zakończony wydrukowaniem paragonu z widniejącym na nim błędnym numerem NIP, Spółka ma obowiązek skorygować. Powyższe wynika z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji podatkowych, odzwierciedlających operacje gospodarcze. Zakaz korekty transakcji sprzedaży zakończonej wydrukiem paragonu dotyczy wprost jedynie zakazu korekty paragonu, nie przekreśla natomiast zasady wynikającej z zapisu art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), iż podstawą opodatkowania jest obrót. Możliwe jest zatem do wykazania, iż kwota figurująca na paragonie z błędnie wykazanym numerem NIP dotyczy innego podmiotu. Ponieważ data faktycznej sprzedaży jest wcześniejsza, nie można już wprowadzić tego obrotu do kasy, po wymianie pamięci fiskalnej, tym bardziej, iż procedura spisania protokołu z odczytu pamięci fiskalnej a następnie wymiana tej pamięci spowoduje niewątpliwie upływ czasu, zatem doprowadzenie wielkości obrotu i kwot podatku należnego do wielkości odpowiadających rzeczywistej sprzedaży i jednocześnie dotyczącego Spółki z przyporządkowanym prawidłowym numerem NIP, możliwe jest w takiej sytuacji jedynie poprzez dokonanie odpowiedniego wpisu w ewidencji sprzedaży VAT. Wykonanie takiego zapisu korygującego powinno odbyć się w oparciu o pośredni dokument źródłowy zawierający opis przyczyny zaistniałej sytuacji, nazwę podatnika, adres, dane kasy fiskalnej przyporządkowanej błędnemu numerowi NIP, numer błędnego paragonu, wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku, należy również dołączyć oryginał błędnego paragonu. W oparciu o ewidencję VAT sporządzić dla Spółki o prawidłowym numerze NIP deklarację VAT za dany okres rozliczeniowy.
Wioletta Gramis